¿Qué son y cómo usar guías prepagadas de paquetería para envíos?
Las guías prepagadas son guías de envío que se pagan por anticipado. Son una opción que las paqueterías o empresas de logística ofrecen para quienes realizan envíos en gran volúmen y buscan obtener mejores precios.
Recordemos que una guía de envío es el número de registro que genera una empresa de paquetería cuando se realiza un envío. Esta tiene datos del envío y se coloca en las etiquetas para envíos para rastrear un paquete durante este proceso.
Generalmente, la guía de envío se crea cuando se contrata el servicio de la paquetería y para cotizar el costo se toman en cuenta el destinatario, remitente, peso y dimensiones del paquete, así como tiempo de entrega. Con este antecedente, podemos profundizar en qué son y cómo funcionan las guías prepagadas para envíos.
Si eres un emprendedor que busca mejorar los costos de sus envíos o quieres comenzar a realizar entrega de mercancía a domicilio, este es el lugar indicado para ti. En este contenido te explicaremos qué son las guías de prepago, cómo funcionan y cómo comprar guías prepagadas en México. ¿Comenzamos?
¿Qué son las guías prepagadas o de paqueterías?
Las guías prepagadas son guías de envío que tienen un precio fijo; se venden por volumen y permiten rastrear paquetes, así como reducir costos y optimizar el proceso de envío de paquetes. En la actualidad, pueden encontrarse guías prepagadas tradicionales o electrónicas.
Las guías prepagadas son ideales para empresas o negocios que tienen una gran cantidad de envíos de manera continua. Tienen costo fijo para estandarizar paquetes recurrentes y son proporcionadas por empresas de paquetería o distribuidores, las reglas de uso específicas dependen de cada empresa, por lo que es importante conocer las condiciones de uso antes de adquirirlas.
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Tipos de guías de envío
Existen diferentes tipos de guías prepagadas, a continuación te mencionaremos cuáles son las más comunes y sus características.
- Guías de envío de 1 kilo. Funcionan para paquetes con peso real o peso volumétrico menor o igual a 1 kilo.
- Guías de envío de 5 kilos. De igual forma que las de 1 kilo, estas guías son válidas para envíos de productos que no superan los 5 kilos de peso real o volumétrico.
- Guías de envío de 10 y 15 kilos. Para paquetes de mayor volumen o peso real que no rebasen los 10 y 15 kilos respectivamente.
- Guías de envío de 20, 25 y 30 kilos. Ideales para paquetes de mayor peso, pero que no excedan los kilos especificados de peso volumétrico o peso real.
- Guías de envío con recolección. Dentro del costo de la guía incluye el servicio de recolección en la bodega o dirección del vendedor.
- Guías de envío sin recolección. Los paquetes que se contratan con este tipo de guías de prepago deben entregarse en una oficina o sucursal de la paquetería.
- Guías de envío sin cobertura en zona extendida. Las zonas extendidas son regiones de difícil acceso o que la frecuencia de entrega es menor; muchas empresas de logística cobran una tarifa extra para entregar en estos puntos.
- Guías de envío con cobertura en zona extendida. Si la guía prepagada incluye zonas extendidas, ya no se debe realizar un pago extra independientemente del tipo de zona de entrega.
- Guías electrónicas prepagadas. Son guías que se adquieren de forma digital y que no requieren que el remitente acuda a una oficina o sucursal para adquirirla.
- Guías expréss. El servicio de entrega es más rápido, reduce los tiempos de entrega de un envío estándar.
- Guías internacionales. Sirven para realizar envíos a otros países con mejores tarifas.
Ahora que conoces los tipos de guías de envío te explicaremos cómo funcionan para que saques provecho de ellas y consideres si son una herramienta para tu negocio.
¿Cómo funcionan las guías prepagadas?
En México, las guías prepagadas se venden por paquetes o al por mayor, lo que resulta en la reducción de precio por guía. Se pueden adquirir por medio de una cuenta de cliente, un distribuidor o agrupador de paqueterías.
Uno de los principales aspectos a considerar para cotizar guías de envío prepagadas es el peso, las más comunes son de 1, 2, 5 y 10 kilos, pero también se pueden encontrar de 25 o 30 kilos, dependiendo del proveedor y la paquetería.
Como cualquier envío, se necesita el peso volumétrico y peso real para cotizar con base en el más alto. Por ejemplo, si el peso real del paquete es de 900 gramos y el peso volumétrico de 1.5 kilos, la guía que debe comprarse es de 2 kilos.
Por otro lado, la dirección de remitente y destinatario se consideran al momento de cotizar para identificar si el código postal del destinatario es zona normal o zona extendida. Ya que, en caso de que sea una zona extendida, las paqueterías cobran una cuota adicional por reexpedición a menos que la guía incluya zonas extendidas.
💡Tip: revisa las restricciones de cada paquetería, ya que para cada tipo de guía prepagada o normal se suele tener un tope de dimensiones, ya sea de alto, largo, ancho o contorno. Esto depende del tipo de vehículo que utilice la empresa de paquetería.
Diferencias entre guías prepagadas y saldo
Existe una diferencia entre el saldo de prepago —que se puede cargar en la cuenta o perfil del cliente de algunas paqueterías y agrupadores de paqueterías— y las guías prepagadas; pues, si bien en ambos casos pueden ofrecer mejores precios por el pago por adelantado, las guías de prepago tienen limitaciones en cuestión de peso, zonas extendidas, así como recolección o entrega en sucursal, etc.
¿Cómo comprar guías prepagadas?
Para comprar guías prepagadas no hay un método definitivo, ya que existen diferencias entre las paqueterías. Lo que sí te podemos compartir son algunos tips para que tengas una mejor experiencia. ¡Toma nota!
- Valora si realmente tu negocio requiere guías prepagadas.
- Empaqueta, pesa y mide tu paquete.
- Cotiza y revisa características y limitaciones.
- Revisa las características y limitaciones.
- Evita fraudes.
Hablemos con mayor detenimiento de cada uno de estos puntos, ¿te parece?.
1. Valora si realmente tu negocio requiere guías prepagadas
Las guías prepagadas sirven para ahorrar costos y tiempo dentro del proceso de entrega de mercancía, pero no es recomendable utilizar este tipo de guías cuando el volumen de envíos no es constante porque, generalmente, tienen vigencia.
Por otro lado, si el negocio es pequeño, invertir en un paquete de guías prepagadas que no serán utilizadas rápidamente podría significar un gasto innecesario y desequilibrar el flujo de efectivo de tu emprendimiento.
2. Empaqueta, pesa y mide tu paquete
Antes de comprar una guía es necesario conocer el peso y dimensiones del producto empaquetado. Con estos datos podrás conocer cuál es el tipo de guía ideal para ese paquete y evitar cobros extras por excedente de peso o dimensiones.
💡Tip: las paqueterías siempre tomarán el valor más alto para calcular los pesos volumétricos de tus artículos. Considéralo al tomar los datos de tus productos.
3. Cotiza y revisa características y limitaciones
Es importante conocer el costo del envío para validar el ahorro. Existen proveedores de guías que ofrecen precios competitivos y dependiendo de las paqueterías también se pueden encontrar diferentes precios y condiciones. Compara y cotiza todas las opciones, esto te ayudará a prevenir gastos inesperados.
4. Evita fraudes
Los fraudes con este tipo de guías son algo común, investiga a fondo qué paqueterías ofrecen esta posibilidad y cuáles son sus proveedores certificados incluso busca referencias y valoraciones de sus clientes.
Desconfía de guías prepagadas económicas o que parezcan demasiado buenas, seguramente se trata de un fraude.
📘Leer más: ¿Cómo funcionan los envíos en Tiendanube?
¿Cómo utilizar guías prepagadas en tu Tiendanube?
Como las guías prepagadas tienen tantas variantes, para usarlas en tu tienda online creada con Tiendanube, deberás de integrarlas como método de envío personalizado.
En el Administrador de tu tienda podrás configurar esta funcionalidad para realizar la carga de guías de manera manual. Esto implica que deberás notificar manualmente el estatus del paquete conforme se modifique el estatus del envío de tus productos.
Una alternativa útil a las guías prepagadas son las aplicaciones de envío que aceptan prepago para automatizar tus envíos en tu tienda en línea. Te comparto a algunos de nuestros mejores aliados de envíos en México:
- Skydropx
- Mienvío MX
- iVoy
- Envíopack
- WeShip
- 99minutos
- DHL Express
- EnvíaYa
- Envia.com
- Envios Perros
- MOOVA
- Teiker
- Treggo MEX
- Lalamove
- Rapiboy
💡Tip: dale un vistazo a nuestra Tienda de Aplicaciones. Aquí encontrarás opciones de envío disponibles para México. O si buscas en Colombia, Chile y Argentina, puedes revisar los medios de envío disponibles en tu región.
¡Mejora los envíos de tu tienda online!
Como habrás podido observar, existen diferentes tipos de guías prepagadas que tienen beneficios para los emprendedores y marcas que envían sus productos a domicilio; sin embargo, no son para todos los negocios. Es importante analizar si esta opción es una solución para tu marca, de modo que tengas la certeza de que no se convertirá en una limitante o punto débil en la atención al cliente.
Si todavía no vendes en línea ¿qué esperas para llegar a más clientes? Crea tu tienda online y aprovecha todo lo que te ofrece Tiendanube, ¡lleva tu negocio al siguiente nivel! Podrás elegir el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu marca.
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