Liquidación laboral: ¿cómo calcularla al terminar un contrato de trabajo?

Cuando finaliza un contrato de trabajo, independientemente de las razones por las cuales se termina, el empleador está obligado a realizar la liquidación laboral. Este proceso implica el cálculo y pago del salario pendiente, vacaciones que no se hayan disfrutado, prestaciones sociales y otras compensaciones acordadas.

Tener claro cómo se calcula correctamente la liquidación laboral será útil para evitar conflictos legales y asegurar una relación transparente con tus empleados. De hecho, esto podría tener un impacto en la buena reputación de tu negocio, al proyectar una imagen de responsabilidad y ética empresarial.

En este artículo te explicaré cómo liquidar a un empleado y cómo calcular la liquidación laboral. De esta forma, podrás administrar de manera eficiente los recursos y garantizar el cumplimiento de tus obligaciones legales. 😉

¿Qué es la liquidación laboral?

La liquidación laboral es el documento en el que se especifica el conjunto de pagos y beneficios que el empleador debe garantizar a un colaborador cuando concluye su contrato de trabajo.

Cualquier empleado, independientemente del tipo de contrato laboral, debe recibir una liquidación que incluya el pago de prestaciones proporcionales al tiempo trabajado y las compensaciones a las que tenga derecho, según lo estipulado por las leyes colombianas.

En el Código Sustantivo del Trabajo (CST) están consignados los artículos por los cuales se regula la relación entre empleadores y trabajadores en Colombia. Por ejemplo, allí se establecen los criterios para la liquidación de prestaciones sociales, vacaciones e indemnización por despido sin justa causa.

💡 Tip: ten en cuenta que el contrato de prestación de servicios no está catalogado como un contrato de trabajo. Por lo tanto, bajo esta modalidad no se tiene derecho a recibir una liquidación laboral.

¿Qué conceptos incluye la liquidación laboral en Colombia?

Para llevar a cabo la liquidación laboral de un empleado, se deben contemplar los siguientes aspectos:

Salario, horas extras y bonificaciones

Cuando el contrato de trabajo llega a su fin, el empleado debe recibir el pago de los días laborados. Por ejemplo, si al momento de la liquidación no se ha consignado el salario correspondiente al mes o a la quincena, este se calcula con base en los días trabajados hasta la fecha de terminación del contrato.

Además, si el empleado tiene pendiente el pago de horas extras, comisiones, bonificaciones y otros beneficios, se deben incluir en la liquidación laboral. Estos conceptos también se contemplan para el cálculo de prestaciones sociales, vacaciones, seguridad social e indemnización, si es el caso.

👉🏻 Para tener en cuenta: se debe contemplar el pago del auxilio de transporte, siempre y cuando el ingreso no supere 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

Liquidación de prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son derechos contemplados en el CST y entre ellas están la prima de servicios, el auxilio de cesantías y los intereses de cesantías. Los pagos pendientes por estos conceptos, al momento de la finalización del contrato, se deben incluir en la liquidación laboral.

Aunque el auxilio de transporte no se considera parte del salario, en el Artículo 7 de la Ley 1 de 1963 se establece que debe incluirse en el cálculo de las prestaciones sociales.

📘 Te invito a leer nuestro artículo sobre prestaciones sociales en Colombia. En él encontrarás información detallada y también las fórmulas que puedes usar para liquidarlas.

Vacaciones no disfrutadas

Las vacaciones son un derecho contemplado en el Capítulo IV del CST. Cuando finaliza un contrato de trabajo, la liquidación laboral debe contemplar el pago de aquellos días que el empleado aún no haya tomado.

Deducciones por seguridad social

Con respecto a los aportes de salud y pensión, el porcentaje que se deduce al empleado por el pago de estos conceptos también se debe incluir en la liquidación.

Préstamos o descuentos autorizados por el empleado

Para los casos en que el empleado haya adquirido un préstamo o anticipo salarial con la empresa, con la condición de que se descuente de su nómina, el saldo que adeuda se debe contemplar y restar en la liquidación laboral.

Liquidación de indemnización por despido sin justa causa

Cuando el despido de un trabajador se realiza de forma unilateral y sin justa causa, tiene derecho a una indemnización.

De acuerdo con el Artículo 64 del CST, el pago de esta indemnización sólo aplica para contratos celebrados a término indefinido y a término fijo. Además, allí se establecen las condiciones que aplican en cada uno de estos casos.

Por lo tanto, este es otro de los conceptos que estaría especificado en la liquidación laboral, si corresponde.

Ejemplo de cómo liquidar a un empleado

Para darte una idea más clara de los conceptos que debes aplicar al calcular la liquidación de un empleado, usaré un ejemplo hipotético de una persona que ha trabajado contigo durante un año y decides finalizar su contrato sin justa causa.

Este colaborador:

• Recibe un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV).
• No ha disfrutado vacaciones.
• Firmó un contrato a término indefinido.

¿Cómo hacer una liquidación laboral?

Salario mínimo 2024: $1.300.000 COP

👆🏻 Esto servirá como referencia para estimar cuánto es la liquidación de un año con el mínimo, realizar cálculos más precisos y asegurarte de cumplir con tus obligaciones legales al momento de finalizar un contrato de trabajo.

Usa una calculadora de liquidación laboral

La calculadora de liquidación es una herramienta que simplifica el cálculo de los montos que corresponden al pago de un trabajador cuando finaliza su contrato.

Algunas entidades como el Ministerio de Trabajo y empresas que ofrecen software para la gestión de nómina cuentan con una calculadora laboral. A través de esta herramienta, es posible hacer una estimación de la liquidación laboral e incluso de las prestaciones sociales.

Anímate a explorar esta y otras opciones que están disponibles de forma gratuita para facilitar el proceso.

📘 Te invito a leer sobre la nómina electrónica en Colombia, quiénes están obligados a reportarla y cómo generar el documento para enviarlo a la DIAN.

¿Cuál es el plazo para pagar la liquidación laboral?

El Artículo 65 del CST indica que, al finalizar un contrato, el empleador debe pagar de inmediato los salarios y prestaciones adeudadas al trabajador. Si no lo hace y no tiene una justificación legal, debe pagar una indemnización equivalente al último salario diario del trabajador por cada día de retraso, hasta un máximo de 24 meses.

Si el pago se demora más de 24 meses sin que el trabajador haya iniciado una reclamación legal o sin un fallo judicial, el empleador debe pagar intereses moratorios a partir del mes 25 hasta que se realice el desembolso.

Aunque no se especifica un plazo exacto, es recomendable saldar la liquidación el mismo día de la terminación del contrato o, como máximo, dentro de los 15 días siguientes para evitar sanciones.

Motivos para liquidar un contrato de trabajo

De acuerdo con el Artículo 61 del CST, un contrato de trabajo puede finalizar por diversas razones, entre ellas se incluyen:

1. Mutuo consentimiento. Ambas partes, empleador y trabajador, acuerdan finalizar el contrato.
2. Muerte del trabajador. El contrato se da por terminado si el trabajador fallece.
3. Expiración del plazo fijo pactado. El contrato termina cuando se cumple el tiempo acordado inicialmente.
4. Terminación de la obra o labor contratada. Cuando se entrega a satisfacción la tarea específica para la cual el trabajador fue contratado.
5. Liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento. La terminación se produce si la empresa cierra de manera permanente.
6. Suspensión de actividades por parte del empleador durante más de 120 días. Si el empleador cesa sus actividades por un periodo superior a 120 días de manera injustificada, el contrato se considera terminado.
7. Sentencia ejecutoriada. El contrato puede finalizar debido a una decisión judicial definitiva.
8. Decisión unilateral. El empleador o el trabajador pueden dar por terminado el contrato de manera unilateral en los casos permitidos por la ley, específicamente los mencionados en el Artículo 7 del Decreto-Ley 2351 de 1965 y el Artículo 6 del CST.

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