¿Cómo mejorar tu planificación con un diagrama de Gantt?

Hoy te contamos sobre una herramienta que va a transformar la forma de planificar tu negocio: el diagrama de Gantt. Este gráfico va a impulsar la productividad, visibilidad y gestión de tus proyectos.

El diagrama de Gantt nació a principios del siglo XX, pero sigue siendo una herramienta clave para planificar proyectos y lograr que se conviertan en negocios rentables. Además, permite gestionar un emprendimiento, organizar equipos y mejorar la productividad.

Vamos a explorar qué es un diagrama de Gantt, sus orígenes, funciones, ventajas y desventajas. Además, vamos a compartirte el paso a paso para que aprendas cómo hacer uno de manera sencilla.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos especialmente diseñada para plasmar de forma clara y gráfica el desarrollo que tendrá, las tareas que involucra, sus dependencias, los tiempos de entrega y sus responsables.

Se trata de un gráfico que te permite visualizar todas las tareas que se deben cumplir para hacer realidad tu proyecto. Se muestran las fechas de entrega, los nombres de las tareas y en manos de quiénes están.

Para decirlo en pocas palabras: orden, visualización y claridad.

En su eje vertical tiene los detalles de las tareas y, en el horizontal, el período que tienen para ser concretadas. Además, es posible identificar a las personas encargadas de realizar cada una de las acciones utilizando diversos colores en las barras horizontales.

Este recurso es especialmente útil para ordenarte y poder ir verificando el rumbo que va teniendo tu proyecto. No importa qué tan grande o chico sea, ni su nivel de complejidad.

El diagrama de Gantt va a mostrarte el proceso en detalle y su evolución integral, logrando visibilidad y transparencia. Es una herramienta clave para la gestión exitosa de proyectos.

¿Cómo nació el diagrama de Gantt?

El primer diagrama de Gantt fue creado por Karol Adamieck pero, como todos sus descubrimientos estaban en ruso y en polaco, no pudo llegar a tantos lugares del mundo. Acá es donde la figura de Henry Laurence Gantt en 1910 tomó relevancia.

Henry hizo un diagrama de Gantt parecido al de Karol, pero en inglés. ¿El objetivo? Representar cuánto tiempo les tomaba a los obreros de una fábrica trabajar en determinadas tareas.

Su versatilidad, su facilidad de uso y la sencilla adaptación a cualquier proyecto hicieron que el diagrama de Gantt estuviera cada vez más presente.

Al principio no era tan sencillo de usar como ahora. Estaba hecho con papel, lo que dificultaba la tarea de ajustar fechas. Por este motivo, empezaron a usar recortes en forma de bloques que podían ir moviendo para representar las barras del diagrama. Hoy en día, hacerlo es mucho más sencillo.

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Elementos del diagrama de Gantt

Hay 4 elementos que no pueden faltar para que el diagrama de Gantt cumpla con su función:

1. Fechas: tanto de inicio como de cierre. Las fechas que elijas tienen que responder a cuándo empieza la tarea y cuándo debería estar terminada. Estas también marcan el principio y el fin del diagrama de Gantt.
2. Tareas: no importa si son cortas o muy extensas. Este elemento concentra todas las acciones que hay que llevar a cabo para crear el proyecto. Esto te permite ver con claridad qué tareas ocurren a la vez y cuál tiene que finalizar para que comience la siguiente. Puedes usar un color específico para cada tarea, un color que marque su grado de importancia y quién es el responsable.
3. Periodos para cada tarea: La barra de tiempo te habilita a acomodar y organizar mejor los tiempos de cada tarea.
4. Progreso: gracias al zoom que hay en cada tarea y en el tiempo que llevan, es fácil identificar los avances y que se cumplan los tiempos establecidos. Cada acción que se completa, aumenta el porcentaje de progreso.

¿Para qué sirve el diagrama de Gantt en tus proyectos?

El diagrama de Gantt te ayuda a planificar y programar tu proyecto y a visualizar su estado rápidamente. Esta visibilidad en cuanto a vínculos entre tareas, responsables y fechas de comienzo y fin, es uno de sus puntos clave.

A continuación, te contamos en detalle para qué sirve un diagrama de Gantt y todos los aspectos en los que puede potenciar a tu proyecto.

Diseñar y dar seguimiento a un proyecto

Para la creación de todo proyecto que se extiende en el tiempo y cuenta con subetapas, trabajar con esta herramienta facilita el trabajo en gran medida. Permite plasmar de forma gráfica y muy clara el desarrollo en que se dará el proyecto y cómo completarlo con éxito.

Mejorar la colaboración entre personas y equipos

A la hora de afrontar un proyecto que involucre a muchas personas, ya sea de uno o más equipos, esta herramienta te permite organizar, coordinar y hacer cambios más fácilmente para que todos estén al tanto de las fechas a seguir.

Es por esto que mejora la colaboración y comunicación entre las personas del equipo.

Optimizar la gestión de tiempos y la productividad

El diagrama de Gantt y su visualización te habilitan a identificar qué problemas se pueden generar si tienes que hacer modificaciones porque el diagrama muestra la relación que existe entre las tareas.

Un cronograma solo consiste en indicar qué día comienza un proyecto y qué día debería entregarse una versión o finalizarse. En cambio, el diagrama de Gantt propone una mirada más integral, detallando cada tarea y etapa y marcando con su barra cuánto tiempo toma y si existen dependencias.

Lanzar un producto

El diagrama de Gantt puede tomar nota sobre todo el proceso, desde la idea hasta el lanzamiento. Visualizar cada etapa va a ayudarte a reducir las problemáticas que puedan aparecer porque te permitirá conocerlas de antemano.

Establecer las entregas para un cliente

Esto es clave sobre todo para agencias. Les da a tus clientes visibilidad de cuándo vas a hacer las entregas y también les da información sobre cuándo vas a estar trabajando en ellas.

Crear una campaña de marketing

Un diagrama de Gantt es especialmente útil aquí porque permite rastrear el estado de todas las piezas que conforman tu negocio. Vas a poder identificar responsables, ver el impacto que tiene una tarea en otra e impulsar la colaboración, algo esencial en las campañas de marketing.

Estos son solo cinco ejemplos más claros para entender para qué sirve el diagrama de Gantt y cómo puedes utilizarlo en tus proyectos. Como viste, demuestran la versatilidad y adaptabilidad de esta herramienta.

¿Todo listo para crear tu diagrama de Gantt?

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt? Ejemplo

Crear un ​​diagrama de Gantt sencillo es posible. El paso cero es que tengas en claro tu proyecto. Tienes que asegurarte de que sea factible, de que dispones de los recursos, el equipo y el conocimiento para hacerlo posible.

Ahora sí, vamos con el paso a paso sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel o usando Google Sheets.

1. Hacer una lista de todas las tareas

El diagrama de Gantt es que te permite visualizar todas las tareas que necesitas cumplir para lograr tu objetivo. Entonces, tienes que asegurarte de no dejar ninguna afuera.

A esta información, suma las fechas en las que comienzan y cuándo estimas que se completen.

Completa todos estos datos en una hoja de cálculo de Excel o de Google Sheets. Te tiene que quedar algo así:

2. Calcular qué día comienza cada tarea

El siguiente paso para armar tu diagrama de Gantt en Excel y en Google Sheets es empezar a utilizar algunas fórmulas. Crea una nueva columna que se llame “Día de comienzo”. Ahí deberías colocar esta fórmula para poder calcular el día de inicio: =int(B2)-int($B$2).

Esta fórmula resta la fecha de inicio de la tarea a la fecha de comienzo del proyecto. Puedes utilizar la opción de autocompletar para hacer lo mismo con todas las fechas de tu diagrama de Gantt. Debería quedarte así:

3. Calcular qué día terminan

La fórmula que uses tiene que restar el día de finalización de la primera tarea a la del comienzo. La fórmula que necesitas es esta: =int(C2)-int($B$2). Puedes volver a usar la opción de autocompletar. Ahora, tu hoja de cálculo debería verse así:

4. Definir cuánto duran tus tareas

Para saber cuánto dura cada tarea de tu diagrama de Gantt, necesitas la ayuda de esta fórmula: =E2-D2. Otra vez, la opción de autocompletar puede ahorrarte tiempo. Este es el último paso antes de crear el diagrama y tu archivo debería quedar así:

5. Crear el diagrama de Gantt

Los pasos para que tu diagrama de Gantt en Excel o en Google Sheets sea eficiente, son:

1. Seleccionar las columnas de Tarea, Fecha de comienzo y Duración.
2. Hacer clic en “Insertar” y elegí la opción “Diagrama”. Una vez ahí, seleccionar “Gráfico de barra apilada”.
3. Eliminar el color de la barra de “Día de comienzo”.

¡Y listo! Tu diagrama debería haberte quedado así:

Ahora ya sabes cómo se hace un diagrama de Gantt en Excel y en Google Sheets.

También puedes apoyarte en otras plataformas o plantillas para que solo completes con tu información:

• Miro. Permite editar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Además, te deja combinar el diagrama de Gantt con otros recursos para que sea más útil.
• Asana. Su app web “Instagantt” sirve para crear diagramas de Gantt con especial énfasis en lo visual y en la edición en tiempo real. Permite tomar la información de las tareas que ya tienes en Asana.
• También puedes buscar las plantillas que mejor se adapten a tu proyecto. Solo vas a tener que completarlas con tu información.

Ventajas y desventajas de usar un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt trae muchos beneficios para la planificación y organización de tus proyectos. Pero también tiene algunas desventajas.

Ventajas de hacer un diagrama de Gantt

• Permite hacer una mejor gestión de la carga de trabajo de los integrantes del equipo. Si alguna persona tiene demasiadas tareas, puedes identificarla y reasignar las tareas.
• Permite establecer plazos que sean realistas. Observar la cantidad de trabajo permite calcular una fecha de entrega que sea posible y que cumpla con las expectativas de los clientes o de la dirección de la empresa.

Desventajas de hacer un diagrama de Gantt

En el otro lado de la balanza, estas son las desventajas del diagrama de Gantt:

• Sus barras solo hablan de la duración de una tarea y no sobre su complejidad y el esfuerzo que lleva. Entonces, aunque una tarea deba cumplirse en 3 días según la barra, puede que los equipos tengan que trabajar horas extra para lograrlo.
• Si tienes un proyecto muy complejo en tus manos, puede que sea mejor complementar el diagrama de Gantt con otras herramientas. También tienes que considerar que, cuánto más detallado es el diagrama, más complicado de entender y seguir puede ser.
• Otro punto a considerar es que armar un diagrama de Gantt puede llevar mucho tiempo. A eso se suma la demanda de tener que mantenerlo actualizado en tiempo real. La actualización es clave para que el diagrama de Gantt cumpla su función.

Aunque un diagrama de Gantt puede ser útil, considera utilizar otro soporte para gestionar las tareas diarias de tu equipo. Eso sí: deja en claro qué herramienta o archivo es el que tiene la palabra final para tomar de referencia. Así, evitas confusiones sobre fechas y tareas asignadas.

Herramientas alternativas al diagrama de Gantt

Si descubriste que el diagrama de Gantt no se ajusta tan bien a tus necesidades, ¡no te preocupes! Hay, al menos, 2 herramientas más que pueden ir con tus proyectos.

1. Diagrama PERT. Para algunos, es un diagrama de Gantt evolucionado que también permite calcular y planificar el tiempo necesario para completar un proyecto y asignar tareas.
2. Tablero Kanban. Si solo precisas ver las tareas y no te interesa tanto la cuestión del tiempo, esta es una buena opción. Es más sencillo de confeccionar y hace hincapié en las tareas que necesitas completar.

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