Del caos al orden: 4 claves sobre cómo organizar un emprendimiento
No son pocas las personas que buscan cómo organizar un emprendimiento, especialmente cuando recién comienzan. Es que los emprendedores se caracterizan por trabajar de todo cuando inician: fundadores, líderes, contadores, community managers… ¡Un verdadero desorden! Los negocios más exitosos despegaron gracias a la organización.
Uno de los aspectos más importantes al momento de empezar un emprendimiento es entender cómo organizarse diariamente y cómo llevar la administración de un negocio. Casi ninguna empresa nació ordenada, sino todo lo contrario. Y aunque al principio eso puede brindar cierta adrenalina, a la larga se convierte en un problema.
Los emprendedores suelen convertirse en jefe y empleado al mismo tiempo, y llevan a cabo tareas que hacen varias personas. Eso puede llevar a errores que ponen en jaque a cualquiera que no piensa en cómo organizar un negocio.
Si buscabas cómo organizar un emprendimiento, entonces llegaste al lugar correcto. Aquí te enseñaremos la importancia de la organización de un negocio, los pasos a seguir en una etapa inicial y las claves para mantenerse ordenado.
¡Vamos a eso! 🚀
Por qué es tan importante organizar un emprendimiento
El primer paso en esta guía sobre cómo organizar un emprendimiento es entender su importancia para el éxito de un negocio. Como comentábamos, los inicios de una empresa suelen ser desordenados y eso no está mal, siempre y cuando se ordene en el corto plazo.
Ser multitasking tiene fecha de caducidad: una persona no puede hacer todo, todo el tiempo. El desorden hace que empiece a haber confusiones, tareas sin cumplir, cansancio y sobreesfuerzo, olvidos y fallas con los clientes.
Es fundamental saber cómo llevar la administración de un negocio para tener éxito en el largo plazo, ya que el orden garantiza salud mental y física, una división de tareas correcta y justa, una planificación adecuada, finanzas organizadas y hasta la posibilidad de tener más tiempo libre.
Saber cómo organizar una tienda pequeña fue lo que le dio a los grandes empresarios la experiencia para convertir sus compañías en multinacionales ordenadas, darle prioridad a lo importante y fijarse metas a largo plazo.
Cómo organizar un negocio cuando recién empieza
Al comenzar con su negocio, el emprendedor tiene que hacer de todo hasta que pueda empezar a delegar: producir, vender, responder e-mails. Un consejo es repartir el día, la semana y el mes con diferentes tareas y tratar de mantenerlas.
Obviamente, las primeras semanas serán atípicas, pues implican el armado de la tienda online, el darse a conocer a clientes, la promoción en redes sociales, la posible contratación de empleados y todo lo que se requiere para iniciar un negocio.
Para cuando tu emprendimiento ya esté asentado luego de su inicio, te puede ser útil tener anotado en una grilla un orden semanal: primera, segunda, tercera y cuarta semana del mes.
Veamos un ejemplo sobre cómo organizar un emprendimiento de ropa que empezó hace pocas semanas.
Primera semana
Hay que pagar las cuentas del emprendimiento: proveedores, impuestos, internet, celular, etc., y otros costos a los que no podemos escaparles.
Hay que mentalizarse en concretar algunas ventas mayoristas importantes y/o unas cuantas minoristas, así como también cobrar algunos pendientes, si es que quedan del mes anterior.
Segunda semana
Se pueden entregar pedidos de ventas y concretar más ventas. También es necesario trabajar para direccionar público a la tienda online mediante la comunicación que hacemos, por ejemplo, a través de:
Tercera semana
Puede ser de producción fuerte, búsqueda de materia prima y reuniones.
Cuarta semana
La dejas para el orden semanal y todo lo que no se llegó a hacer en las otras tres. Es esperable que durante la última semana paren las ventas y eso nos da un respiro para ordenar el stock o producir, porque comienza la primera semana del mes y es necesario activar de nuevo.
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Cómo organizar un emprendimiento en 4 pasos
No hay una receta que diga cómo hacer un emprendimiento exitoso con todas las garantías, pero saber cómo organizar un negocio es un gran comienzo para lograrlo. Y para eso preparamos esta guía de apenas 4 pasos, que comprenden las áreas más importantes para ordenar cualquier emprendimiento:
- Estructurar los planes y la visión del emprendimiento
- Organizar procesos y operaciones
- Potenciar la productividad
- Establecer una comunicación ordenada
¡Veamos cada una en detalle!
1. Estructurar los planes y la visión del emprendimiento
El primer paso para saber cómo organizar un emprendimiento es entender hacia dónde va. Nada funcionaría sin un norte y un propósito. Para eso, te recomendamos:
Desarrollar la misión y visión de tu emprendimiento
Define qué quieres lograr con tu negocio, cuáles son tus objetivos y hacia dónde vas con el emprendimiento. Es clave que cuentes con una misión y visión claras. Así, todas las tareas del día a día estarán enfocadas en un mismo propósito, lo que hace más homogéneos y ordenados los procesos.
Delimitar objetivos SMART
SMART, es una sigla que se compone de Specific (específico), Mensurable (medible), Achievable (alcanzable), Realistic (realista) y Timely (a tiempo). Son, a grandes rasgos, parámetros para alcanzar una meta de manera estratégica.
Evaluar y ajustar regularmente
Que ya haya una visión, una misión y objetivos claros no significa que es algo definitivo. Algo crucial a la hora de saber cómo organizar un negocio es entender que la industria cambia constantemente, y por eso es necesario adaptarse a los cambios para mantenerse en competencia.
2. Organizar procesos y operaciones
Después de definir hacia dónde va un negocio, el siguiente paso en esta guía de cómo organizar un emprendimiento es hacer que el trabajo fluya, los procesos se aceleren y el plan de trabajo funcione como una máquina perfectamente aceitada. Para eso, te recomendamos:
Establecer jerarquías y tareas
Implementa líneas jerárquicas claras para mejorar la rendición de cuentas, y que cada persona que forme parte del negocio sepa a quién responde.
Además, es importante delegar tareas para no sobrecargarte a ti ni a los trabajadores. Para eso, analiza cuál es el punto fuerte de cada uno y dale obligaciones que se relacionen con eso. ¡Así la eficiencia será máxima!
Implementar herramientas de gestión
Existen varias herramientas digitales que permiten realizar un seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso del proyecto, como Asana, Jira, Smartsheet o Wrike, entre otras. ¡Encuentra la mejor para tu proyecto!
Además, te recomendamos utilizar un sistema de gestión de clientes, los famosos CRM. Así podrás mejorar la gestión de las relaciones con los clientes y tus procesos de venta.
Revisar tus finanzas
Era imposible dejar las finanzas fuera de esta guía sobre cómo organizar un negocio. El dinero te dirá si tu emprendimiento funciona, pero también te ayudará a tomar decisiones empresariales informadas, establecer metas y poner el foco en lo importante.
💎 ¡No dejes de leer esta Guía práctica de finanzas para emprendedores que preparamos para ordenar tu negocio!
3. Potenciar la productividad
Una vez que la empresa está ordenada, las jerarquías claras y la misión bien desarrollada, es tiempo de hacer que lo que funciona, funcione mejor. ¿Cómo hacer esto? Van algunos tips:
Armar un calendario
Puede ser dividido en cuatro semanas del mes, como ya te recomendamos en este artículo, o como mejor le funcione a tu emprendimiento. Lo importante es mantener las tareas y prioridades organizadas con un horario estructurado.
Agilizar la toma de decisiones
Si para todo hay que obtener cinco aprobaciones, que cada una lleva dos días, cada decisión tardará una eternidad. Establece procedimientos eficaces de toma de decisiones para evitar retrasos.
Ordenar los espacios
Tanto en tu agenda como en la de tus empleados, es importante contar con tiempos libres para relajar y no sufrir de estrés. Lo mismo va para la oficina: que haya espacios para fomentar la concentración, pero también otros para liberar tensiones.
4. Establecer una comunicación ordenada
Cada uno con sus tareas, ¡esto de cómo llevar la administración de un negocio va genial! Pero falta una parte fundamental: la comunicación. El equipo debe tener una cultura común y relaciones claras. Esto se logra de esta manera:
Tener reuniones periódicas
Organiza reuniones cada cierto tiempo para alinear al equipo, discutir el progreso y resolver los desafíos. Eso sí: ¡que sean productivas! Que cada reunión tenga un sentido, un objetivo y una conclusión. Algo que siempre sirve, por ejemplo, es establecer un tiempo determinado, así no se demoran ni se alargan innecesariamente.
Invertir en capacitaciones
Un estudio reciente de la consultora ManPower indica que 6 de cada 10 colaboradores buscan capacitación por fuera del trabajo, ya que consideran que los programas de su compañía no les enseñan habilidades que los mantengan competitivos. Si no se capacita a trabajadores, pueden disminuir su desempeño, motivación y compromiso.
Alentar al feedback
Es importantísimo contar con la retroalimentación de empleados y clientes para saber qué está yendo bien y qué necesita mejorar.
La presencia online, imprescindible para organizar un emprendimiento
Una presencia digital bien organizada es vital en la actualidad. Mejora la visibilidad de la marca, la experiencia y la confianza del cliente, lo que se traduce en una mayor participación online y un crecimiento potencial del negocio.
Por eso, si pensabas “¿Cómo organizar mi emprendimiento?” sin considerar la presencia en internet, debes saber que es imprescindible contar con una tienda online. Entre algunos beneficios, podemos destacar:
- Disponibilidad las 24 horas, los 365 días del año
- Mayor alcance y visibilidad
- Mejor contacto con el cliente
- Datos y análisis de métricas
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