¿Qué es una checklist y para qué sirve una lista de verificación?
Checklist es una palabra en inglés que puede traducirse como lista de verificación. Es una herramienta que sirve para organizar tareas y garantizar que todas las etapas sean completadas, asegurando que nada se olvide o quede atrás.
Todas las personas han tenido contacto con una checklist en algún momento de su rutina. Puede ser esa lista de compras que elaboras antes de ir al supermercado o la relación de todos los ítems que deben incluirse en la maleta de viaje, por ejemplo.
Si tienes una tienda en línea, la checklist puede ser la relación de todos los pasos a cumplir antes de enviar productos por paquetería. O todas las mercancías que deben ser solicitadas a los proveedores, el paso a paso para hacer el control de inventario, entre tantas otras actividades.
A pesar de ser simple, este es un recurso poderoso cuando se trata de organización y control de tareas. Independientemente del contexto —sea en la rutina de estudios, en la planeación de eventos o en la organización de un comercio electrónico—, la checklist cumple bien su propósito.
Entonces, si quieres entender qué es una checklist, para qué sirve esta herramienta y de qué forma puede ayudar a organizar el día a día de tu tienda en línea, ¡continúa la lectura!
¿Qué es una checklist?
Checklist es una palabra en inglés formada por los elementos ‘check’ (verificar) y ‘list’ (lista). Es decir, es una lista de verificación para controlar tareas, ítems o conductas que necesitan ser recordadas o completadas.
Para ser efectiva, una checklist necesita presentar algunas características básicas. A continuación, encontrarás algunas de las más comunes:
- Organización: debe ser fácilmente comprendida y presentar la secuencia de tareas de forma lógica.
- Simplicidad: es fundamental que sea sencilla y fácil de usar en diferentes dispositivos.
- Totalidad: la función de la lista es asegurar que ninguna actividad pase desapercibida, por lo que debe ser detallada y completa.
Independientemente del objetivo, la estructura de la checklist es, básicamente, la misma. Cada actividad está descrita en una línea, que puede ser desglosada en varias otras dependiendo de la complejidad de la tarea.
En cada línea hay una casilla de selección o un campo en el cual es posible marcar si ese ítem ha sido completado, como en el ejemplo siguiente:
💡Más información: Checklist para hacer una estrategia de marketing para tu empresa
¿Para qué sirve una checklist?
Una checklist sirve para simplificar la forma en que gestionas tareas, permitiendo un ahorro de tiempo y, como consecuencia, decisiones más acertadas.
Ya sea utilizando papel y lápiz o a través de un software, las listas de verificación pueden ser utilizadas en auditorías, inspecciones de procesos de la empresa, verificación de personas y equipos, inspecciones de entornos, etc.
Si tienes un negocio, como una tienda física o virtual, por ejemplo, sabes lo arriesgado que es confiar únicamente en la memoria para ejecutar y monitorear las actividades. El día a día de un emprendedor está lleno de tareas operativas, y la checklist puede ayudar a tu equipo a ejecutarlas.
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✅ Consulta la checklist: Checklist para crear una tienda en línea desde cero
¿Cuándo usar una lista de verificación?
La lista de verificación o checklist se utiliza en diversas situaciones, como ya hemos señalado a lo largo de este contenido. Entre ellas, podemos mencionar:
- Verificar las etapas del flujo logístico
- Seguir el tratamiento de las quejas presentadas por los clientes.
- Estructurar el flujo de investigación de satisfacción.
- Verificar la compra de materiales o materias primas.
- Monitorear el proceso de logística inversa.
- Lanzamiento de productos.
- Entre otras.
Por lo tanto, se puede decir que una checklist se puede utilizar en todas las situaciones en las que sea necesario crear listas y seguir la conclusión de las actividades.
💡Más información: Checklist para crear una empresa en México
¿Cuáles son los tipos de checklist que existen?
Al ser una herramienta simple, hay quienes piensan que todas las checklist son iguales. Sin embargo, al menos hay cinco tipos más comunes. Aquí las enlisto:
Tareas pendientes
También llamadas to do list, es decir, lista de cosas por hacer. Este es el modelo más común de checklist. En él, las personas enumeran todas las tareas que deben completarse dentro de un proyecto y van marcando los ítems a medida que avanzan hacia la finalización de la programación.
Solución de problemas
Este tipo se utiliza para listar diversas posibilidades de soluciones para un problema específico. Normalmente, esta lista se utiliza en situaciones de riesgo, cuando el equipo necesita seguir una serie de instrucciones ante un contexto amenazante.
Coordinación
Normalmente utilizada en la gestión de proyectos, la checklist de coordinación está dirigida a los profesionales que están a cargo de una actividad mayor. A través del documento, es posible verificar si las tareas planificadas se han cumplido en el tiempo adecuado y si algo ha quedado sin hacer.
Verificación de etapas
Por último, esta lista es útil para organizar en secuencia cronológica las tareas que deben completar una persona o equipo, así como los plazos para la finalización de cada ítem.
6 pasos para crear una checklist
Ahora que ya entendiste qué es una checklist, para qué sirve y cuándo usar cada uno de los tipos, llegó el momento de, finalmente, poner manos a la obra y comenzar a crear tu propia lista de verificación.
Ve paso a paso cómo hacer una checklist fácil:
1. Determina qué necesita ser verificado
¿Cuál es tu objetivo con esta checklist? ¿Qué necesita ser verificado en tu empresa con la ayuda de esta herramienta? Determinar qué se evaluará y los motivos para dicha evaluación es el primer paso para que el documento se desarrolle correctamente.
2. Define la frecuencia de uso de la checklist
Si la lista de verificación se utiliza para ayudar en el embalaje de las vacaciones, es posible que la utilices una o dos veces al año, por ejemplo. Sin embargo, si se trata de verificar el paso a paso de cómo actuar en caso de envíos extraviados en el ecommerce, por ejemplo, es posible que utilices el documento más veces.
Por lo tanto, deja claro cuándo y cómo se debe utilizar la checklist para no generar dudas en el equipo.
3. Establece todas las etapas necesarias
Ha llegado el momento de listar todas las etapas de tu lista. Para ello, mapea el proceso que se está evaluando con la checklist y añade todas las fases (y sus respectivas actividades) en el archivo.
No basta con incluir solo el ítem “resolver el extravío de los envíos”. Aquí es necesario desglosar la tarea en pequeñas actividades, como investigar las quejas de los clientes, separar las quejas sobre extravíos, descubrir el motivo del extravío, comunicarse con el consumidor, etc.
4. Piensa en quién utilizará la lista de verificación
Tener en cuenta al público que utilizará la checklist es fundamental para determinar cuál será el lenguaje utilizado y el nivel de detalle necesario para comprender las tareas. Por lo tanto, verifica el grado de conocimiento previo de los usuarios y la familiaridad con el proceso listado.
5. Valida las etapas con el equipo
Es imprescindible consultar a las personas que utilizarán la checklist para verificar si las etapas tienen sentido y si no falta ninguna información en el documento. La retroalimentación de los miembros del equipo ayudará a crear una lista aún más optimizada.
6. Prueba tu checklist
Finalmente, utiliza la lista y verifica si es suficiente para el objetivo que has determinado. Recuerda actualizarla con frecuencia —si es necesario— e informar a todas las personas que utilizan la lista sobre los cambios realizados.
Cuando se construye correctamente, la checklist puede optimizar la gestión de ecommerce, ayudándote a vender por internet y, con ello, aumentar los ingresos de tu empresa.
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