Packing list: qué es, cómo llenarlo e importancia
Una packing list es un documento empleado en la exportación para detallar todo sobre los productos y empaques contenidos en cada envío. Los exportadores deben crear una packing list para compartirlo con los transportistas, los importadores y otros operadores de una cadena de suministro.
Para realizar exportaciones se necesitan seguir diferentes pasos y llenar varios documentos para garantizar el correcto envío de los productos de un lugar a otro. Uno de estos documentos es la lista de embalaje, o mejor conocida como packing list.
Este documento es fundamental para las exportaciones e importaciones de productos, ya que permite a los agentes aduanales, socios, importadores y demás involucrados de la cadena de suministro identificar y transportar correctamente la carga.
Para entender la importancia y valor de este documento, en este artículo vamos a ver qué es una packing list, qué debe contener, cómo llenarla y un ejemplo de ella.
¡Comencémos!
¿Qué es una packing list?
Una Packing List es un documento en el que se especifican información detallada sobre el exportador, consignatario, método de envío, detalles del producto y embalaje. Toda esta información facilita el seguimiento de la carga, conforme avanza de un destino a otro.
Las partes involucradas en la cadena de suministros y logística utilizan este documento para verificar que los pesos, dimensiones y otros detalles de la carga sean correctos. Por ello, todos los exportadores deben proporcionar una packing list cuando envían mercancías al extranjero.
¿Por qué es importante una packing list?
Es valioso que los exportadores incluyan toda la información en la plantilla de la lista de empaque para evitar problemas o demoras al transportar las mercancías a través de la aduana.
Pero, también, existen otras razones por las que es importante contar con este documento, ya que:
- Proporciona un recuento de los productos que se envían.
- Es una prueba para generar el documento de conocimiento de embarque.
- Facilita a los agentes aduanales ingresar las mercancías en la base de datos de importación de su país.
- Funciona como guía para el receptor/comprador a la hora de contar el producto que recibió.
- Sirve como documento de respaldo para cobrar un reembolso o seguro en caso de necesitarlo.
📢Importante: Recuerda que una manera sencilla de llevarle productos extranjeros a tus clientes es mediante proveedores externos que envíen desde sus bodegas. En este artículo te decimos qué es el dropshipping y cómo hacerlo desde México.
Elementos de un packing list
- Detalles del exportador
- Datos del consignatario y/o comprador
- Detalles del envío
- Datos de referencia e información adicional
- Detalles del producto y el embalaje
- Firma de autorización
Una packing list debe contener los elementos mencionados arriba. A continuación vamos a revisar cada uno de estos apartados para saber cómo llenar esta lista.
1. Detalles del exportador
En esta sección se incluye la información básica de contacto de la empresa exportadora. Los datos que deben contener son:
- Nombre de la empresa
- Logotipo (opcional)
- Dirección
- Números telefónicos
- Datos de contacto personal
- Correo electrónico o sitio web
En este apartado también puedes agregar cualquier información adicional que consideres necesaria o números de registro de la empresa.
2. Datos del consignatario y/o comprador
En esta sección se incluye la información básica de contacto de la empresa consignataria o comprador. Los principales datos que debe contener son:
- Nombre de la empresa
- Dirección
- Números de teléfono
- Nombre del contacto
3. Detalles de envío
Esta sección es de las más importantes, ya que en ella se especifican los detalles de envío Esto ayuda al consignatario, la empresa de logística y los agentes de aduanas a organizar el despacho de aduanas, el transporte y la entrega final de las mercancías.
Los datos que incluyen son:
- Método de envío (terrestre, ferroviario, aéreo o marítimo)
- Tipo de envío
- País de origen
- País de destino final (dirección final)
- Nombre de la embarcación/avión
- Número de viaje
- Puerto de carga (Port of Loading)
- Fecha de salida
- Puerto de descarga (Port of Discharge)
- Destino Final (Ciudad y país)
4. Datos de referencia e información adicional
En este apartado se agrega cualquier información adicional al envío cómo:
- Número de factura de exportación y fecha de emisión
- Número de embarque (si se conoce)
- Número de referencia del comprador (generalmente el número de orden de compra)
- Referencias adicionales (si es necesario)
- Información de embalaje
5. Detalles del producto y del embalaje
Aquí, el exportador debe incluir detalles de cómo se empaquetaron y cargaron los productos dentro del envío.
Esta sección puede tener diferentes formatos según la forma en que se empaquetaron los productos y el tipo de envío. Sin embargo, los detalles de la información del embarque debe incluir datos como:
- Código de producto (número de referencia único del producto)
- Descripción de los bienes
- Número de productos
- Tipo y número de paquetes
- Peso neto del paquete (kg)
- Peso bruto del paquete (kg)
- Medidas de paquete (m3)
6. Firma de autorización
Para finalizar una packing list, el exportador debe agregar sus de autorización, los cuales son:
- Nombre de la empresa firmante
- Nombre del signatario autorizado
- Firma digital (en caso de tener)
- Sello de la empresa
📢Importante: Es posible que se requiera otra documentación de exportación, según los productos que se envíen y el país de origen y destino.
Ejemplo de un packing list
A continuación veremos un ejemplo de packing list con las secciones que mencioné arriba. Cabe aclarar que existen diferentes formas de crear una lista de empaque, esto depende del tipo de envío y cómo se empaquetaron las mercancías.
Los formatos pueden variar, sin embargo, las secciones y datos indispensables siempre deben estar presentes y ser fáciles de localizar. Por último, cabe señalar que este documento se puede realizar en Word o Excel y llenarlo ahí mismo.
Conclusión
Como hemos visto, una packing list es una pieza fundamental para las empresas exportadoras, para garantizar que sus productos lleguen a su destino de forma ágil y sin contratiempos.
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