5W2H: todo sobre la checklist y por qué deberías usarla

La herramienta 5W2H es una checklist administrativa que ayuda a documentar y organizar todas las etapas de un proyecto. Su principal objetivo es definir tareas de manera eficiente y facilitar su seguimiento de forma visual, ágil y sencilla.

Liderar o formar parte de un proyecto implica una serie de responsabilidades. Pensando en esto, contar con técnicas y herramientas para optimizar procesos y facilitar las actividades profesionales es de gran ayuda. En este sentido, la 5W2H puede ser una apuesta interesante para tu rutina y trabajo.

¿Nunca oíste hablar de esta herramienta? ¡No hay problema! En este artículo, recopilamos todo lo que necesitas saber al respecto. ¡Toma nota y vamos!

¿Qué es el sistema 5W2H?

5W2H es una checklist administrativa que tiene como objetivo documentar y organizar todas las etapas de un proyecto. Su propósito es mapear a todos los involucrados y sus respectivas funciones para garantizar mayor precisión y eficiencia en la realización de todas las tareas.

La sigla 5W2H está formada por las iniciales, en inglés, de siete factores que aseguran el éxito de una actividad y son los siguientes.

Los 5W

• What: ¿qué se va a hacer?
• Why: ¿por qué se va a hacer?
• Where: ¿dónde se va a hacer?
• When: ¿cuándo se va a hacer?
• Who: ¿quién lo va a hacer?

Los 2H

• How: ¿cómo se va a hacer?
• How much: ¿cuánto va a costar?

Al responder a estas siete preguntas, resulta más fácil tener visibilidad sobre la finalización de las tareas. Esto, a su vez, ayudará a guiar tus proyectos con mayor precisión.

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¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es un documento que señala las etapas específicas y los detalles operativos necesarios para alcanzar un objetivo o resolver un problema.

Relacionándolo con la herramienta 5W2H, el plan de acción se implementa utilizando las respuestas a las siete preguntas de la metodología. La aplicación del 5W2H en el plan de acción garantiza claridad, responsabilidad asignada y eficacia en la ejecución de las tareas, facilitando la gestión y el seguimiento del progreso.

La elaboración de un plan de acción utilizando la metodología 5W2H es fundamental para transformar objetivos abstractos en acciones tangibles y medibles. Cada elemento del 5W2H desempeña un papel crucial en la definición de las actividades, proporcionando claridad sobre el qué, por qué, dónde, cuándo, quién, cómo y cuánto.

Este enfoque estructurado no solo facilita la comprensión de las tareas a realizar, sino que también asigna responsabilidades específicas a los miembros del equipo, establece plazos concretos y delinea los recursos necesarios.

El resultado es un plan de acción detallado que promueve la eficiencia en la implementación y el seguimiento, contribuyendo significativamente al éxito de las iniciativas organizacionales.

¿Cómo surgió la herramienta 5W2H?

Aunque no hay registros exactos sobre la creación de la 5W2H, se cree que el modelo surgió durante la expansión del Toyotismo, un método de producción japonés. El sistema de producción de Toyota fue creado en la década de 1950, cuando Taiichi Ohno y Eiji Toyoda conocieron en Estados Unidos el Fordismo, el método de producción creado por Henry Ford.

Al estudiar el Fordismo en la práctica, los expertos japoneses pensaron en estructurar procesos que evitaran el desperdicio de materia prima y tuvieran un mayor enfoque en la calidad. Así fue como surgió el Toyotismo y, probablemente, con él nació la 5W2H.

¿Cómo hacer la herramienta 5W2H?

Crear una matriz 5W2H no es “nada del otro mundo”, ya que estamos hablando de una herramienta bastante flexible. Es decir, puedes completarla según las necesidades de tu negocio o proyecto.

La idea principal es concentrar solo la información esencial sobre tus actividades y los demás involucrados. Para crear el modelo, puedes utilizar herramientas simples como Microsoft Word o Excel, por ejemplo.

Comienza respondiendo todos los W, es decir: qué se va a hacer, quién va a hacerlo, cuándo, etc. Una vez hecho esto, responde a los H: cómo se hará y cuánto costará.

Dale un formato a la matriz de la forma más didáctica posible para tu equipo: en forma de tabla, lista, diagramas de flujo, etc. Revisa toda la información y valídalo con los demás involucrados para asegurarte de que todos los datos se hayan completado correctamente.

Ejemplo de 5W2H

Para ayudarte, cree un modelo ficticio de una 5W2H. ¡Míralo a continuación!

¡Listo! ¡Tu matriz 5W2H está hecha!

¿Cuál es la importancia de la 5W2H?

La matriz 5W2H es una herramienta poderosa para la organización de cualquier actividad. En el contexto corporativo, se puede aplicar muy bien a proyectos en áreas administrativas, como la gestión financiera y la planificación operativa o logística, por ejemplo.

Al responder a las siete preguntas fundamentales (What, Why, Where, When, Who, How, How much), la metodología crea una guía detallada, eliminando dudas y garantizando que todos los involucrados comprendan sus responsabilidades.

Esta herramienta es esencial para la planificación estratégica, táctica y operativa, promoviendo la sinergia entre los miembros del equipo, ahorrando tiempo y recursos, y contribuyendo a la creación de una cultura organizacional centrada en la colaboración y la efectividad.

¿Cuáles son las ventajas de aplicar la 5W2H?

Además de los beneficios que ya conocimos a lo largo del contenido, la matriz 5W2H ofrece otras ventajas.

Equipo más productivo

No es ninguna novedad que la organización va de la mano con la productividad. En este sentido, incorporar la 5W2H en tu día a día va a permitirte aplicarte mejor a tus actividades, aumentando tus niveles de entrega.

Reduce retrasos en la entrega de proyectos

Los plazos son factores fundamentales para el éxito de cualquier proyecto. Pensando en esto, utilizar la 5W2H para organizar tus actividades va a ayudarte a estar siempre al tanto de las fechas importantes, evitando retrasos y problemas mayores.

Ayuda en la planificación del presupuesto

Otro punto de gran importancia es el presupuesto. Iniciar un proyecto sin tener en mente un promedio de gastos puede ser contraproducente. Por lo tanto, utilizar la matriz 5W2H para mapear todos los gastos de un plan es una excelente alternativa para evitar pérdidas.

Promueve la integración entre el equipo

Por último, además de ayudar en la gestión y organización de un proyecto, la 5W2H también promueve la integración entre el equipo. Esto se debe a que la matriz puede ser desarrollada en conjunto por todos los miembros del equipo y, durante el proyecto, todos tendrán visibilidad sobre cada etapa realizada.

Por ejemplo, si un equipo se reúne para montar una tienda online, la 5W2H se utiliza para definir el punto de partida de la creación de un comercio electrónico, los recursos necesarios, la responsabilidad de cada profesional, entre otros aspectos.

¿Todo claro con la 5W2H?

¿Viste lo simple y práctica que es la 5W2H? Sin duda, utilizar esta herramienta en tu negocio te permite completar tus actividades de manera más eficiente. Por lo tanto, aprovecha estos consejos y crea tu matriz hoy mismo.

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