Factura electrónica en Colombia: ¿qué es y cómo funciona?

La factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional y tiene la misma validez legal que su equivalente en papel. Se genera, valida, expide y almacena de forma electrónica, lo cual facilita su gestión y reduce costos. Además, sirve como respaldo de las transacciones de venta de bienes y servicios.

La digitalización ha transformado la manera como los negocios en Colombia registran sus ventas, y la factura electrónica hace posible una operación más eficiente y segura. Hoy, más de 1,3 millones de empresas en el país facturan electrónicamente y esta cifra continúa en aumento.

De acuerdo con el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023, toda persona o empresa obligada a facturar debe hacerlo de forma electrónica. Por ello, si eres comerciante o prestador de servicios, es fundamental conocer estas disposiciones y asegurarte de que cada venta quede registrada correctamente.

La norma no sólo implica un requisito legal, sino también una oportunidad para formalizar y consolidar tu negocio. Esto se debe a que la facturación electrónica te permite organizar mejor tus transacciones, garantizar su seguridad y acceder a beneficios financieros, mientras contribuyes al control fiscal y la reducción de la evasión tributaria.

En este artículo te explicamos qué es la factura electrónica, sus beneficios, quiénes están obligados y qué necesitas para implementarla.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero con beneficios adicionales. Se crea, envía y almacena a través de plataformas digitales, lo cual facilita la gestión de transacciones comerciales y garantiza mayor seguridad y organización.

En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha implementado la facturación electrónica para mejorar la transparencia y el control fiscal. Su objetivo es reducir la evasión de impuestos y simplificar el cumplimiento tributario para empresas y profesionales.

Imagina que tienes una tienda de ropa y realizas una venta. Con la emisión de factura electrónica, en lugar de imprimir y archivar documentos en físico, puedes generar la factura digitalmente, enviarla al cliente por correo y almacenarla en un sistema automatizado.

Esto agiliza tu proceso de facturación y te permite llevar un mejor control de tus ventas y reportes fiscales.

Diferencia entre factura electrónica y factura digital

Aunque a menudo se usan como sinónimos, la factura electrónica y la factura digital son conceptos diferentes.

Antes de que la facturación electrónica fuera obligatoria, las empresas solían emitir facturas en formato PDF o escaneadas. Estas facturas digitales únicamente representaban una copia visual del documento, pero no cumplían con los estándares técnicos ni contaban con las validaciones requeridas por la DIAN para garantizar su validez tributaria y legalidad.

En cambio, la emisión de factura electrónica sigue un proceso automatizado que abarca su generación, validación y almacenamiento mediante plataformas autorizadas. Esto permite a las empresas optimizar su gestión contable y garantizar la autenticidad e integridad de cada transacción.

Beneficios de la factura electrónica

La DIAN destaca múltiples ventajas de la facturación electrónica, desde la reducción de costos hasta una mejor gestión tributaria. Descubre cómo este sistema puede optimizar tus procesos y facilitar el cumplimiento de tus obligaciones:

• Mayor eficiencia y ahorro de costos
• Agilidad en trámites y cumplimiento tributario
• Acceso a beneficios tributarios
• Optimización en la gestión contable y comercial
• Mayor seguridad y trazabilidad
• Impulso al crecimiento empresarial y acceso a financiamiento
• Contribución al medio ambiente y modernización del comercio

Mayor eficiencia y ahorro de costos

La emisión de factura electrónica disminuye significativamente los costos relacionados con la impresión, almacenamiento y envío de documentos físicos. Según la DIAN, algunos estudios sobre facturación electrónica estiman que la digitalización y automatización de estos procesos pueden generar ahorros de hasta un 80% frente a métodos tradicionales.

Agilidad en trámites y cumplimiento tributario

Al estar validada en tiempo real por la DIAN, cada factura electrónica de venta cumple con los requisitos fiscales desde el momento en que se genera, evitando errores y sanciones. Además, simplifica trámites como la declaración de impuestos y la solicitud de devoluciones automáticas de saldos a favor.

Acceso a beneficios tributarios

Las personas naturales que declaren ingresos en la cédula general pueden deducir en el impuesto sobre la renta y complementarios hasta un 1% del valor de sus compras soportadas con factura electrónica, con un límite de 240 UVT por año, de acuerdo con la Ley 2277 de 2022.

💡 Tip: conoce la tarifa de la Unidad de Valor Tributario (UVT) en 2025.

Optimización en la gestión contable y comercial

La automatización en la recepción de facturas electrónicas agiliza el registro contable, tesorería y conciliaciones, al tiempo que permite hacer seguimiento en tiempo real al estado de las facturas (recepción, rechazo o aceptación). Además, mejora la relación con proveedores y clientes al reducir tiempos y costos operativos.

Seguridad y trazabilidad

Al contrario de una factura digital en PDF, este sistema garantiza la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos. Toda la información queda almacenada en plataformas autorizadas, lo que facilita auditorías y consultas sin riesgo de pérdida o alteración.

Impulso al crecimiento empresarial y acceso a financiamiento

Las empresas pueden usar sus facturas electrónicas como respaldo para operaciones de factoring, lo que les permite obtener liquidez a bajo costo sin necesidad de recurrir a préstamos tradicionales y otras fuentes de financiamiento.

Contribución al medio ambiente y modernización del comercio

Al reducir el uso de papel y optimizar procesos digitales, la facturación electrónica es una alternativa sostenible. Además, su implementación favorece la integración del comercio colombiano con otros países que ya han adoptado este modelo.

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

En Colombia, de acuerdo con las normas vigentes (Resolución 000165 de 2023), están obligados a generar factura electrónica de venta quienes cumplan con ciertos criterios, como superar un umbral de ingresos o pertenecer a un régimen tributario específico.

Entre los principales responsables de la emisión de factura electrónica, se encuentran:

• Empresas y personas jurídicas.
• Negocios o personas responsables de IVA y del Impuesto Nacional al Consumo
• Personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT o que cumplan los requisitos del Artículo 437 del Estatuto Tributario.
• Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación.
• Comerciantes, importadores y productores de bienes y servicios.

💡 Tip: si tienes un negocio de ventas por internet y debes emitir factura electrónica, Tiendanube, la plataforma líder de comercio electrónico en América Latina, te permite hacerlo fácilmente a través de su integración con Siigo. Podrás simplificar procesos de facturación, inventario e impuestos desde un único lugar.

¿Quiénes no están obligados a emitir factura electrónica?

Algunos contribuyentes no tienen la obligación de facturar o expedir un documento equivalente. Puedes consultar el detalle en el Artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023.

Entre ellos se encuentran:

• Pequeños comerciantes que venden bienes excluidos de IVA, con ingresos anuales inferiores a 3.500 UVT.
• Empresas de transporte público urbano o metropolitano, que no requieren facturación electrónica para estas actividades.
• Cooperativas de ahorro y crédito, en lo relacionado con sus operaciones financieras.
• Vendedores desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia, que ofrecen servicios digitales o electrónicos.

Requisitos para emitir una factura electrónica

Para facturar electrónicamente, puedes elegir entre estas opciones:

• Facturación gratuita de la DIAN. Una opción sin costo para emitir facturas, notas débito y crédito desde cualquier dispositivo con internet.
• Proveedor tecnológico autorizado. Un tercero que te brinda el servicio de facturación electrónica.
• Software propio. Desarrollo a medida según las necesidades de tu negocio.

Independientemente del método que uses, necesitarás un certificado de firma digital para validar la autenticidad de tus facturas.

Para expedir una factura electrónica de venta, sólo es necesario solicitar al comprador la información requerida por la normativa: nombre o razón social, número de cédula o NIT y correo electrónico.

💡 Tip: si quieres más información sobre cómo hacer una factura electrónica o conocer con detalle cuáles son los requisitos de la factura electrónica, la DIAN cuenta con un portal que incluye guías y recursos para facilitar el proceso.

¿Cómo hacer facturación electrónica? Paso a paso

Aprende cómo hacer una factura electrónica y los pasos clave para habilitarte.

1. Prepárate para iniciar

Antes de registrarte, asegúrate de contar con lo siguiente:

• RUT actualizado, incluyendo el correo del representante legal o contribuyente.
• Software de facturación electrónica (Servicio de facturación gratuita de la DIAN, Proveedor tecnológico o Desarrollo propio).
• Certificado de firma digital (puedes adquirirlo con una entidad autorizada o solicitarlo gratis si usas la opción gratuita de la DIAN).
• Dispositivo con internet para gestionar tu facturación.

2. Regístrate en la DIAN

• Ingresa a la página oficial de la DIAN y en la opción “Factura Electrónica” selecciona “Habilitación”.
• Completa la información y revisa el correo registrado en el RUT, donde recibirás un mensaje de la DIAN con el siguiente paso.
• Dentro de la plataforma, formaliza el registro y selecciona el “Modo de operación”, es decir, con qué software emitirás tus facturas electrónicas.

3. Elige tu software de facturación

Recuerda que puedes facturar electrónicamente a través de:

• Proveedor tecnológico autorizado.
• Software propio desarrollado por tu empresa.
• Servicio gratuito de la DIAN.

4. Realiza pruebas para habilitarte

• Luego de registrarte, el sistema generará rangos de numeración de prueba.
• Debes elaborar y enviar facturas electrónicas de prueba a la DIAN hasta obtener la habilitación.
• Si usas el facturador gratuito de la DIAN, sube tu certificado digital o solicita uno sin costo y emite 4 documentos de prueba (2 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito).

5. Empieza a facturar electrónicamente

• Una vez completes las pruebas, ingresa al sistema de “Habilitación” e indica tu fecha de inicio de producción (se actualizará en el RUT automáticamente).
• Solicita la “Autorización de Numeración de Facturación” en el sistema MUISCA.
• Asocia los rangos de facturación en el portal de Factura Electrónica y selecciona “Asociar prefijos”.

¡Listo! Ya puedes emitir tus facturas electrónicas.

💡 Tip: conoce a RADIAN, la plataforma de la DIAN que optimiza la gestión de facturación electrónica en Colombia. Permite registrar, consultar y dar seguimiento a facturas electrónicas como título valor, facilitando su comercialización y asegurando su custodia legal.

¿Cómo consultar si una factura electrónica es válida?

Para verificar la autenticidad de una factura electrónica, la DIAN ofrece un sistema en línea que permite consultar su estado y detalles. Sigue estos pasos para confirmar si una factura es válida:

1. Acceder al sistema de factura electrónica de la DIAN y seleccionar la opción “Facturando electrónicamente”.
2. Elegir la opción “Buscar documento”.
3. Ingresar el Código Único de Factura Electrónica en la casilla que indica “CUFE o UUID”. El dato se encuentra en el archivo que llega al correo electrónico del comprador.
4. Revisar los detalles de la factura: serie, folio, fecha de emisión, datos del emisor y receptor, totales, impuestos, estado en el registro de facturas electrónicas y validaciones de la DIAN.

Impulsa tu negocio y empieza a crecer

Ahora sabes que la facturación electrónica, además de un requisito, es una oportunidad para hacer crecer tu negocio. Al automatizar procesos y cumplir con la normativa, puedes enfocarte en lo que realmente importa: vender más y brindar una mejor experiencia a tus clientes.

Si tienes una tienda online, con Tiendanube puedes emitir facturas electrónicas de forma sencilla gracias a su integración con Siigo, una de las plataformas contables y administrativas más reconocidas del país. Esto te permitirá gestionar tu negocio de manera eficiente.

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