Cómo hacer un inventario: 4 métodos fáciles y eficaces
Si es la primera vez que tienes que realizar un inventario o quieres mejorar el control de stock gratis o pago en tu negocio, ¡llegaste al lugar adecuado!
En este artículo, no solo vamos a contarte cómo hacer un inventario, sino también 4 métodos diferentes para lograrlo, de modo que puedas elegir el más práctico para ti.
Además, incluimos tips para ayudarte a hacerlo más sencillo y recursos, como una plantilla de inventario en Excel, que encontrarás más adelante. Te enseñaremos cómo usarla para que domines el arte de hacer inventarios.
¿Cómo empezar un inventario desde cero?
Para empezar a hacer un inventario desde cero, lo primero que tienes que considerar es la logística, ya que hacer el recuento de tu mercancía no es poca cosa. Por ello, te recomendamos seguir estos pasos:
- Ubicar un espacio para hacer el recuento de los artículos.
- Definir el sistema a seguir para hacer el inventario.
- Crear la planilla para registrar los movimientos.
- Tomar un espacio en tu agenda para revisar y ordenarlo.
Vamos a detallar un poco más sobre cada uno de estos puntos para tener más claro cómo se hace un inventario.
1. Ubicar un espacio para hacer el recuento de los artículos
Para hacer un inventario, es probable que necesites un espacio para ubicar los artículos, tanto los que ya contaste, como aquellos pendientes. Te recomendamos hacerlo en un espacio limpio e iluminado para ubicar tu mercancía.
Si cuentas con una bodega, puedes hacerlo en ese sitio o, en caso de tener una tienda física, también aprovecha ese espacio para hacer el conteo de productos.
2. Definir el sistema a seguir para hacer el inventario
Existen distintos sistemas de stock, dependiendo del tipo de mercancía que comercialices. Ya sea un inventario permanente, uno cíclico, de suministros, de materias primas, de existencias obsoletas, cada uno es diferente y requiere contabilizar características distintas.
Elige el que mejor se adapte a tu objetivo y crea la herramienta de registro según los campos necesarios. ¿Necesitas ir un paso atrás? Te invitamos a leer qué es un inventario y cuántos tipos existen.
3. Crear la planilla para registrar los movimientos
¡Es la herramienta principal! Tener un documento donde se registren los resultados del inventario, es imprescindible para hacer un inventario y mantenerlo actualizado.
Algunas personas quieren aprender cómo hacer un inventario a mano, otras en la computadora. Como sea, es necesario que tengas una libreta, hoja de cálculos de Google o planilla de Excel para documentar el conteo de los artículos.
4. Tomar un espacio en tu agenda para revisar y ordenarlo
Adicional a las herramientas, es necesario que separes el espacio en que vas a gestionar el inventario. Es probable que necesites hacer una pausa en tus ventas para realizarlo adecuadamente o solicitar ayuda de un equipo para hacerlo más dinámico y eficientemente.
Capacitar a tu equipo sobre la manera en la que se hace un inventario es vital para optimizar el desarrollo de esta tarea sin perder mucho tiempo ni productividad.
💡 Tip extra: si tienes inventarios cíclicos, la práctica puede ayudarte a reducir la curva de aprendizaje y lograr que un inventario se realice en menos tiempo.
¿Cómo hacer un inventario a mano?
Muchas de las personas que comienzan un emprendimiento, hacen sus inventarios a mano ya que, en una etapa temprana, pareciese fácil llevar el control de los productos en una libreta. Estos son los pasos que tendrías que seguir para lograrlo:
- Elige el lugar donde contener tu inventario.
- Crear la tabla con los campos de información que vas a recolectar.
- Planificar el método para contabilizar la mercancía.
- Acomodar los productos en bloques para facilitar el conteo.
- Realizar el conteo y registrar tus resultados.
A continuación, te dejamos un poco más de información sobre cada paso.
1. Elegir una libreta o un cuaderno para contener tu inventario
Al hacer un inventario a mano, te recomendamos destinar una libreta específica para registrar el conteo. Así vas a tener un historial de stock para la próxima vez que requieras contabilizar tu mercancía.
🚨 Aclaración: hacer un inventario a mano no es el método más recomendado ya que, aunque lleves el registro del conteo en una libreta, esta se puede perder, mojar o arruinar. Además, conforme pase el tiempo, seguramente notes que no es escalable ni la opción más práctica.
Nuestra mayor recomendación es optar por una herramienta digital que te permita llevar el conteo en la nube. ¡Así las probabilidades de que algo le suceda son mínimas y es más sencillo mantenerlo actualizado y ordenado!
2. Crear la tabla con los campos de información que vas a recolectar
Aunque estos campos pueden ser personalizables, según el tipo de inventario y mercancía que contabilices, la información que usualmente se recolecta en un inventario es:
- Código de producto o SKU
- Descripción
- Categoría
- Lugar de origen
- Modelo
- Color
- Número de piezas en stock
- Precio
- Código de barras
Ten en cuenta que estos son campos recomendados. Puedes crear la tabla para el registro de tu inventario con la información que más valor sume a tu negocio. Tú decides qué información necesitas para tener una fotografía completa de tu stock.
3. Planificar el método para contabilizar la mercancía
Elige el método que mejor se adapte para hacer tu inventario. Al hacerlo a mano, es probable que tengas espacio limitado.
Puedes comenzar tu conteo por aquellos artículos con mayor volumen para lograr despejar el área más rápidamente y así quedarte con productos más pequeños.
Considera cuál es la forma más eficiente de comenzar y planifica tu inventario en torno a eso.
4. Acomodar los productos en bloques para facilitar el conteo
Ya definido el orden en el que vas a realizar tu conteo, agrupa la mercancía en bloques o secciones para facilitar el recuento y no perder el orden mientras realizas tu inventario. Avanzar por categorías es útil para hacerlo más eficiente y organizado entre tus artículos.
💡 Tip extra: si vas a hacer tu inventario en Excel o algún otro recurso digital, puedes añadir filas en caso de querer registrar artículos faltantes al momento de contabilizar. En cambio, en una libreta esto se vuelve un poco engorroso.
5. Realizar el conteo y registrar tus resultados
Esta es quizás la parte más agotadora, pero la más importante de un inventario. Trata de registrar toda la información necesaria para tu negocio, llenando los campos definidos previamente.
Para evitar errores en el recuento, te recomendamos hacer una revisión al final y asegurarte de que la cifra que tienes anotada en tu libreta es la correcta.
Ahora que sabes cómo hacer un inventario a mano, conoce otros métodos que pueden ser más efectivos, por ejemplo, apoyarte en una hoja de Excel o mediante una aplicación específica para la tarea.
¿Cómo hacer un inventario en Excel?
Conforme tu negocio crezca, es común llegar a la conclusión de que una libreta no es la mejor manera de realizar un inventario y llevar su control. Estos son los pasos para hacer un inventario en Excel.
- Abrir Excel en tu computadora.
- Crear un nuevo documento para llevar tu inventario.
- Añadir las columnas necesarias de acuerdo a tu negocio.
- Seleccionar el método para el conteo e identificación de productos.
- Registrar los datos.
1. Abrir Excel en tu computadora
También lo puedes hacer usando otros programas con hojas de cálculo, como Google Sheets, Numbers o la versión en la nube de Excel.
2. Crear un nuevo documento para llevar tu inventario
Similar a hacer un inventario a mano, vas a necesitar crear una hoja de cálculo para llevar el registro de tu mercancía. Puedes hacerlo con los campos más importantes de tus productos o aquellos que te permitan una identificación clara.
🏆 Tip: si quieres ahorrar tiempo y esfuerzo, te invitamos a descargar esta plantilla de inventario en Excel que desarrollamos aquí en Tiendanube y es completamente gratuita.
3. Añadir las columnas necesarias de acuerdo a tu negocio
Una vez descargada, vas a encontrar las instrucciones para hacer uso de este documento, así como aquellos campos que debes conservar intactos para mantener las fórmulas con los cálculos y que todo funcione correctamente.
💡 Tip: si precisas más información en tu hoja de inventario, puedes agregar columnas y campos que te permitan sacarle mayor provecho a este recurso gratuito. ¡Personalízala de acuerdo a tu negocio!
4. Seleccionar el método para el conteo e identificación de productos
Con la plantilla ajustada, es momento de elegir el método ideal para el conteo de piezas, artículos o materias primas. Puede ser que lo hagas por bloques, por categorías de productos o, incluso, por stock en sucursales. Dependiendo de tu negocio y su operación, vas a encontrar la manera ideal de realizar tu inventario.
💡 Tip: en caso de que sea mucha mercancía, puedes dividir esta tarea en varios días. Esto te va a permitir organizar la mercancía por bloques o unidades de trabajo, de modo que no tengas que pausar otras operaciones por completo.
5. Registrar los datos
Además de contabilizar la mercancía, tienes que incluir el registro de entradas y salidas: dos campos que vas a encontrar en nuestra plantilla de stock.
En las entradas se contabilizan aquellos productos que se suman a lo que tienes en tu stock inicial, mientras que las salidas son las piezas que se venden o aquellas que se devolvieron al proveedor.
💡 Tip: si tienes mercancía que se rompió o que ya no va a salir a la venta, también debe ser contabilizada. Sin embargo, te recomendamos no incluirla en el documento del inventario, sino en una planilla aparte, donde puedas mantener el registro de las reducciones de tu negocio.
¿Cómo hacer un inventario en Word?
Sí, también es posible hacer un inventario en Word. En caso de que sientas más comodidad con esta herramienta, estos son los pasos que deberías seguir para lograrlo:
- Abrir Word en tu computadora.
- Crear un nuevo documento para llevar tu inventario.
- Añadir las columnas necesarias de acuerdo a tu negocio.
- Planificar el método para el conteo e identificación de productos.
- Registrar los datos.
Como ves, los pasos son muy similares, lo único que cambia es el programa donde mantienes el registro.
Aunque Microsoft Word puede ser más cercano, te recomendamos utilizar Excel, ya que las hojas de cálculo son más útiles para llevar a cabo esta tarea.
¿Cómo hacer un inventario rápido y efectivo?
Si los métodos anteriores se quedan cortos en comparación a las necesidades de tu negocio, existen más métodos para hacer un inventario fácil y rápido.
Se trata de usar alguna de las 4 aplicaciones que te vamos a compartir a continuación:
- Descargar una app para mantener el control de tu inventario.
- Crear la ficha de producto.
- Planificar la logística para comenzar el conteo.
- Registrar los movimientos en la app.
- Seguir los pasos de la aplicación.
A continuación, te acercamos más información sobre cada paso.
1. Descargar una app para mantener el control de tu inventario
Existen distintas aplicaciones que pueden ser de mucha utilidad para hacer inventarios fáciles y rápidos. Estas son algunas de las apps disponibles para iOS y Android que puedes descargar y llevar digitalmente tu inventario:
- Zoho Inventory Management App (disponible para iOS)
- Stock e Inventario en línea (disponible para Android)
- Control de inventario (disponible para iOS)
- Stock e Inventario Simple (disponible para Android)
Te recomendamos analizar las funcionalidades que cada una de estas apps ofrece. Por ejemplo, algunas cuentan con la posibilidad de capturar el registro de mercancía y trabajar en él desde múltiples ubicaciones.
2. Crear la ficha de producto
Sin importar la aplicación que utilices, en casi todas vas a tener que crear la ficha del producto. Esta contiene los datos más importantes para llevar el seguimiento de tus artículos.
Puedes agregar fotos para tener un mejor control de las piezas y lograr una identificación más rápida.
3. Planificar la logística para comenzar el conteo
Como todo inventario, se requiere una planificación especial para contabilizar la mercancía por bloques, categorías o modelos. Antes de comenzar, planea cómo será el registro de tus productos y la manera en la que puedes hacerlo más eficiente.
💡 Tip: asignar códigos SKU y/o códigos de barras a tus productos es una gran manera de hacer más eficiente un inventario. Puedes utilizar nuestra herramienta Generador de códigos de barras para crearlos rápidamente.
4. Registrar los movimientos en la app
Una vez definida la logística, llega el momento de hacer el conteo de artículos y registrar los movimientos en la aplicación. Hazlo tal y como lo harías en un documento de Excel o en cualquier otra herramienta.
Recuerda completar los campos para que, al exportar tu documento, no queden celdas vacías.
5. Seguir los pasos de la aplicación
Al terminar tu inventario, dependiendo de la aplicación que hayas seleccionado, puedes exportar tu documento a un formato .CSV, .XLSX y así darle un mejor formato.
En conclusión
Ahora que ya sabes cómo hacer un inventario de tu negocio y distintos métodos para realizarlo, esperamos que lo practiques y personalices de acuerdo a tu marca.
La clave para hacerlo rápido y efectivo, está en la repetición y en la práctica, ya que nadie nace siendo un experto en inventarios. Conforme lo hagas, te darás cuenta de cuáles son aquellas acciones que no solo facilitan el conteo de artículos, sino que te ahorran tiempo y esfuerzo.
Vas a descubrir que un inventario actualizado y bien ejecutado puede ser una de las herramientas más valiosas para obtener respuestas útiles de tu negocio, como cuáles son los artículos que más y menos se venden e, incluso, qué proveedores será mejor cambiar.
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