¿Qué es la planificación operativa y cómo hacerla bien?
La planificación operativa es un plan detallado de cómo una organización llevará a cabo sus actividades diarias para alcanzar sus objetivos, transformando las metas en acciones y tareas diarias a ejecutar.
La planificación es clave para el éxito de cualquier negocio, sea simple o con muchos desdoblamientos. En el contexto de empresas y agencias, es fundamental crear la planificación operativa, estratégica y táctica para dirigir la organización hacia el crecimiento.
Podemos decir que la planificación estratégica es más amplia, abarca todo el negocio y tiene un plazo de ejecución más largo. La táctica involucra las técnicas necesarias para ejecutar los planes determinados en la fase estratégica. Y, finalmente, la operativa transforma las metas en objetivos más pequeños y prácticos, que se llevarán a cabo día a día.
Ya podés notar la importancia de estos conceptos para el éxito de un negocio, ¿no? Entonces, seguí leyendo y entendé qué es la planificación operativa, su importancia y por qué las agencias necesitan una. ¿Vamos?
¿Qué es la planificación operativa?
La planificación operativa tiene como objetivo poner en práctica todo lo que se determinó en la planificación estratégica. Para ello, se encarga de estructurar plazos, herramientas, responsables y costos para permitir que se alcancen las metas.
Podemos decir que la planificación operativa está más ligada al día a día de los negocios, con énfasis en objetivos a corto plazo —de tres a seis meses— y acciones que serán desarrolladas por quienes están en la punta del proceso.
Ocurre en el tercer nivel de la planificación organizacional, después de los planes estratégicos y tácticos, y se centra en las actividades operativas de la organización. Dentro de su alcance están las tareas y acciones que deben realizar los colaboradores para alcanzar las metas de la marca.
Algunas preguntas que surgen durante la realización de una planificación operativa son:
- ¿Cómo hacerlo?
- ¿Cuál es el plazo?
- ¿Quién será el responsable?
- ¿Qué tareas necesitan ser divididas?
- ¿Cuánto dinero será necesario?
- ¿Qué herramientas se usarán?
- ¿Cuál es el nivel de esfuerzo involucrado?
- ¿Hay alternativas para optimizar el proceso?
¿Cuál es la importancia de la planificación operativa?
La planificación operativa es importante para que las empresas y agencias tengan un flujo de trabajo más claro y alineado a los objetivos generales del negocio. Esto significa determinar metas palpables para que todo el equipo tenga claridad sobre el impacto que sus acciones tendrán a mediano y corto plazo.
Una de las mayores ventajas de la planificación operativa es que permite identificar potenciales cuellos de botella y barreras. Ayuda a entender qué áreas no están trayendo los ingresos previstos, cuáles están generando pérdidas, cuáles presentan los mejores indicadores, etc.
Siguiendo estos datos en tiempo real, los líderes y tomadores de decisiones pueden optimizar los procesos y proponer mejoras para que las metas se alcancen sin impedimentos.
Para ello, es importante que todos los equipos estén en sintonía con la misión, visión y valores de la organización, así como con los objetivos trazados, riesgos, planificación financiera e indicadores clave de rendimiento (KPI o Key Performance Indicators).
Los objetivos de la planificación operativa son:
- Crear acciones eficientes;
- Determinar costos y plazos;
- Definir las herramientas;
- Implementar acciones.
Por lo tanto, podemos decir que la planificación operativa contribuye a potenciar los resultados de la marca, porque permite el alineamiento entre los sectores de la compañía y las acciones operativas.
¿Cuál es la diferencia entre planificación estratégica, táctica y operativa?
Ya mencionamos en la introducción de este artículo que el plan operativo forma parte de la planificación empresarial, que comprende otras dos etapas igualmente importantes para el desarrollo del negocio.
La planificación estratégica abarca acciones y metas a largo plazo —de cinco a diez años, por ejemplo. Los responsables de las decisiones son CEOs, directores y otros superiores, quienes elaboran un plan complejo con las proyecciones futuras de la empresa.
Para que las estrategias se pongan en práctica, entra en escena la planificación táctica. Se encarga de acciones desarrolladas a mediano plazo —entre uno y cuatro años—, determinadas por ejecutivos y gerentes de la organización. Su objetivo es garantizar que se cumplan las metas y desarrollar planes de acción para mejorar el rendimiento de los equipos.
Finalmente, la planificación operativa comprende acciones a corto plazo —entre uno y seis meses— e involucra a todos los niveles jerárquicos de la institución. Mapea las tareas diarias de los colaboradores y las optimiza para hacerlas más fáciles y estratégicas.
¿Cómo hacer un plan operativo?
Como habrás notado, la planificación operativa trae como gran beneficio la posibilidad de ver oportunidades de mejora y perfeccionar los procesos internos de tu negocio. Con ello, será posible cumplir los plazos estipulados y alcanzar las metas propuestas.
A continuación, mirá cómo estructurar el plan operativo en tu negocio y entregar valor a tus clientes:
1. Creá procesos bien estructurados
Para que una tarea se ejecute con excelencia y agilidad, es necesario crear etapas y diseñar un diagrama de flujo de trabajo. A través de él, garantizás que todo se realizará según los deseos del cliente y teniendo en cuenta el crecimiento de la marca, sin importar el tamaño de tu negocio.
Estandarizar los procesos ayuda a garantizar la calidad del trabajo, eliminar los riesgos de errores y gestionar mejor el tiempo gastado en cada tarea. Además, es fundamental organizar bien el flujo de actividades, es decir, determinar qué se hará en cada etapa.
Con el mapeo y registro de las fases del proyecto, se evita que se olviden pasos importantes. Esto ayudará a tu equipo en todas las fases de la atención al cliente: desde la venta, pasando por el onboarding (fase en la que el cliente se presenta a la marca y a los servicios) hasta llegar a la finalización del proyecto.
Después de diseñar el flujo de procesos, es fundamental documentar todas las etapas, registrando cada detalle para que todos los atendimientos ocurran de la misma manera. Luego, capacitá al equipo y monitoreá para entender los puntos de mejora y los resultados alcanzados.
2. Hacé la gestión financiera
Seguir los indicadores financieros de tu negocio es crucial para que los recursos no se gasten en aquello que no traerá retorno. Por eso, realizá una gestión de finanzas estratégica enfocada en optimizar el presupuesto, es decir, tomar medidas que hagan la situación financiera del negocio más ventajosa.
Para hacer este seguimiento, es importante que cada sector de la empresa destine los recursos necesarios para su área de actuación, pero siempre teniendo en mente la planificación macro de la empresa.
Por lo tanto, antes de comprometer los recursos financieros del área, pensá: ¿cuál es la cantidad necesaria para implementar la acción? ¿De dónde saldrá ese valor? Con estas respuestas en mano, será más fácil definir cuál será el capital utilizado en la ejecución del proyecto.
💡 Aprendé más → Guía práctica de finanzas para emprendedores
3. Establecé el alcance de la planificación
El alcance de la planificación operativa se refiere a la definición de los objetivos del plan y sus características. Es decir, qué directrices de la planificación táctica se usarán como referencia para la creación de la parte operativa.
A partir del alcance, el equipo sabrá qué actividades necesitan ser realizadas y qué peso tienen en relación con la planificación estratégica de la empresa. Para ello, recordá determinar las etapas de cada tarea, cómo se hará y cuál es la conexión de cada una de ellas con los demás sectores de la agencia.
Para crear el contenido de la planificación operativa, es importante:
- Definir los principales objetivos del sector;
- Enumerar los productos o servicios que se entregarán al cliente;
- Determinar las especificaciones contractuales, normativas, legales, etc.;
- Hacer la revisión con el cliente y fijar una fecha de entrega.
4. Determiná plazos
¿Cuánto tiempo será necesario para finalizar una actividad? ¿Y el proyecto entero? Es importante definir un cronograma de tareas para que tanto el equipo interno como el cliente estén al tanto del progreso del trabajo. Por lo tanto, una parte fundamental de la planificación operativa es determinar plazos.
El tiempo es un recurso muy valioso en las empresas, por eso vale la pena siempre optimizarlo para hacer las tareas más ágiles y acertadas. Determiná fechas de inicio y fin para cada etapa del proyecto, siempre detallando qué se hará en cada intervalo.
5. Definí los indicadores de rendimiento
Para evaluar el éxito de tu proyecto, es importante enumerar qué números se medirán y se seguirán a lo largo del tiempo. Hacer una gestión basada en indicadores de rendimiento es fundamental para entender qué está yendo bien y qué aún necesita mejorar.
Los OKRs (objectives and key results o “objetivos y resultados clave”, en español) pueden ser una solución viable para entender si tus acciones están llevando a la empresa al resultado esperado.
Para poner en práctica esta metodología, podés definir una serie de objetivos y, luego, transformarlos en algo que puedas calcular, preferentemente con indicadores de desempeño. Así, vas a poder medir si los objetivos están siendo alcanzados o no.
6. Hacé la gestión de riesgos
Algo que pocas marcas hacen es prever qué problemas pueden ocurrir a lo largo del proyecto y describir formas de resolverlos —además de artificios para evitarlos. Esto se llama gestión de riesgos, un mapeo que sirve para proteger al equipo ante posibles contratiempos.
Intentá prever cuáles son los riesgos inherentes al proyecto, principalmente basándote en experiencias anteriores, y detallá de qué forma los colaboradores pueden solucionarlos. Tener esos pasos documentados será de fundamental importancia para que cualquier persona pueda resolver el problema, incluso si es alguien nuevo en la empresa.
7. Monitoreá los resultados y rehacé el plan si es necesario
Si, a lo largo de la planificación operativa, notás que los objetivos no fueron alcanzados, es el momento de entender qué salió mal, cambiar de rumbo y determinar nuevas metas. No obstante, llegar a esa conclusión solo será posible si seguís de cerca los resultados del equipo.
Un negocio solo tiene éxito cuando sus clientes también lo tienen. Por eso, es importante revisar el plan para identificar posibles fuentes de problemas, como recursos financieros disponibles, plazos aceptables, equipo capacitado, etc.
Hacer una gestión de proyectos de calidad requiere más que dominar los conceptos; también exige conocer a fondo a los clientes, sus demandas y cómo tu empresa puede ayudarlos a alcanzar sus objetivos.
¿Qué tal hacer la planificación operativa de tus clientes?
Esperamos que este contenido te haya ayudado a entender qué es la planificación operativa y cuál es su importancia para el éxito de un negocio. Independientemente de si sos freelancer o trabajás en agencias, es importante tener objetivos claros para no desperdiciar recursos y ayudar a tu cliente a crecer.
Si todavía no vendes por internet, creá tu tienda online 100% gratis por tiempo ilimitado en Tiendanube. La plataforma de e-commerce líder en Latinoamérica.
