Aprende cómo emitir una factura electrónica para tu negocio

La facturación electrónica es un componente fundamental y obligatorio para la realización de actividades comerciales en México, independientemente de si se hacen a través de canales tradicionales u online. No obstante, saber cómo emitir una factura electrónica todavía es algo que parece desafiante e intimidante para muchos emprendedores.

Si actualmente tú también estás atravesando por esta sensación y buscas que este proceso sea lo más claro para ti, ¡sigue leyendo! A continuación te presento una guía para que aprendas a generar facturas electrónicas de manera correcta, y dejes atrás los temores. 😉

¿Qué necesito para generar factura electrónica en México?

En México, las facturas electrónicas, también conocidas como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), son esenciales para la correcta contabilidad y el cumplimiento fiscal de todo quien preste un servicio o venda productos en tiendas físicas o digitales.

• Tener registro ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
• Contar con un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) válido.
• Contar con una Firma Electrónica Avanzada (e.firma).
• Tener un Certificado de Sello Digital (CSD): es emitido por el SAT y sirve para validar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas.

Si tu empresa aún no tiene RFC, revisa este video para saber cómo solicitarlo en el SAT:

Por otro lado, debes saber que existen situaciones particulares en las que tus clientes podrían no solicitarte una factura al realizar sus compras, sin embargo, tu responsabilidad como empresa es registrar todas tus transacciones. Para estos casos, es necesario emitir la factura electrónica utilizando un RFC genérico.

Acá más información al respecto:

¿Cómo emitir una factura electrónica paso a paso?

Ahora bien, siguiendo con el caso en el que tus clientes sí te soliciten factura —que es el foco de este artículo— es momento de que conozcas cómo se hace una factura electrónica.

Una vez reunida toda la documentación requerida, lo primero que debes saber para empezar el procedimiento de emisión de factura, es que puedes seguir dos caminos:

1. Emitir una factura electrónica en el SAT.
2. Emitir una factura electrónica en un sistema contable de facturación.

¡Exploremos cada uno a continuación! 🧐

¿Cómo emitir una factura electrónica en el portal del SAT?

Tomando de referencia, la Guía de llenado de los comprobantes fiscales digitales por Internet, elaborada por el SAT, te comparto un resumen con el paso a paso para generar factura electrónica en este sistema:

Accede al servicio de facturación del SAT

1. Asegúrate de utilizar los siguientes navegadores y versiones en tu computadora:

5. Ingresa al sistema a través de alguna de estas dos opciones:

• Escribe el RFC de tu negocio, Contraseña y Captcha. Después haz clic en Enviar.

• Haz clic en e.firma y Buscar para localizar la carpeta que contiene los archivos de tu e.firma.
  Posteriormente, selecciona Certificado (.cer) y haz clic en Abrir, repite los mismos pasos para la Clave privada (.key), escribe la Contraseña de la clave privada y RFC, y finalmente haz clic en Enviar.

6. Si es la primera vez que ingresas, es necesario revisar los Términos y condiciones de uso. Para realizar la aprobación de los mismos, marca Aceptar, escribe los datos de la e.firma y haz clic en Confirmar.

Asimismo, si es la primera vez que facturas en el portal del SAT, primero configura lo siguiente:

Haz la configuración básica

7. Configura la información que te será de utilidad en la emisión de tu factura (no todos los campos son obligatorios):

• Régimen fiscal: selecciona el régimen vigente que tienes dado de alta ante el SAT, en caso de contar con más de uno, selecciona el que uses con mayor frecuencia para emitir facturas.

Al seleccionar el régimen fiscal vigente y hacer clic en el símbolo ➕, aparecerá este mensaje:

Sigue este mismo proceso para marcar y llenar los siguientes campos:

• Tipo de factura: ingreso, egreso, nómina, traslado o pago.
• Código postal del emisor
• Código postal: el que corresponde al lugar de expedición de la factura.
• Moneda: peso mexicano.
• Forma de pago
• Método de pago
• Cuentas prediales
• Datos de producto o servicio: tipo de producto o servicio, número de identificación, descripción, unidad de medida, valor unitario y régimen fiscal.
• Datos del cliente: constancia fiscal actualizada (no mayor a 3 meses de expedida), RFC, nombre o razón social, país de residencia fiscal y clave de identidad fiscal (para extranjeros), código postal, régimen fiscal, uso de factura y correo electrónico.

✅Importante: la constancia fiscal del cliente cuenta con tres páginas, de las cuales solo la primera y segunda importan para emitir la factura. La primera página debe contener: datos de contribuyente y domicilio fiscal, y la segunda: actividad empresarial, régimen fiscal y obligaciones.

Haz la configuración avanzada

8. Habilita los campos opcionales que requiera tu factura:

• Serie y folio: para llevar el control interno de tus facturas.
• Condiciones de pago: plazos o políticas de crédito, por ejemplo.
• Número de identificación: código de barras, número de parte, SKU o clave de la operación.
• Facturas relacionadas
• Descripción de la unidad de medida del producto o servicio
• A cuenta de terceros: información del contribuyente tercero.
• Factura global: para registrar y emitir facturas globales (diarias, semanales, quincenales, mensuales o bimestrales) en el caso de contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal.
• Complementos de factura: leyendas fiscales, INE, impuestos locales, nómina, donatarias, pago en especie, recepción de pagos, comercio exterior o carta porte.

En el apartado de Importes máximos, selecciona Habilitar para establecer un límite en los diferentes tipos de factura y haz clic en Guardar. Por ejemplo:

Haz la configuración de los datos del emisor

9. Configura los datos de tu negocio: RFC, nombre o razón social, nombre comercial y logotipo. Y haz clic en Guardar.

Una vez realizadas todas estas configuraciones, ya puedes emitir tu factura electrónica. 📑

Emite tu factura

10. Haz clic en Generar y selecciona Nueva factura.

11. Completa la información de la sección Comprobante (algunos datos ya están precargados):

• Régimen fiscal
• Código postal
• Fecha de emisión
• Tipo de factura
• Forma de pago
• Método de pago

Debes hacer clic sobre el símbolo marcado para modificar la información:

12. Completa la información de la sección Datos Generales (algunos datos ya están precargados):

• Moneda
• Tipo de cambio
• Serie y folio
• Factura global

En caso de habilitar la casilla de Es una Factura Global, especifica: periodicidad, mes y año.

13. Completa la información de la sección Datos del cliente:

• Cliente frecuente: selecciona un cliente de los registrados en la Configuración básica, o bien, selecciona Otro para habilitar los campos y capturar la información de un cliente nuevo.

14. Completa la información de la sección Producto y servicio:

• Descripción detallada
• Producto o servicio: escribe la clave del producto o servicio. Si no la sabes, puedes usar esta herramienta del SAT o hacer una búsqueda por palabra haciendo clic en 🔎.
• Unidad de medida: escribe la medida o haz una búsqueda por palabra haciendo clic en 🔎.
• Cantidad
• Valor unitario antes de impuestos
• Importe
• Descuento (si aplica)
• Objeto de impuesto: selecciona si la clave de producto o servicio se considera No objeto de impuesto, Sí es objeto de impuesto o Sí es objeto de impuesto y no obligado al desglose.
• Número de identificación
• Pedimento (para productos importados).

15. Al terminar de registrar la información sobre el producto o servicio, el sistema marca por defecto la opción Acepto sugerencias de impuestos. Este cálculo se hace en automático con base en la información proporcionada y puedes aceptarla o modificarla —para calcular tus impuestos por tu cuenta— desmarcando la casilla:

⚙️Herramienta: usa esta tabla para corroborar qué impuestos y retenciones calcular en tu factura:

Al final verás una tabla con el resumen del registro de tus productos o servicios, así como el total de la operación. Por ejemplo:

💡Tip: si quieres verificar que la información de tu factura esté correcta antes de guardarla, puedes ver de manera preliminar su versión PDF haciendo clic en Vista previa. Y, si quieres hacer más rápido tus próximas facturas, puedes guardarla como plantilla haciendo clic en Mi factura y nombrarla para identificarla en el futuro (puedes guardar hasta 15 plantillas).

16. Haz clic en Sellar para realizar el sellado del comprobante. Debes ingresar el certificado de la e.firma o del CSD, según corresponda y finalmente, hacer clic en Confirmar.

17. Haz clic en Firmar para obtener el archivo XML y el PDF de tu factura.

18. Dependiendo del navegador que uses, puede aparecer una ventana emergente con las acciones a realizar con el archivo de tu factura: Abrir con o Guardar.

¡Felicidades! Concluiste el proceso de emisión de factura electrónica en el SAT. 🎉

¿Cómo emitir factura electrónica con un sistema de facturación?

Como mencioné al inicio, el SAT no es el único medio por el que puedes generar factura electrónica. También puedes recurrir a un proveedor externo autorizado por el SAT.

Estos proveedores, generalmente ponen a tu disposición sus sistemas electrónicos de facturación para agilizar esta tarea. A través de ellos puedes generar, timbrar y validar tus facturas electrónicas de manera más fácil, asegurando que cumplen con todos los requisitos legales.

Y no solo esto, generalmente ofrecen ventajas adicionales como:

Ventajas de sistemas de facturación de proveedor autorizado del SAT

• Eficiencia en tiempo: automatizan muchas de tareas que son manuales en el portal del SAT. Esto incluye la generación de facturas, el envío automático a clientes, y la conciliación de pagos.
• Integración: se integran con otros de gestión empresarial como los de contabilidad, inventario y CRM, lo que proporciona una visión más clara y unificada del estado financiero del negocio.
• Seguridad mejorada: ofrecen opciones avanzadas de seguridad que protegen los datos sensibles del negocio y clientes, como son el cifrado de datos y autenticación robusta.
• Cumplimiento normativo: se adaptan automáticamente a los cambios en la legislación, asegurando así que las empresas siempre estén al día con sus obligaciones fiscales.
• Data: ofrecen capacidades avanzadas de análisis y generación de reportes que van más allá de la emisión de facturas. Pueden generar insights sobre ventas, gastos e incluso, comportamiento de clientes.

Entonces… ¿cómo puedo emitir una factura electrónica desde alguno de estos sistemas? La realidad es que no hay una respuesta absoluta para esto, más bien depende, porque cada sistema funciona diferente. Lo que sí es un hecho, es que generalmente cuentan con interfaces más intuitivas y funciones automatizadas que facilitan el proceso de facturación.

💡Tip: al vender a través de Tiendanube puedes automatizar y simplificar la emisión de tus facturas, y la administración de otras áreas de tu negocio (ventas, compras, contabilidad, etc), integrando a tu tienda online alguna de las soluciones de gestión disponibles en nuestra Tienda de Aplicaciones: Bind ERP, Ventiapp Facturación, Operam ERP, Kordata, EcomGestión y Bling.

¿Cuáles son las ventajas de generar factura?

Antes de finalizar, te recuerdo que la facturación no solo es un requisito legal en México, sino también una herramienta crucial para:

• Evitar multas y sanciones al mantenerse en conformidad con las regulaciones del SAT.
• Deducir gastos en tus declaraciones de impuestos. Esto puede reducir significativamente la carga tributaria al final del año fiscal.
• Tener mejor control de las ventas e ingresos. Lo que permite hacer proyecciones más precisas y tomar decisiones más informadas.
• Fortalecer la confianza y la relación comercial con los clientes. Las facturas ofrecen una imagen de profesionalismo y aportan transparencia en las transacciones comerciales.
• Proporcionar seguridad jurídica tanto a vendedores como compradores. En caso de desacuerdos o litigios, las facturas sirven como prueba de las transacciones realizadas.
• Aumentar las probabilidades de recibir créditos de proveedores y entidades financieras, ya que puede demostrar un historial de ingresos y ventas.

Así que ¡dale la importancia que merece a la facturación electrónica!

¡Ahora ya sabes cómo emitir una factura electrónica!

La próxima vez que te preguntes ¿cómo puedo emitir una factura electrónica?, regresa a este artículo y revisa a detalle cada paso del proceso. Esta información siempre permanecerá disponible para ti.

Ya sea a través del portal del SAT o con un sistema de facturación —que de cierta manera es un poco más sencillo de usar y brinda más beneficios para tu negocio—, utiliza la información proporcionada y factura correctamente.

De todas maneras, si después de revisar este artículo aún te sientes con duda sobre algún aspecto del proceso de facturación electrónica, siempre puedes solicitar una ayuda extra recurriendo a la asesoría de un contador fiscal especializado.

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