Cómo hacer una factura electrónica paso a paso en ARCA (ex AFIP)

La factura electrónica es un comprobante digital legalmente equivalente a la factura en formato papel. Para saber cómo hacer una factura electrónica desde la página de ARCA (ex AFIP), seguí leyendo este tutorial.

Emitir facturas electrónicas es una excelente manera de ahorrar tiempo y facilitar tu proceso de facturación. Sin embargo, sabemos que hacer una factura electrónica puede ser un proceso confuso y, por eso, creamos este tutorial.

En este artículo, te explicamos qué es una factura electrónica, cómo facturar y qué herramientas existen para emitir este comprobante. Además, te contamos cómo anular una factura electrónica y qué es el CAE.

¡Empecemos!

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento comercial digital legalmente válido como soporte de cualquier transacción.

También podríamos decir que la factura electrónica es un sustituto legal y fiscal de la factura en papel.

Este medio de facturación virtual permite la gestión, el almacenamiento y el intercambio de comprobantes por canales electrónicos o digitales sin necesidad de su impresión.

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¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Los sujetos alcanzados que deben hacer factura electrónica son los siguientes:

• Monotributistas
• Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado
• Exentos en el Impuesto al Valor Agregado.
• Quienes desarrollen alguna de las actividades incluidas en el anexo de la RG 3749.
• Exportadores, por la RG 2758/2010.
• Comercializadores de bienes usados no registrables, enmarcados en la RG 3411/2012.
• Comercializadores de bienes usados no registrables, enmarcados en la Resolución General Nº 3411/2012.

El ARCA (ex AFIP) dispuso que los monotributistas de todas las categorías deben emitir factura electrónica para todas sus operaciones con consumidores finales. La factura en papel solo queda autorizada para ser usada como mecanismo de respaldo en los casos donde hay fallas técnicas con el sistema online.

La excepción de esta obligación es para quienes permanezcan en el Régimen de Inclusión Social y Promoción del Trabajo Independiente.

¿Qué comprobantes deben emitir los monotributistas?

Los monotributistas deben emitir comprobantes tipo “C”, a excepción de que se trate de una operación de exportación, en ese caso corresponderá emitir comprobantes tipo “E”.

A estos comprobantes también se los conoce como “Factura C” y, de hecho, es muy común que se solicite con esa denominación.

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Cómo hacer una factura electrónica: configuraciones previas

Si sos monotributista o exento y querés emitir facturas, notas de crédito, notas de débito, remitos, etcétera, necesitás habilitar los puntos de venta antes de comenzar a facturar electrónicamente.

¿Qué es un punto de venta?

Un punto de venta es un número de cuatro dígitos que comienza en “0001” y continúa aumentando correlativamente para identificar la cantidad de sistemas de emisión de comprobantes del contribuyente.

¿Cómo habilitar puntos de venta ARCA (ex AFIP)?

1. Ingresá a la página de ARCA y presioná “Iniciar sesión” en el recuadro “Ingresar con Clave Fiscal”.
2. Ingresá con tu clave fiscal al servicio Sistema Registral y luego a la tarjeta “Registro Tributario”.
3. Cuando llegues al paso 5 vas a visualizar el menú de “Puntos de venta”. Presioná sobre el botón “Agregar” e informá los datos solicitados por el sistema. Al final presioná “Guardar”.
4. Para finalizar, presioná “Siguiente” y, a continuación, vas a poder descargar la constancia de la transacción realizada.

Ahora sí vamos a conocer cómo emitir una factura electrónica.

¿Cómo emito la factura electrónica?

Podés generar la factura electrónica de ARCA desde tu computadora, tablet o celular con conexión a internet.

Los canales disponibles para hacer el recibo electrónico son:

• El servicio de Comprobantes en línea.
• El Facturación móvil de ARCA, una aplicación disponible para iOS y Android donde, además de generar la factura web, se puede administrar la base de clientes, productos y servicios.
• El Controlador fiscal, un equipo electrónico homologado por ARCA que te permite procesar, registrar, emitir comprobantes y conservar datos de interés fiscal en respaldo de las operaciones que generás.

Paso a paso para emitir factura electrónica

Para emitir una factura electrónica tenés que:

1. Iniciá sesión con tu clave fiscal en la página de AFIP.
2. Ingresá al servicio Comprobantes en línea.
3. Seleccioná el contribuyente asociado que corresponda.
4. Seleccioná la opción Datos Adicionales del Comprobante y, luego, completá el formulario con los datos solicitados y hacé clic en “Guardar”.
5. Seleccionar la opción Generar Comprobantes.
6. Dentro de “Puntos de venta a utilizar” y “Tipo de Comprobante”, desplegá las opciones y seleccioná el correspondiente. Luego, presioná “Continuar”.
7. Dentro de “Datos de emisión” completá con la fecha del comprobante, conceptos a incluir, periodo facturado y presioná “Continuar”.
8. Ahora completá con los datos del receptor (a quien vas a emitir la factura). Si completás el campo “Número de documento” y presionás “enter” en tu teclado, el resto de los datos se van a autocompletar automáticamente.
9. Completá los datos de la operación y luego “continuar”.  Los datos obligatorios a rellenar son la descripción del producto o servicio, la cantidad y el precio unitario.
10. Revisá todos los datos ingresados en la pantalla de resumen y hacé clic en “Confirmar datos”.
11. Vas a visualizar el mensaje que te indica que generaste el comprobante.

¿Cómo anular una factura electrónica?

Si precisás corregir o anular una factura electrónica, es necesario que emitas una Nota de crédito o una Nota de débito. Es que, en rigor, la AFIP no permite cancelar una factura electrónica, sino que corrige los errores con estos documentos.

Este comprobante te permite ajustar el monto indicado o, directamente, anular la emisión para poder generar una factura electrónica nuevamente con la información corregida.

Para anular una factura electrónica de AFIP, debés contar con número de CUIT, la clave fiscal habilitada con nivel 3 o superior y poseer los servicios de “Comprobantes en línea” y “Administración de ventas a domicilio”, que están incorporados dentro de la clave fiscal.

En primera instancia, es importante tener en cuenta que el tipo de Nota de crédito debe coincidir con el de la factura que estés corrigiendo o cancelando. Por ejemplo, la Factura C.

Los primeros pasos coinciden con los del tutorial para hacer una factura electrónica. Te dejamos el detalle acá:

1. Iniciá sesión con tu clave fiscal en la página de AFIP.
2. Ingresar a la sección de “Comprobantes en línea”.
3. Hacé clic en la opción “Generar comprobantes”.
4. Generar una nota de crédito o débito.
5. Completar los datos de la factura electrónica a anular.
6. Indicar conceptos y motivos de la cancelación.

Por último, tené en cuenta que, luego de emitir la Nota de crédito, será necesario hacer una refacturación, es decir, volver a generar una factura electrónica en AFIP con la información definitiva.

Herramientas de facturas online

A continuación, te compartimos cuatro sistemas de facturación que pueden ayudarte a tener en orden tus documentos comerciales y la contabilidad de tu negocio online.

1. Facturante

Si tu e-commerce es Tiendanube, podés descargar Facturante desde nuestra Tienda de Aplicaciones. Con esta integración vas a poder emitir las facturas online de tus ventas directamente desde el listado de órdenes del Panel.

✅ Te acercamos el tutorial para integrar Facturante a tu tienda online.

2. Contabilium

Esta aplicación ofrece un servicio integral y consiste en un sistema de gestión y contabilidad online.

Contabilium incluye facturación electrónica, emisión de presupuestos, reportes impositivos y financieros en tiempo real y facturación masiva para ventas de Tiendanube.

✅ Este es el tutorial para integrarla a tu página de ventas.

3. Tango Factura

Tango Factura es un software desarrollado para automatizar tanto la facturación de un negocio, como el control del inventario y la generación de informes contables.

Es una solución pensada para empresas de diferentes tamaños y puede usarse tanto en negocios que cuenten con locales físicos, como en aquellos que solo realizan ventas online.

4. Xubio

Xubio es una solución de gestión en la nube para emprendedores, empresas y contadores de Latinoamérica. Actualmente ofrece sus servicios en Argentina, Colombia y México.

Sirve para controlar, organizar y automatizar las tareas administrativas. Ofrece funcionalidades de factura electrónica, control de stock, cuentas a cobrar y pagar, actualización de impuesto, presupuestos y facturas personalizadas.

Cómo facturar: información complementaria

Antes de irnos, recopilamos algunas de las inquietudes que surgen con más frecuencia ante la pregunta de cómo facturar electrónicamente.

¿Cómo adherir a la factura electrónica del monotributo?

La factura electrónica reemplazó al formato físico, con lo cual, debés emitir este tipo de documento comercial siempre que necesites formalizar una transacción.

1. Ingresá a la página de AFIP.
2. Seleccioná “Comprobantes en línea” y elegí la opción de monotributistas.
3. Dirigite a “Datos Adicionales del Comprobante” y completá tus datos.
4. Habilitá el punto de venta donde vas a emitir la factura electrónica en “ABM Puntos de Ventas”.
5. Seleccioná “Generar Comprobantes” y completá todos los datos que te solicita el sistema.
6. Hacé clic en el botón “Continuar” e imprimí la factura por triplicado.

¿Cómo consultar los comprobantes generados?

En la pantalla de Régimen de comprobantes en línea, seleccioná la opción “Consultas”. Luego de rellenar los campos solicitados, hacé clic en “Buscar” y el sistema va a mostrarte las facturas electrónicas que coincidan. En este punto, podés ver y exportar archivos.

¿Qué sucede si no se emite la factura electrónica?

Según indica la norma, la facturación es obligatoria y, con ello, las personas que no cumplan con la disposición de la AFIP obtendrían una sanción económica. Para saber más sobre este punto, te recomendamos leer sobre Normativa, Aplicativos y Sistemas.

¿Cuál es el costo de emitir una factura electrónica?

Generar una factura electrónica en ARCA es un trámite gratuito.

¡Listo! Ya viste cómo hacer una factura electrónica paso a paso, cómo anularla y cuatro herramientas aliadas para facilitar toda esta gestión.

Antes de terminar, es importante que sepas qué es el CAE de AFIP y por qué será un concepto muy presente cada vez que te toque hacer una factura electrónica.

¿Qué es el CAE de ARCA (ex AFIP)?

El CAE es un número que ARCA asigna a cada una de las facturas electrónicas emitidas. De hecho, CAE corresponde a Código de Autorización Electrónica.

¿Por qué existe esto? Hace unos años, cada factura que se imprimía contaba con un un CAI (Código de Autorización de Impresión), que permitía identificar esa factura y comprobar su validez.

Ahora, con las facturas electrónicas, el CAI se reemplazó por el CAE de ARCA (ex AFIP).

¿Qué facturas tienen un CAE?

La Resolución General de AFIP, RG Nº 4004/17 establece en el artículo 4 cuáles son los comprobantes alcanzados:

• Facturas y recibos clase “B”.
• Notas de crédito y notas de débito clase “B”.
• Facturas y recibos clase “C”.
• Notas de crédito y notas de débito clase “C”.

¿Cómo obtener una constancia de CAE?

Para verificar que cada uno de los comprobantes sean válidos, se puede realizar una consulta en AFIP. Para eso, es necesario contar con los siguientes datos:

• Nombre de CUIT
• Número de CAE
• Fecha de emisión del comprobante
• Tipo de comprobante
• Punto de venta – Número de comprobante
• Importe total de la operación en la moneda original del comprobante
• Documento del receptor del comprobante

El proceso consiste en estos simples pasos:

1. Ingresá a la página de ARCA.
2. Seleccioná “Constatación de Comprobantes”.
3. Hacé clic en “Constatación de Comprobantes Electrónicos CAE”.
4. Completá con los datos que te indicamos en el párrafo anterior.
5. Seleccioná “Consultar”
6. AFIP informará si los datos coinciden con una factura autorizada.
7. En caso de que sea así, basta con imprimir esa página y presentarla.

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Tené en cuenta que este post no tiene el carácter de asesoramiento o recomendación para adoptar un criterio fiscal determinado, el cual deberá ser consultado con los asesores impositivos respecto de todas las consecuencias fiscales en la medida que se considere necesario.

En este sentido, esta guía no constituye asesoramiento o servicio profesional por parte de Tiendanube sobre ningún asunto en particular. La empresa no asume ninguna responsabilidad por los daños y perjuicios resultantes o que tengan conexión con el empleo de dicha información.