¿Qué es ERP? Cómo elegir un sistema de gestión

Un software de planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de gestión que permite automatizar y centralizar los principales procesos de un negocio. Desde los procesos de finanzas, recursos humanos y fabricación, hasta el suministro, los servicios y más en una sola plataforma.

Reducir procesos, incrementar la colaboración y centralizar los datos de una empresa favorecen el éxito de un negocio tanto en la reducción de costos, como en la productividad que se puede alcanzar dentro del equipo de trabajo.

En este artículo te contamos qué es un ERP, cómo funciona, cuáles son sus ventajas, cómo elegir el sistema de planificación ideal para tu negocio y cuáles son los mejores sistemas ERP de Latinoamérica.

¿Qué es ERP? Definición

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales que permite centralizar toda la gestión de un negocio agilizando los flujos de trabajo y controlando de forma eficaz a las diferentes áreas.

Un sistema ERP o Sistema de Gestión Empresarial está pensado para mejorar la eficiencia de los procesos con el fin de reducir costos operativos, incrementar la productividad y hacer más productiva la colaboración entre todas las áreas de un negocio como producción, stock, finanzas, ventas, logística, recursos humanos, marketing, entre otros.

Otra función importante de un sistema de gestión es reducir el trabajo manual y las tareas repetitivas a través de la automatización. Por ejemplo, en lugar de enviar e-mails y completar formularios, los equipos pueden resolver diversas situaciones en pocos clics dentro del software ERP.

¿Para qué sirve un ERP?

El ERP sirve para unificar en una sola base de datos las métricas más importantes de un negocio, permitiendo que todos los colaboradores accedan a la misma información. Esto evita problemas relacionados con datos duplicados y desactualizados que pueden comprometer la eficiencia de la gestión.

Características de un sistema de gestión de recursos empresariales

Un ERP tiene 3 características fundamentales:

1. Flexibilidad: asociada al grado de personalización que el software ERP permita.
2. Integraciones: si bien un ERP puede gestionar la mayoría de los procesos dentro de una empresa, la capacidad de integrarse con otras herramientas facilita aún más la gestión. Para la elección de uno de estos softwares, es necesario tener mapeados todos los recursos que ya usa el negocio, con el objetivo de garantizar que se integren correctamente al sistema elegido.
3. Modularidad: esta característica permite decidir en qué momento escalar y agregar más módulos en caso de que la operación del negocio lo requiera o, por el contrario, deshabilitar algunos de los que se pueda prescindir. Esto facilita la implementación de nuevos procesos sin afectar a otras áreas.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y CRM?

La diferencia entre un ERP y un CRM es que el primero está orientado a la gestión de todas las áreas, procesos y datos de una empresa, mientras que el segundo está enfocado en la gestión de la atención al cliente.

El significado de las siglas de CRM es Customer Relationship Management (en español, Gestión de Relaciones con los Clientes).

En este sentido, te recomendamos elegir un CRM que sea compatible con el ERP de tu negocio. Hoy en día, muchos de estos sistemas se conectan a través de API (Application Programming Interfaces o Interfaces de Programación de Aplicaciones), que funcionan como vínculos entre diferentes softwares.

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📘Leer más:  ¿Qué es MRP, cómo funciona y cuándo implementarlo en tu negocio?

Principios básicos del ERP

Los sistemas de gestión de recursos empresariales están diseñados para integrar personas, procesos y tecnologías de un negocio. En general, suelen contar con las siguientes características y prestaciones:

• Automatización: convertir tareas manuales en automáticas.
• Operaciones en tiempo real: contar con información segura y confiable siempre actualizada.
• Personalización: son flexibles y se adaptan a las necesidades de cada marca.
• Gestión fiscal y contable: desde aquí se emiten las facturas electrónicas, se lleva el control de la contabilidad y las cuentas bancarias, se realiza el pago de los impuestos que apliquen de acuerdo a las normativas de la AFIP, SAT, DIAN o la SII, entre otros.
• Generación de reportes: generan informes para facilitar eventuales auditorías externas.
• Gestión financiera: módulo que permite hacer el control del flujo de caja, costos, cuentas por pagar y por cobrar, generación de reportes, etc.
• Control de stock: función donde se elabora el inventario, así como el cálculo de las rotaciones del stock para garantizar la cantidad correcta de cada producto.
• Compras: a través de la cual se realizan los pedidos de forma digital y simplificada a los proveedores.
• Ventas y cuentas a cobrar: en este módulo se puede llevar el control de las ventas realizadas, se gestionan los presupuestos, se establecen los descuentos en caso de promociones específicas y todo esto se integra con las áreas de stock y finanzas.
• Gestión de inventarios y producción: permite el manejo automatizado del inventario de materias primas e insumos y la gestión de los almacenes, así como el control de pérdidas de materiales y del tiempo de producción.
• Logística: es el módulo que se encarga de la gestión del transporte, del control del packaging de los productos y de los centros de almacenamiento y distribución.
• CRM: permite administrar y gestionar presupuestos y prospectos.
• Recursos humanos: desde este apartado se gestionan la nómina, las vacaciones y las horas extras y se pueden automatizar los beneficios para los colaboradores, así como las acciones de reclutamiento y selección.

📘Leer más: ¿Cuál es el mejor sistema de control de inventario y cómo elegir?

¿Cómo funciona un ERP?

Un sistema ERP funciona enlazando los diferentes procesos que se generan dentro de una organización, con la posibilidad de manejarlos y entenderlos desde una sola plataforma.

Un ERP gestiona los datos resultantes de esos procesos y agiliza el acceso a la información sin importar el área desde donde se solicite.

Además, esta herramienta para la gestión empresarial trabaja con una estructura de datos centralizada donde, por lo general, se utiliza una sola base que se alimenta de la información de diferentes áreas.

Con el siguiente ejemplo, te quedará mucho más claro.

Ejemplo del funcionamiento de un ERP:

Supongamos que ingresó el pedido de un cliente en tu tienda online.

Primero se notifica al área de ventas; luego (o al mismo tiempo) llega un aviso al departamento de producción, para que pueda revisar el stock y saber si se cuenta con la materia prima necesaria para crear el producto.

Una vez determinado esto, el proceso sigue a la etapa de producción, donde se calcula el presupuesto de fabricación y se descuenta del inventario los insumos necesarios.

Los departamentos de Finanzas y Contabilidad también serán notificados para realizar el cobro y la facturación y, finalmente, al área de logística procederá a efectuar el envío.

Por último, todo este proceso queda registrado en un sistema ERP y los colaboradores van a poder revisar cada fase del recorrido en tiempo real.

📘Leer más: Ejemplos de ERP en una empresa para automatizar procesos

Tipos de ERP

Los ERP varían de acuerdo a su funcionamiento y al rol que se le designe dentro de las empresas. En este sentido, los tipos de ERP para empresas pueden ser:

1. Local
2. Cloud o SaaS
3. Híbrido
4. Genéricos
5. A medida

1. Local

En este tipo de servicios se requiere de un servidor local y propio de la empresa para poder implementar la solución. Supone una inversión más alta que otros tipos de ERP, pero tiene como ventaja una mayor confidencialidad, pues la información no se almacena en una nube pública.

2. Cloud o SaaS

Las siglas SaaS significan Software as a Service (Software como un servicio) que es justo el modelo de comercialización de este tipo de servicio administrado por otra empresa ajena a la que utiliza el sistema. Es un servicio instalado en la nube que tiene un cobro por uso de acuerdo a los recursos que consuma o por membresía.

3. Híbrido

En este modelo se utilizan los dos anteriores de manera simultánea, es decir, que algunas de las aplicaciones operan en servidores locales de la empresa y otras en la nube. Esto permite que las empresas prioricen tareas y organicen sus recursos como les parezca más conveniente.

4. Genérico

Se le denomina así al modelo de ERP que tiene una estructura modular predefinida, la cual se adapta de forma general a las necesidades más comunes de las empresas. Suele ser una de las opciones de ERP con menor costo y es muy funcional cuando no se requiere un desarrollo específico.

5. A medida o parametrizable

Este tipo de ERP requiere una inversión mayor, pues, como el nombre lo indica, se trata de crear una solución personalizada y a la medida de las necesidades específicas de una empresa.

Requiere de un diagnóstico profundo de las necesidades particulares del negocio, donde algunos proveedores pueden generar desarrollos específicos de módulos, de acuerdo a la demanda de la operación de la empresa.

Ventajas de tener un sistema ERP

La lista de ventajas del sistema ERP es inmensa, sin embargo, en esta sección nos enfocaremos en las más importantes:

• Automatización de tareas: uno de los grandes diferenciales de los ERP es que eliminan las tareas repetitivas y ayudan a que los equipos se puedan enfocar en lo que realmente importa.
• Reducción de costos: al automatizar tareas y procesos se economiza en herramientas, insumos para la oficina y horas de trabajo de los colaboradores.
• Acceso a la información: para que la empresa tenga éxito, es fundamental que todos los colaboradores tengan acceso a los datos más importantes y estén alineados con los objetivos del negocio.
• Estandarización de procesos: con un software ERP se resuelve el problema de tener procesos desconectados entre sí y flujos de trabajo confusos dentro de la empresa.
• Seguridad de la información: las soluciones del mercado cuentan con recursos de criptografía, firewalls, control de acceso a los datos, gestión de permisos y otros mecanismos que protegen la información estratégica de las empresas.
• Integración y conexión con otras áreas: muchas empresas enfrentan el problema de los “silos organizacionales”, que son departamentos que trabajan aislados. Los ERP resuelven este problema integrando todas las áreas del negocio y facilitando el intercambio de información entre diferentes equipos.

📘Leer más: ¿Cómo planificar una estructura de costos? Con ejemplos y descargable

Los 10 mejores sistemas ERP en Latinoamérica

En la actualidad puedes elegir entre una extensa variedad de sistemas ERP en Latinoamérica. A continuación, conocerás algunos de los que operan en el mercado:

1. Tango

Tango Gestión es considerado el ERP líder del mercado PyME en Argentina (pequeñas y medianas empresas) desde hace 30 años.

Si tienes una tienda en línea creada con Tiendanube, puedes integrar Tango. A través de este software de gestión, las órdenes que ingresan tus compradores en tu tienda online las puedes ver al instante en el módulo Tango Ventas. Serás capaz de revisarlas, editarlas y, si fuese necesario, facturarlas.

📘Leer más:  Qué es Tango Factura y cómo usarlo en la gestión de un negocio

2. Contabilium

Es un sistema de gestión que permite automatizar desde tareas administrativas de facturación electrónica, manejo de stock y lista de precios, hasta operaciones más complejas de la venta omnicanal. Contabalium también se integra a Tiendanube y está disponible en Argentina, Chile y Uruguay.

📘Leer más: Contabilium: todo lo que tienes que saber sobre este sistema de gestión

3. Dux Software

Uno de los aspectos más destacados de este ERP es la posibilidad de usar una mesa de ayuda para conseguir asesoría y atención al cliente. Asimismo, ofrece facturación electrónica ilimitada, sin tener que entrar en la página de AFIP para hacerlo.

Al igual que los dos primeros, Dux Software está 100 % integrado con Tiendanube, por lo que la implementación es muy fácil de hacer sin necesidad de tener conocimientos técnicos si te encuentras en Argentina.

4. Dragonfish

Este ERP fue desarrollado por Zoo Logic, una empresa que desde 1993 ofrece soluciones a más de 5.000 empresas argentinas. A través de integración de Dragonfish con Tiendanube es posible publicar de forma automática todos los productos con su descripción, precios y stock y automatizar la gestión de los pedidos del e-commerce.

5. EcomGestión

En otras funcionalidades, este ERP permite sincronizar el inventario, actualizar los precios masivamente, visualizar todas las ventas realizadas en una sola pantalla y responder con rapidez las consultas de potenciales clientes a través de plantillas personalizables.

EcomGestión se integra con Tiendanube y se encuentra disponible en Argentina, México, Colombia y Chile

6. Xubio

Es una solución pensada para pequeñas empresas y emprendedores. Además de gestionar inventarios y la contabilidad del negocio, ofrecen la posibilidad de elaborar y enviar presupuestos personalizados a potenciales clientes.

Xubio se puede integrar con Tiendanube y, si necesitas un plan superior, por ser usuario de Tiendanube tienes 1 mes gratis en cualquiera de los planes pagos, si te encuentras en Argentina.

📘Leer más: Xubio: qué es y por qué gestionar tu negocio con este software

7. Ecomm-app

Además de contar con los módulos de stock y facturación, con este ERP puedes conocer tus publicaciones estrella y las menos vendidas, y también es posible personalizar los comprobantes con el logo de tu empresa.

Ecomm-app tiene una integración con Tiendanube si te encuentras en Argentina y permite vincular y administrar múltiples tiendas nube desde un solo lugar. Puedes hacer una gratuita por 15 días.

8. Totvs

Totvs es uno de los ERP más utilizados por las grandes corporaciones por su robustez y la variedad de sus prestaciones.

Los principales módulos que ofrece son Financiero, Contable, Fiscal, Inventario/Costos, Facturación y Compras. También es posible contratar herramientas separadas para complementar el sistema.

9. SAP

Fundada en 1994, SAP ofrece un sistema de gestión que se destaca por su funcionalidad de machine learning (disciplina del ámbito de la Inteligencia Artificial que crea sistemas que aprenden automáticamente), así como por la flexibilidad de su plataforma.

10. Oracle

El software de Oracle incluye módulos para gestión de proyectos, gestión de riesgos y control total de la cadena de suministro. Este ERP es utilizado por compañías como Fedex, Dropbox y Red Bull.

💡 Tip: en los casos de Totvs, SAP, Oracle y cualquier otro ERP que no esté integrado con Tiendanube, puedes contratar un middleware (software que permite que las aplicaciones de un sistema se comuniquen entre sí), que haga la integración directa entre el ERP del cliente y Tiendanube.

📘Leer más: ¿Cómo atraer clientes a tu negocio? 15 ideas para ayudarte

¿Cómo elegir el ERP de tu negocio paso a paso?

Ahora que ya conoces las mejores opciones de ERP, te compartimos algunos tips para que elijas el sistema de gestión de tu negocio.

1. Entender lo que que tu negocio necesita

El primer paso para elegir el ERP ideal es mapear los procesos de la empresa y descubrir las necesidades del negocio. Identifica cuáles son los cuellos de botella operativos y prioriza las funcionalidades que los resuelven. A partir de este análisis descubrirás si necesitas un ERP con módulos más generales o si requiere soluciones específicas.

En esta fase de entendimiento, es crucial que tengas claridad sobre tu modelo de negocio, ya que necesitarás soluciones más o menos complejas según la variedad de canales de venta que tengas (offline y online), la cantidad de productos y ventas, si es venta directa (B2C), por mayor o a distribuidores (B2B), si eres fabricante o no, etc.

Todo esto debe ir acompañado de un análisis de tu presupuesto: mientras más complejo es el ERP, más costoso va a ser.

2. Analizar las funcionalidades

A la hora de seleccionar un ERP es importante que contrates un paquete de funcionalidades a la medida de tu negocio. Los recursos no deben faltar ni sobrar, de manera que tengas todo que lo que tu empresa necesita y no desperdicies tu dinero en funciones incompatibles o innecesarias.

3. Optar por un software modular y online

Los ERP construidos en módulos son más prácticos, porque puedes agregar o eliminar las funcionalidades con mayor libertad. Si surge una nueva demanda en la empresa, basta con contratar un módulo en lugar de cambiar todo el sistema.

Igualmente, es mejor trabajar con softwares en la nube, ya que no requieren instalación, se puede acceder a ellos desde cualquier navegador y los colaboradores podrán contar con un sistema actualizado y estable.

4. Corroborar que es fácil de usar y seguro

Ofrecer una excelente experiencia al usuario es uno de los requerimientos de los ERP, esto quiere decir que deben cargar rápidamente, ser intuitivos y disponer de un lenguaje simple. En este sentido, te sugerimos analizar la usabilidad del sistema para garantizar que todos los colaboradores se adapten con facilidad.

5. Considerar el soporte al cliente

Antes de contratar un sistema ERP, asegúrate de que ofrece un buen servicio de atención al cliente en el caso de que tengas problemas con el software. Investiga su reputación en foros o en Google y conversa con otros colegas que conozcan y usen la herramienta.

6. Verificar las integraciones disponibles

Como vimos a lo largo de esta guía, es fundamental que el ERP elegido tenga opciones de integración con otras herramientas como el CRM de la empresa o el software que usas para la ventas de tu e-commerce.

7. Entender el proceso de implementación

El software ERP que elijas debe ser fácil de implementar. Si bien los sistemas en la nube son más prácticos, es importante verificar que el proveedor ofrezca capacitaciones a tu equipo.

¿Cómo saber si tu negocio necesita un ERP?

Es fácil percibir cuando una empresa necesita contratar un sistema de gestión ERP para organizar los procesos de su día a día. Mira las señales frecuentes:

• Es cada vez más difícil hacer un seguimiento minucioso de los movimientos de su negocio a través de planillas y múltiples documentos.
• Los colaboradores de la empresa están cometiendo errores en el registro de determinados datos, que se traducen en pérdida de información y demora en los plazos de entrega de tareas.
• La empresa usa diversas herramientas que no están integradas entre sí y esto aumenta la burocracia.
• Los trabajadores pierden mucho tiempo completando planillas, enviando e-mails, emitiendo facturas y haciendo tareas repetitivas, en lugar de dedicarse a funciones más estratégicas para el negocio.
• El área de venta tiene dificultades para acceder a los datos actualizados del stock.
• La empresa tiene problemas con datos duplicados y desactualizados en el sistema.
• La contabilidad es compleja e implica muchas horas de trabajo, ya que todos los datos deben ser recolectados manualmente.
• Los distintos departamentos de la empresa no se pueden comunicar de forma directa y los colaboradores tienen problemas para acceder de manera simultánea a datos sobre ventas, clientes, finanzas, etc.

El uso de un ERP ya no es exclusivo de las grandes corporaciones. Si eres un emprendedor que está en crecimiento, puedes considerar contratar este tipo de sistemas que faciliten la gestión de tu negocio.

Recuerda que si tienes una tienda online creada con Tiendanube podemos ayudarte a integrar el ERP que tengas o el que decidas contratar. Y, si todavía no vendes online, crea tu página web de ventas más fácil y rápido de lo que imaginas. 🚀