¿Qué es un catálogo de proveedores? Crea uno en 4 pasos
Un catálogo de proveedores es una base de datos en la que se resguarda la información de contacto de proveedores con los que colabora una empresa o una marca.
¿Cuántos proveedores gestionas en tu negocio? ¿10, 15, más de 50? Dependiendo del tamaño de tu empresa, es probable que cuentes con alguna herramienta para organizarlos. Algunas compañías utilizan sistemas ERP para este fin, mientras que otras, que quizás aún no tienen un gran volumen transaccional, optan por mantener un mayor control mediante un catálogo de proveedores.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre un catálogo de proveedores, con ejemplos prácticos para crear el tuyo y aprovechar sus beneficios en tu emprendimiento. Descubrirás cómo puede ser una herramienta poderosa para agilizar procesos y controlar los gastos de tu negocio. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un catálogo de proveedores?
En términos generales, un catálogo de proveedores es una herramienta que contiene los datos de todos los proveedores de una empresa, sean de materias primas, logística o incluso de relaciones públicas.
Usualmente, un un catálogo de proveedores es un documento o base de datos que recopila la información de todas las empresas o personas que suministran productos o servicios a un negocio. Además, puede incluir cotizaciones previas o futuras, lo que facilita un mejor control de las compras dentro de la empresa.
¿Para qué sirve un catálogo de proveedores?
Un catálogo de proveedores es una herramienta esencial para organizar y gestionar eficazmente a los proveedores de un negocio. Facilita el acceso rápido y sencillo a la información de cada empresa relacionada con tu emprendimiento. A continuación, exploraremos las ventajas de contar con un catálogo en tu empresa.
Ventajas de tener un catálogo de proveedores
Contar con un catálogo de proveedores en tu empresa ofrece múltiples beneficios. ¡Toma nota de las principales ventajas!
- Asegura que la información se mantenga actualizada.
- Facilita la automatización de tareas y procesos de compra.
- Promueve la transparencia dentro de la empresa.
- Optimiza la gestión y el abastecimiento del negocio.
- Permite realizar comparaciones entre diferentes proveedores.
A continuación, te explicaremos brevemente cada uno de estos puntos.
Asegura que la información se mantenga actualizada
Colaborar con 10, 15 o más de 20 proveedores puede dificultar el control de datos como cotizaciones, requisitos de compra y otra información relevante.
Por esta razón, tener un catálogo de proveedores es fundamental para mantener el orden y garantizar que la información de cada empresa proveedora se mantenga actualizada. Así, evitamos la confusión y el desorden, asegurando que no se pierda información crucial.
Facilita la automatización de tareas y procesos de compra
Contar con la información en una base de datos centralizada hace que la automatización de tareas y procesos de compra sea mucho más ágil. Almacenar los datos relacionados con las compras de nuestro negocio en un solo lugar permite solicitar nuevos pedidos a los proveedores de manera rápida y eficiente. Sin esta información accesible, el proceso sería más lento y propenso a errores.
Promueve la transparencia dentro de la empresa
La información almacenada en un catálogo de proveedores permite hacer transparentes los procesos de compra y la solicitud de pedidos, lo que facilita la elección de la opción más conveniente para el negocio.
Por ejemplo, al crear un catálogo histórico de proveedores, podemos analizar tanto a los actuales como a los pasados, así como las cotizaciones realizadas. Esto nos permite comparar las ofertas y tomar decisiones informadas que beneficien a la empresa.
Optimiza la gestión y el abastecimiento del negocio
Al iniciar un negocio, es común que la gestión y el abastecimiento de mercancías no presenten mayores complicaciones. Sin embargo, a medida que se suman proveedores, pueden surgir desafíos relacionados con métodos de trabajo diversos, fechas de entrega, condiciones de compra y diferentes métodos de envío.
Un catálogo de proveedores ayuda a agilizar estos procesos y superar estos obstáculos, ya que concentra toda la información necesaria para mejorar la relación de un emprendedor con las empresas que le suministran productos o servicios.
Permite realizar comparaciones entre diferentes proveedores
Si has solicitado cotizaciones a varios proveedores para un mismo artículo, un catálogo de proveedores te permite realizar comparaciones de manera sencilla. Esto te ayudará a determinar cuál es el mejor proveedor según el costo, las condiciones de compra y las fechas de entrega.
Así, podrás tomar decisiones informadas que optimicen tus recursos y mejoren la eficiencia de tu negocio.
Tipos de catálogos de proveedores
Ahora que comprendes qué es un catálogo de proveedores y cómo puede beneficiar a los emprendedores, exploremos los distintos tipos de catálogos de proveedores que existen.
- Cronológico
- Histórico
- De materias primas
- De empaques
- De productos terminados
- De dropshipping
- De mantenimiento
- De publicidad
- De decoración y mueblería
- Locales
- Nacionales
- Internacionales
- De proveedores asiáticos
A continuación, describiremos cada uno de estos tipos según su funcionamiento.
Tipos de catálogos de proveedores dependiendo del tiempo
Estos dos tipos de catálogos funcionan como bitácoras, organizando la información de manera cronológica. Pueden clasificarse de las siguientes formas: enlistando los proveedores según el momento en que comenzaron a colaborar con la empresa o separando a los actuales de los anteriores.
- Cronológico
- Histórico
Dependiendo del tipo de empresa y del área que utilice estas herramientas, es común que estos catálogos se empleen como fotografías de un momento particular en la historia de la empresa.
Tipos de catálogos de proveedores dependiendo del proveedor
En un negocio existen múltiples tipos de proveedores, por lo que esta clasificación recopila y agrupa su información según el servicio o producto que cada proveedor ofrece al emprendimiento. Algunos de los tipos de catálogos de proveedores que se pueden generar son:
- De materias primas
- De empaques
- De productos terminados
- De dropshipping
- De mantenimiento
- De publicidad
- De decoración y mueblería
- De diseño
- De back office
¡Y muchos más! Estos tipos de catálogos son comunes en diversas áreas de operación, y cada departamento puede tener su propio catálogo según las necesidades específicas de sus colaboradores. Por ejemplo, el área de mercadeo puede contar con un catálogo de proveedores, al igual que almacén, contabilidad, recursos humanos, logística y ventas, entre otros.
Tipos de catálogos de proveedores dependiendo de la ubicación
En empresas que mantienen relaciones comerciales de importación o exportación, es común agrupar a los proveedores según la ubicación geográfica. Por ello, es posible encontrar catálogos de proveedores clasificados como:
- Locales
- Nacionales
- Internacionales
- De proveedores asiáticos
¿Cómo hacer un catálogo de proveedores?
Pongamos manos a la obra! Ahora que conoces los distintos catálogos de proveedores que puede tener una empresa o emprendimiento, te mostraré cómo crear uno con un ejemplo práctico que facilitará las operaciones en tu negocio. Estos son los pasos que debes seguir:
- Delimita el tipo de catálogo que quieres construir.
- Elige los campos necesarios para estructurar el catálogo.
- Reúne la información relevante.
- Actualízalo de manera constante.
Siguiendo estos pasos, podrás crear un catálogo de proveedores efectivo que te ayude a optimizar la gestión de tus relaciones comerciales.
1. Delimita el tipo de catálogo que quieres construir
El primer paso es elegir el tipo de catálogo que necesita tu empresa. Puedes optar por alguno de los tipos mencionados anteriormente o realizar un levantamiento de información con el área implicada para definir los alcances del proyecto. Algunas preguntas que pueden guiarte en este proceso son:
- ¿Con qué proveedores trabajamos actualmente?
- ¿Qué tipo de información necesitamos recolectar?
- ¿Quiénes serán los usuarios del catálogo de proveedores?
- ¿Para qué propósito utilizaremos el catálogo?
Una vez que tengas claras las respuestas a estas preguntas, podrás seleccionar el catálogo de proveedores que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.
💡Tip: Dado que esta información puede ser sensible, no todos los colaboradores requieren acceso a los datos de todos los proveedores. Por lo tanto, una buena práctica es dividir los catálogos, permitiendo que cada área colabore y complete el que corresponda a los proveedores con los que mantiene una relación cercana.
2. Elige los campos necesarios para estructurar el catálogo
La elección de los campos necesarios dependerá del tipo de catálogo de proveedores que quieras crear. Es importante asegurarte de contar con la información adecuada de cada uno de tus aliados estratégicos. Algunos de los campos comunes que se pueden incluir en casi cualquier catálogo de proveedores son:
- Nombre del proveedor
- Identificación comercial
- Razón social
- Representante legal
- Teléfono
- Dirección
- Correo electrónico
Asegúrate de personalizar estos campos según las necesidades específicas de tu negocio para que el catálogo sea realmente útil y funcional.
Otros campos que puedes considerar incluir, dependiendo del tipo de catálogo que estés creando, son:
- País
- Cotizaciones previas en PDF
Además de estos campos, es clave contemplar un campo que indique el estado del proveedor: si está colaborando activamente con la empresa o no.
A continuación, te presentamos un ejemplo sencillo de catálogo de proveedores, elaborado con los datos de una empresa dedicada a la venta de camisetas y diseños personalizados.
💡Tip: por tratarse de una base de datos, puedes construir tu catálogo de proveedores en Excel o cualquier programa de procesamiento de datos, como Google Sheets o Numbers.
3. Reúne la información relevante
Con la estructura definida, es hora de recopilar la información necesaria para completar el catálogo de proveedores. Identifica los campos prioritarios y solicita a tus aliados comerciales que te proporcionen estos datos.
Un momento ideal para hacerlo es durante el proceso de facturación, donde puedes requerir la información clave no solo para la transacción, sino también para asegurarte de que quede registrada en los archivos de tu empresa.
Sigamos con nuestro ejemplo de catálogo de proveedores. Observa cómo se han incorporado los datos de los aliados comerciales, dejando espacio adicional para comentarios que puedan ser útiles en la negociación y en la generación de nuevas órdenes de compra.
4. Actualízalo de manera constante
¡Nunca olvides actualizar tu catálogo! Un catálogo de proveedores desactualizado es tan útil como un automóvil con llantas pinchadas: no te llevará a ningún lado y, si lo hace, no será muy lejos.
Es recomendable establecer momentos específicos del año para realizar estas actualizaciones; algunos de los más comunes incluyen el cierre comercial, el cierre de año y el cierre fiscal.
Asegúrate de registrar la última fecha de actualización y la persona que realizó el cambio. Esto te permitirá llevar una bitácora completa de tu herramienta, lo que será invaluable en caso de que surja algún conflicto en el futuro.
💡Tip: Evita compartir tu catálogo de proveedores con personal ajeno a tu organización o con áreas que no estén directamente relacionadas con la operación. Recuerda que esta información es confidencial y, en manos equivocadas, puede perjudicar tus relaciones comerciales.
¡Crea tu catálogo de proveedores!
Ahora que tienes más clara la importancia de los catálogos de proveedores, es el momento ideal para crear el tuyo. Puedes hacerlo tan simple o complejo como tu organización lo requiera. Si es la primera vez que te embarcas en esta tarea, esperamos que este artículo te sirva de guía para enriquecer y optimizar la gestión de proveedores en tu empresa.
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