HubSpot: qué es y cómo usarlo paso a paso

Si llegaste hasta acá, posiblemente ya hayas oído hablar de HubSpot y quieras conocer mejor la herramienta para implementarla en tu negocio. Es una plataforma tan grande que es difícil definirla en una sola palabra, por lo que intentaremos trazar un recorrido para ayudarte a entender qué es y cómo funciona HubSpot.

¿Qué es HubSpot?

En 2004, Brian Halligan y Dharmesh Shah, sus fundadores, se dieron cuenta de que la manera de comprar estaba cambiando: los consumidores ya no toleraban anuncios invasivos y habían descubierto cómo ignorarlos.

A partir de esta idea surge HubSpot, fundada sobre el concepto de que los potenciales clientes no quieren que los vendedores los interrumpan o persigan, quieren ayuda.

Ahora que tenemos un poco de contexto, ¡sigamos avanzando!

HubSpot es un CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con los Clientes) diseñado para ayudar a alinear los equipos de ventas, atención al cliente y marketing en una sola herramienta. Al unificar estas áreas, fomenta las ventas y optimiza la estrategia de inbound marketing.

Todas estas funcionalidades están orientadas a generar potenciales clientes más calificados para tu mercado particular.

Para definirlo con nuestras palabras, HubSpot es una plataforma de software diseñada para ayudar a tu negocio a vender de manera más efectiva. El lead, o potencial cliente, llega a tus canales de venta o a tu contenido y no tienes que salir a buscarlo.

Tip extra: si no está claro, te invitamos a leer qué es un lead en marketing.

Lo fundamental es compartirle al usuario contenido de calidad y valor en el momento indicado para nutrirlo y así ayudarlo en su decisión de compra. Si la estrategia funciona, el usuario termina convirtiendo.

HubSpot cuenta con su popular versión paga y una versión gratuita con algunos servicios y funcionalidades que pueden ser muy útiles para tu negocio (algunos de las cuales te hablaremos con detalle más adelante).

Antes mencionamos dos conceptos que quizá no habías escuchado antes: CRM e inbound marketing. Repasemos brevemente qué es cada uno.

¿Qué es un CRM?

CRM es el acrónimo para Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con los Clientes, en español. Se trata de un software que ayuda a rastrear todas las interacciones que tu negocio haya tenido con clientes y potenciales clientes.

Un CRM automatiza tareas de las áreas de marketing, ventas y servicio al cliente conectando todo en una misma plataforma. Esto facilita y hace más eficiente la comunicación desde tu negocio con los clientes y potenciales clientes (leads).

¿Qué es el inbound marketing?

El inbound marketing consiste, básicamente, en hacer que el usuario te encuentre, en vez de tener que ir a buscarlo. Es una metodología basada en captar posibles clientes a través de contenidos llamativos que les aporten valor.

Es por eso que la técnica se vuelve tan atractiva para los leads: porque no sienten que estés intentando venderles.

Algunas de las palancas más utilizadas para crear conciencia de marca y atraer son:

• Blogs
• E-mail marketing
• Eventos
• SEO
• Marketing de contenidos
• Centro de Recursos
• Herramientas gratuitas

Es una estrategia poderosa porque, bien aplicada, tiene el poder de darle al lead exactamente las respuestas que está buscando en el momento preciso en que lo necesita.

Al brindar una solución de esta forma, la persona no solo no lo percibe como un intento de venta de tu parte, sino que tu marca queda positivamente en su recuerdo porque el contenido que aportaste efectivamente resolvió un problema o una necesidad que tenía.

Ahora que tienes claro qué es HubSpot, qué es un CRM y qué es el inbound marketing, vamos a ver cómo funciona HubSpot.

¿Cómo funciona HubSpot?

Como te comentamos antes, HubSpot es una plataforma diseñada para ayudar a tu negocio a vender de manera más efectiva, porque el lead viene a ti y no tienes que salir a buscarlo. Pero, ¿cómo hace esto?

Primero y principal, al ser una plataforma basada en la nube, todas las actividades de marketing digital de tu negocio se alojan en su red de servidores. Entre las más populares de la versión gratuita se destacan:

• E-mail marketing
• Plantillas de correos electrónicos
• Formularios para captación de leads
• Creación de landing pages (o sitios web)
• Gestión de contactos
• Chat en directo
• Anuncios de Facebook, Instagram, Google y LinkedIn
• Analíticas de tráfico y conversión

Estos puntos se combinan en una sola plataforma a la que se puede acceder desde cualquier lugar.

Es así que el equipo de marketing puede usar todas las herramientas de HubSpot para nutrir leads calificados mediante inbound marketing hasta que estén listos para convertir y pasar al equipo de ventas.

Esta transición de un equipo a otro, se simplifica porque se puede ver en detalle la actividad de cada lead: qué página visitó, qué correo abrió, qué formulario completó, entre otros. Esta información es valiosísima y facilita la venta.

Pero eso no es lo único que HubSpot ofrece. Con los años fueron agregando más servicios específicos para cada equipo: Marketing, Ventas, Servicio y Operaciones. Todas estas herramientas se pueden integrar a tu negocio utilizándolas por separado o combinadas.

¿Qué servicios y recursos ofrece HubSpot?

Los 6 servicios que vamos a describir a continuación son:

1. HubSpot CRM
2. HubSpot Marketing Hub
3. HubSpot Sales Hub
4. HubSpot Service Hub
5. HubSpot CMS Hub
6. HubSpot Operations Hub

1. HubSpot CRM: ¿qué es?

El CRM de HubSpot es la pata central de la plataforma, ya que aloja la base de datos de contactos que pueden ser registros, leads y clientes.

Sobre estos contactos es que haremos acciones en función de la fase en la que se encuentren. Y, cabe destacar, que algunas de sus funciones principales son gratuitas.

2. HubSpot Marketing Hub: ¿qué es?

Se trata de un software de marketing que ayuda a aumentar el tráfico, convertir más visitantes en clientes o leads y ejecutar campañas de inbound marketing. Incluye software para crear landing pages y poner en marcha estrategias para atraer tráfico.

También ofrece herramientas para convertir a visitantes en registros, como la herramienta de creación de formularios, y también para automatizar acciones, como el recurso de e-mail marketing o el de marketing automation.

En síntesis, el Marketing Hub de HubSpot permite poner en marcha una serie de acciones de marketing para atraer tráfico, convertirlo en leads y a éstos nutrirlos para transformarlos en clientes.

Estas son las funcionalidades más populares de la versión gratuita del HubSpot Marketing Hub:

• E-mail marketing
• Formularios
• Landing pages
• Gestión de contactos
• Chat en directo
• Anuncios de Facebook, Instagram, Google y LinkedIn
• Analíticas de tráfico y conversión

3. HubSpot Sales Hub

Es un software de CRM de ventas que permite recopilar datos más relevantes de los leads, automatizar las tareas más operativas y, así, cerrar negocios más rápidamente.

HubSpot Sales Hub brinda a los equipos de ventas las herramientas que necesitan para ofrecer un excelente servicio y cerrar tratos en el momento en que un lead está listo para convertirse en cliente. Todo esto gracias a que les permite ver qué leads visitan su sitio, en qué páginas y con qué frecuencia.

El software también ofrece alertas instantáneas cada vez que un lead abre un e-mail, realiza una conversión en un formulario o una acción que indica la intención de comprar. Y debido a que se sincroniza con el resto del CRM, el equipo de marketing puede ver fácilmente qué tratos se ganaron, se perdieron o aún están en progreso, y cómo han contribuido a ese éxito.

Estas son las funcionalidades más populares de la versión gratuita del HubSpot Sales Hub:

• Gestión de contactos, negocios y tareas
• Notificaciones y seguimiento de correos
• Plantillas de correos electrónicos
• Uso compartido de documentos
• Llamadas y seguimiento de llamadas desde la app
• Programación de reuniones
• Cotizaciones
• Chat en directo

4. HubSpot Service Hub

Se trata de un software de servicio que permite ponerse en contacto con clientes, para deleitarlos con el servicio de atención al cliente y convertirlos en promotores que potencien el crecimiento de tu negocio.

El HubSpot Service Hub está diseñado para apoyar al equipo de soporte. Con el conjunto de herramientas que ofrece este software se pueden identificar fácilmente los problemas que experimentan los clientes, resolverlos rápida y eficientemente y controlar el nivel de satisfacción. En síntesis, ayuda al equipo de soporte a mantener a los clientes contentos.

Y al igual que los Hubs detallados anteriormente, HubSpot Service Hub funciona en conjunto con el resto del CRM, por lo que cualquier miembro del equipo de soporte puede ver las interacciones anteriores que un cliente ha tenido tanto con el equipo de marketing como con el de ventas, y determinar rápidamente la mejor manera de resolver cualquier problema.

Todo esto agiliza el proceso de gestionar un ticket y garantiza que los clientes experimenten el mejor servicio posible.

Estas son las funcionalidades más populares de la versión gratuita del HubSpot Service Hub:

• Tickets
• Correo de equipo
• Chat en directo
• Plantillas de correos electrónicos
• Calling
• Creación de tickets desde el correo o el chat
• Bots para crear tickets
• Programación de reuniones
• Informes

5. HubSpot CMS Hub

Según la definición de HubSpot, “es un software de gestión de contenidos flexible para las y los marketers, potente para los desarrolladores y que ofrece a los clientes una experiencia confiable y personalizada”.

Permite crear webs, blogs o landing pages desde la propia plataforma, sin necesidad de tener conocimientos técnicos, ya que funciona a través de un sencillo sistema de plantillas.

Cabe aclarar también que este Hub no cuenta con una versión gratuita. Entre sus características más populares están:

• Editor drag-and-drop
• Recomendaciones de SEO
• Temas para sitios web

6. HubSpot Operations Hub

HubSpot Operations Hub fue diseñado para los equipos encargados de implementar procesos, sistemas y programas de una forma unificada en todos los departamentos.

Funciona para reunir todos los datos de tu empresa, desde HubSpot y más allá, en un solo lugar.

También funciona para mejorar los procesos y hacer que la automatización sea más fácil de implementar. Facilita la obtención de los datos que quieres, cuando, donde y como quieras.

Cabe aclarar también que este Hub tampoco cuenta con una versión gratuita. Entre sus características más populares están:

• Sincronización de datos
• Automatización programable
• Automatización de calidad de datos

Ahora que tienes claro qué servicios ofrece HubSpot y cuáles de ellos son gratuitos, vayamos al paso a paso de cómo enviar un e-mail con la versión gratuita de HubSpot.

Cómo enviar un e-mail con la versión gratuita de HubSpot: paso a paso

En este paso a paso, te enseñaremos cómo enviar un e-mail con la versión de HubSpot gratis. 📧

La única aclaración para hacer es que, si quieres usar este servicio gratuito, puedes enviar hasta 2000 correos electrónicos al mes y revisar informes básicos. Si tu base de clientes no es superior a ese número, entonces esta versión es para ti.

1. Cómo crear una cuenta gratuita

Regístrate en con una cuenta en HubSpot.

2. Cómo importar una base de contactos

Es importante que tengas en un Google Sheet o en un Excel los correos electrónicos de todos los contactos a los que quieras enviarles un e-mail.

También sería ideal si cuentas con el nombre, así vas a poder personalizar la comunicación ¡y eso siempre trae mejores resultados!

En primer lugar, vas a armar una lista con todos los contactos. Es clave que la tengas en formato .csv, ya que es el único admitido para las importaciones.

Una vez que tengas la lista de contactos en .csv, la vas a subir a la herramienta.

Haz clic en Contactos ➜ Contactos

Una vez que estés dentro de contactos, haz clic en Importar ➜ Iniciar una importación ➜ Archivo de la PC ➜ Siguiente ➜ Un archivo ➜ Siguiente ➜ Un objeto ➜ Siguiente ➜ Contactos ➜ Siguiente

Siguiendo esa ruta, vas a llegar a esta pantalla:

Una vez que estés acá, vas a subir o arrastrar el archivo .csv con tu lista de contactos. Cuando la tengas subida, haz clic en “Siguiente”.

En esta parte tienes que asignar cada título de columna a una propiedad de contacto de HubSpot. Por lo general, HubSpot entiende el nombre de cada columna. Si es así, va a aparecer un tilde verde en la columna mapeado.

Cuando todas las columnas estén asignadas correctamente, se va a habilitar la opción “Siguiente”. Haz clic ahí y tilda las dos casillas que aparecen en la siguiente pantalla:

Haz clic en “Finalizar la importación”, espera a que termine de procesar y ya tienes lista tu primera importación ¡y tu lista de contactos!

El nombre que le pongas a la importación, va a ser el nombre de la lista, en este ejemplo es “Mi primera importación.csv”.

¡Ahora pasemos al diseño del e-mail!

3. Cómo diseñar un e-mail

Haz clic en Marketing ➜ Correo electrónico

La primera vez que lo hagas, te va a contar que en la versión gratuita puedes enviar 2000 e-mails al mes. Haz clic en Comenzar ➜ Crear un correo

En esta parte vas a poder elegir entre todas las plantillas que ofrece HubSpot.

Para este ejemplo, elegí la primera, la de bienvenida.

En esta primera pestaña Editar, es donde vas a poder diseñar el e-mail a tu gusto. A la izquierda vas a tener dos menús “Contenido” y “Diseño”.

En el de “Contenido” vas a poder agregar imágenes, texto, botones (para poner enlaces), divisores, botón de redes sociales y videos. Es modalidad drag & drop, esto quiere decir que tienes que arrastrar y colocar lo que quieres usar. Debajo vas a ver un ejemplo:

En la parte de “Diseño” vas a poder editar colores del cuerpo de la plantilla, del fondo, definir el ancho, estilos de texto, el tamaño y color de los botones, etc.

Realmente el editor es una herramienta muy intuitiva y vas a poder armar el e-mail acorde a la identidad de tu marca.

Pasemos a la siguiente pestaña “Configuración”.

Acá vas a poder cambiar el nombre y la dirección del remitente. Te recomendamos tener una dirección de correo institucional con dominio propio para que tu marca se vea más profesional.

También será a esta casilla donde los contactos pueden responder con consultas, es importante que prestes atención y respondas a sus dudas para brindar una excelente atención al cliente.

En esta parte te vas a encontrar con la línea del asunto, para este punto te voy a dar unos tips más adelante: los disparadores mentales.

Ahora, revisemos cómo enviar el e-mail.

4. Cómo enviar el e-mail diseñado a la base elegida

Ya con el e-mail diseñado, el contenido escrito y el mejor asunto usando un buen disparador mental, solo queda enviarlo.

Para esto, ve a la tercera pestaña “Enviar o programar” y en “Enviar a” vamos a seleccionar la lista que importamos anteriormente.

Ahora que ya tienes seleccionada tu lista, a la derecha vas a tener dos opciones: “Enviar ahora” o “Programar para una fecha posterior”.

⏰ Te recomendamos que envíes comunicaciones a tus clientes de martes a jueves de 10 a 17 horas, excluyendo feriados.

Luego, el día o el horario específico que mejor funcione para tu audiencia lo vas a conocer probando. En el caso de Tiendanube, enviamos nuestro newsletter todos los miércoles a las 10 horas.

Una vez enviado, ahí mismo vas a poder visualizar la tasa de aperturas, la tasa de clics, la tasa de clickthrough o CTR y demás KPIs para medir si tu e-mail fue exitoso.

5. Cómo descargar el reporte del envío

Ya el envío se hizo, ¿y ahora? ¡Vamos a medir si lo que hicimos funcionó!

En el menú Marketing ➜ Correo electrónico vas a encontrar todos los e-mails que enviaste y también los borradores. Selecciona el que corresponda y haz clic en exportar ➜ gráficas de rendimiento (PDF)

Al e-mail que hayas usado para registrarte en HubSpot te va a llegar el reporte completo. En la tercera página vas a ver todas las tasas, para evaluar el éxito y llevarte insights para mejorar tus comunicaciones.

Disparadores mentales para escribir asuntos ¡que generen muchas aperturas!

Primero responderemos ¿qué son los disparadores mentales?

Son estímulos que recibe el cerebro y que llevan a una persona a decidir algo. Aplicado al negocio, actúan como impulsores para la toma de decisiones en tus clientes o leads.

Entonces aplicarlos a los asuntos o subjects te va a ayudar a obtener más aperturas de tus e-mails.

Los 10 principales disparadores mentales que puedes aplicar son:

1. Placer
2. Novedad
3. Sencillez
4. Curiosidad
5. Expectativa
6. Comunidad
7. Escasez
8. Autoridad
9. Urgencia
10. Garantía

Veamos cada uno en detalle.

1. Placer

Este es uno de los imprescindibles porque mueven a todas las personas por igual. ¿Quién no quiere sentirse bien?

Para aprovecharlo, intenta ponerte en el lugar de tu cliente o lead y pensar qué puede llegar a disfrutar, qué sensación placentera es la que está buscando.

Ejemplo: Abrígate con nuestras mantas este invierno.

2. Novedad

El anuncio de algo nuevo suele generar un fuerte impacto en el cerebro, liberando dopamina. Esto estimula la motivación y la concentración.

Por eso, son tan efectivos para tomar acción. Además, viene acompañado de la expectativa de que algo va a ser mejorado.

Ejemplo: Descubre el nuevo lanzamiento de nuestra tienda.

3. Sencillez

Al cerebro humano, le gusta lo simple. Está en su condición biológica. ¿Prefieres leer un texto interminable con mucho lenguaje técnico o un enunciado breve que explique lo que necesitas saber sobre un tema de una manera clara?

Por esta razón, este es un muy buen disparador mental para mantener los asuntos cortitos y al pie.

Ejemplo: ¿Quieres que tus botas duren años? Cómpralas de cuero.

4. Curiosidad

Dispara la mente porque despierta una parte del cerebro que quiere descubrir y evolucionar, esto activa la dopamina. Es por eso que cuando usamos elementos que despiertan curiosidad, ayuda a mantener el interés de los leads.

Esto hará que sí o sí abran tu correo electrónico. Cuando lograste despertar la curiosidad de tu cliente, la respuesta de acción es imparable.

Ejemplo: Usa este truco para multiplicar tus ventas.

5. Expectativa

Crear expectativa en tu cliente o lead hace que esté ansioso por conocer tu producto o servicio. La mejor manera de lograr esto es anticiparte y contarle a tu cliente que estás trabajando en algo que aún no conoce.

Ejemplo: En 10 días sale la cápsula de invierno, acá te damos un adelanto.

6. Comunidad

El ser humano es social. Necesita sentirse parte de una comunidad y formar parte de una lo hace sentir bien.

Es por eso que invitar a tu cliente o lead a formar parte de tu comunidad facilita la conversión, porque le ayuda a tomar la decisión a través de este estímulo.

Ejemplo: Únete a la comunidad más grande de emprendedores de Latinoamérica.

7. Escasez

Consiste en crear valor a partir de la limitación de un producto o servicio. Esto motiva al cerebro humano porque el inconsciente suele asociar que cuanto más difícil es conseguir algo, más valioso es.

Si el lead aún no tomó la decisión de compra o no está totalmente convencido, al percibir escasez y que no tendrá otra oportunidad de hacerlo, es muy probable que se sienta motivado a comprar.

Ejemplo: ¡Últimas unidades! No te quedes sin el tuyo.

8. Autoridad

Tendemos a valorar más la opinión de alguien que consideramos superior, porque reconocemos que esa persona sabe más sobre el asunto.

Para atraer a más clientes, uno de tus objetivos tiene que ser posicionarte como una autoridad en tu rubro.

Por ejemplo, Tiendanube es la plataforma líder de e-commerce de Latinoamérica, lo que nos da autoridad en el tema.

Ejemplo: Tips de expertos para vender más en fechas especiales.

9. Urgencia

Funciona como un disparador de escasez, pero su limitación se asocia al plazo, a limitar el tiempo que tu cliente o lead tiene para tomar una decisión.

Al darle un plazo, colocas al cliente en una situación límite y, con ello, ayudas a la decisión de compra.

Ejemplo: Oferta hasta las 23:59, ¡última oportunidad!

10. Garantía

Darle la seguridad a tu cliente o lead de que puede dar un paso atrás si el producto no lo convence es una herramienta clave. Ayuda a vencer el miedo a equivocarse y eso le da más seguridad para concretar la compra.

Ejemplo: 15 días de prueba o te devolvemos tu dinero.

Hay muchísimos disparadores más, pero creo que estos son los que más aplican al negocio y, especialmente, a cerrar ventas.

Con ellos, vas a poder escribir los mejores asuntos o subjects para garantizar aperturas ¡y vender más! También te recomiendo usar emojis para generar un vínculo más descontracturado y cercano.

HubSpot: precios

Ya vimos que muchas de sus funcionalidades son gratuitas, pero si tu negocio está necesitando una mejora, en esta sección vamos a profundizar en los precios.

HubSpot tiene 3 ofertas de distintos niveles: Starter, Professional y Enterprise. Esto es para que, a medida que la vayas utilizando, puedas ir escalando y adaptando la cuota mensual a tus necesidades.

Fuente: Precios de HubSpot

Este sistema permite diseñar un plan personalizado a las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, puedes contratar el Starter de Marketing Hub pero usar la versión gratuita de Sales Hub y miles de combinaciones más.

Lo más importante es que tengas claridad en el uso que le quieres dar a la herramienta y las necesidades actuales de tu negocio para contratar un plan que se adapte. O bien también puedes usar la versión gratuita.

HubSpot: ventajas y desventajas

Ventajas

• Versión gratuita 100%.
• Integración de muchas herramientas para potenciar tu negocio.
• Todo en uno.
• Interfaz intuitiva, fácil de usar.
• ChatBot en vivo.
• Compatible con muchas otras herramientas.
• Soporte especializado.
• Tiene una versión en español.

Desventajas

• Puede terminar siendo muy costoso si se van incorporando funciones adicionales.
• Los reportes pueden resultar un poco básicos porque no se pueden personalizar tanto como quisieras.
• Si algún día quieres cambiar de esta plataforma a otra, la migración no va a ser fácil.

Ahora que repasamos las ventajas y desventajas, en la siguiente sección vamos a repasar algunas alternativas a HubSpot.

Alternativas a HubSpot

Esta sección la dividimos en dos partes: por un lado, alternativas a HubSpot si estás buscando un CRM y, por el otro, alternativas a HubSpot si estás buscando una herramienta gratuita para enviar e-mails masivos.

Otras opciones de CRM

Si lo que estás buscando son alternativas de CRM a HubSpot, debajo te comparto una lista de opciones similares en cuanto a funciones principales y beneficios:

• Zoho CRM
• noCRM.io
• Zendesk
• Dynamics 365
• Oracle
• WolfCRM
• Pipedrive
• Bitrix24
• Active Campaign
• Sugar CRM
• Agile CRM
• FreshWorks
• Monday CRM
• Keap
• WiWink
• NetSuite CRM
• Salesforce

Otras herramientas gratuitas para enviar e-mails masivos

Si lo que estás buscando son alternativas a HubSpot para enviar correos electrónicos a tu base de clientes, debajo te comparto una lista de programas gratis que te ayudarán a acercarte a tus clientes:

• Mailjet
• Easymailing
• Mailify
• SendPulse
• Benchmark
• SendinBlue
• Zoho Campaigns
• MailerLite
• VerticalResponse
• MailChimp
• Doppler
• Perfit

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Conclusión

En síntesis, HubSpot es una herramienta muy poderosa si es utilizada correctamente. La estrategia de inbound marketing puede marcar la diferencia convirtiendo usuarios en compradores y, así, multiplicar tus ventas.

Ya conoces el paso a paso para enviar un e-mail y algunas ideas de asuntos para que te inspires. De esta forma, vas a lograr una buena campaña de e-mail marketing, lo que va a mejorar la relación con tus clientes, que se traduce en más ingresos para tu negocio.

Si aún no vendes por internet o no cuentas con una plataforma que esté a la altura de adonde quieres llevar tu marca, prueba Tiendanube. Somos la plataforma de e-commerce líder en Latinoamérica con más de 130 mil marcas que confían en nuestras herramientas.