Estructura de costos, ten el control de tus finanzas (incluye plantilla)

La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los costos de una empresa. Sirve para identificar y categorizar los gastos que tiene una empresa cada día. 

Cualquiera sea la etapa en la que se encuentre tu negocio, es importante que aprendas a armar una estructura de costos de tu empresa. La gestión financiera es fundamental para optimizar el desarrollo de tu comercio y profesionalizar tu marca.

En este artículo te vamos a contar cómo armar una estructura de costos, qué es, los tipos que existen y, al final, podrás descargar gratis tu propia plantilla para que puedas hacerlo tú mismo.

Antes de entrar en materia, recordemos que un costo es la cantidad de dinero que se necesita para fabricar un bien u ofrecer un servicio. En este desembolso están incorporados los gastos de producción, la compra de materia prima, el pago a la mano de obra y los gastos administrativos.

¡Comencemos!🚀

¿Qué es una estructura de costos?

La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica y efectiva los costos de una empresa, con el objetivo de tomar mejores decisiones.

En este archivo debe incluir todos los costos de una empresa para que funcione y pueda cumplir con su propuesta al consumidor, por ejemplo: materia prima, comisiones, salarios, impuestos, empaques, alquiler o renta, servicio de internet, entre otros.

Hay dos maneras en las que una empresa puede dirigir sus decisiones: por costo o por valor. Las empresas impulsadas por los costos son aquellas cuyo objetivo es gastar menos, para poder ofrecer una propuesta más accesible al público.

Por su parte, las empresas orientadas al valor son aquellas en las que se pone el foco en la calidad, aunque esto se traduzca a veces en productos o servicios más caros, pero considerados más valiosos.

La elección de uno de estos modelos orientará la forma de planificar los costos en una empresa.

¿Por qué es importante tener una estructura de costos?

Una estructura de costos es uno de los aspectos que deben plantearse a la hora de definir el modelo de negocio de una empresa, su importancia radica en estas razones:

• Es útil para evaluar aumentos o disminuciones de los costos en general.
• Ayuda a calcular la utilidad y los beneficios en la venta de un producto o servicio.
• Facilita la proyección de ganancias totales, mensuales y anuales.
• Apoya al control total de las finanzas de un negocio.
• Indica si un emprendimiento es rentable o no.

📘Leer más: Ideas de negocios rentables para alcanzar el éxito de tu marca

Elementos de una estructura de costos

Para armar la estructura de costos de una empresa, podemos clasificar en fijos o variables:

• Los costos fijos son aquellos que no dependen de las ventas de tu negocio (por ejemplo: alquiler de oficina, conexión a internet, mantenimiento de tu tienda online, sueldos, contadores, etcétera).
• Los costos variables son aquellos que sí dependen de tu volumen de ventas (por ejemplo: costo de la mercancía, tarifa cobrada por los medios de pago, costo del envío, etcétera).

Veamos en detalle cada tipo para que puedas elaborar tu estructura de costos sin que queden dudas sobre estas definiciones.

Costos fijos

Para entender los costos fijos de tu negocio, es necesario preguntarte: ¿cuáles son aquellos gastos que tendrías en un mes, aún si no tuvieras ninguna venta?

Algunas respuestas que pueden venir a tu mente son:

• Alquiler o renta de oficina, taller o local (incluye siempre luz, gas, agua, limpieza e impuestos)
• Conexión a internet
• Teléfono fijo y móvil (si es que tienes uno exclusivo para tu negocio)
• Sueldos (incluye todos los impuestos sobre los sueldos y no solo el valor “en mano”)
• Contadores
• Abogados
• Mantenimiento de cuenta bancaria
• Mantenimiento de tienda online
• Publicidad en redes sociales
• Otros costos de operación (pago de impuestos o costos por importar, por ejemplo)

Lo importante es que puedas planificar mensualmente estos gastos y entender qué inversión necesitas para mantener tu operación básica.

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Ejemplo de costos fijos

Supongamos que quieres crear tu tienda virtual, tu lista de gastos fijos podrían ser los siguientes:

• Trabajas desde tu casa, por lo que no necesitarás pagar una oficina.
• El costo de la conexión a internet.
• Los gastos de una línea telefónica para atender a tus clientes.
• Todavía no tienes empleados: son solo tú y tu socio y lo que pretenden ganar de sueldo al mes.
• Los honorarios del contador que te ayuda con tus impuestos.
• Tienes una cuenta bancaria simple, con un costo de mantenimiento mínimo.
• Creaste una tienda online con Tiendanube en el plan más accesible (¡mira todos nuestros planes aquí!).

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Costos variables

Para cada producto que quieras vender, tienes que conocer los costos asociados. Seguramente tendrás varios costos que sean independientes del producto y otros que dependan mucho de él.

Por ejemplo, el costo de fabricación del producto seguramente sea muy distinto para un pantalón, un vestido o un cinturón, pero el costo de empaquetado puede ser similar para todos.

Algunos casos de costos variables son:

• Fabricación del producto.
• Empaquetado.
• Envío.
• Comisión del medio de pago.
• Impuestos (IVA, ingresos brutos, impuesto a las ganancias).

Ejemplo de costos variables

Ahora que conoces el significado de los costos fijos y variables, analicemos un ejemplo en el que tienes una marca de ropa y vendes un vestido:

• Tienes un costo de fabricación de $3.
• Para el envío, colocas el vestido en un pliego de papel  y la entregas en una bolsa para envíos, con los datos de tu marca: todo esto tiene un costo de $1.
• El envío lo paga el comprador, con lo cual no representa un costo para ti.
• El medio de pago cobra un 3% de la venta. Si vendes la camisa en $10, tienes un costo de $0.3 pesos.

Tu costo de venta para cada camisa es de $4.3. Si vendes este producto en $10, tendrás una ganancia de $5.7 por artículo comprado.

Pasos para hacer una estructura de costos

Para hacer la estructura de costos de una empresa se debe hacer un desglose de costos fijos y variables. Lo ideal es evitar aproximaciones y usar datos reales para obtener resultados correctos.

Estos son los pasos que tienes que seguir para hacer la estructura de costos de una empresa:

1. Desglosar los costos fijos (tal como lo hicimos en el ejemplo de la sección anterior).
2. Desglosar los costos variables (similar al ejemplo de la sección anterior).
3. Obtener la ganancia, es decir, el beneficio adicional que se obtiene de la venta de un producto o servicio.
4. Hacer un análisis de la evolución de las ventas e incluso, crear una proyección anual de las ganancias totales de tu negocio.

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¡Esperamos que te sea útil y puedas planificar tu negocio con mayor claridad!

Tipos de costos de una empresa

En muchas clasificaciones, se habla únicamente de costos fijos y variables. Esto no está mal porque sirve para armar la estructura y calcular el volumen de inversión y gastos que se están efectuando por mes, por ejemplo. Sin embargo, existen más tipos de costos y son los siguientes:

• Costos directos
• Costos indirectos
• Costos fijos
• Costos variables
• Costos operativos o de funcionamiento
• Costos de oportunidad
• Costos hundidos
• Costos controlables
• Costos no controlables

Hablemos brevemente de cada uno de ellos para evitar dudas.

Costos directos

Aquí entran la mano de obra, la materia prima y los gastos involucrados en la producción de un producto o un servicio.

Costos indirectos

A diferencia de los anteriores, estos no se relacionan directamente con la producción, como el servicio de internet o la luz. Si bien, pueden ser servicios útiles a la hora de producir, no se utilizan exclusivamente para eso.

Costos fijos

Son los que no dependen de las ventas de tu negocio, por ejemplo el alquiler de un local físico, el mantenimiento de tu tienda online, los sueldos, el pago a los contadores, etcétera.

Costos variables

Son los que sí dependen del volumen de ventas del negocio, por ejemplo el costo de la mercancía, la tarifa cobrada por los medios de pago, los gastos de envíos, entre otros.

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Costos operativos o de funcionamiento

Es una categoría en la que se consideran los gastos necesarios para que una empresa pueda operar diariamente, un ejemplo de ello sería el alquiler de la oficina o la renta de un taller.

Costos de oportunidad

No es un tipo de costo tan común pero en ocasiones es necesario considerarlo. Se refiere al beneficio al que se renuncia al elegir una alternativa sobre otra. Es decir, si se guarda el dinero en el banco, generando 2% de intereses, vs. si se deja en efectivo, sin crecimiento alguno.

Costos hundidos

Son los gastos que ya se hicieron y no se podrán recuperar en el futuro, un ejemplo muy sencillo es el tiempo.

Costos controlables

Esta es una clasificación por consumo y, como su nombre lo dice, se refiere a aquellas cifras sobre las que se tiene control. Los bonos, las donaciones y los aumentos a los colaboradores son ejemplos de ellos.

Costos no controlables

Son exactamente lo contrario a los anteriores. Un buen ejemplo podría ser la publicidad en Google, que varía en función al valor de las palabras clave en un momento determinado.

Ya tengo mi estructura de costos, ¿y ahora?

Al hacer una estructura de costos, sabrás cuántos productos y/o cuántas ventas necesitas realizar para cubrir tus costos, incluyendo sueldos, salarios y capital para reinvertir y continuar creciendo tu negocio.

Lo importante es entender cómo puedes hacer para obtener ese número de ventas y cuándo lograrás venderlas. ¡Tienes dos caminos!

• Invertir en publicidad: será importante analizar cuántas ventas genera esta inversión en publicidad y considerarla como parte de tus costos variables.
• Adquirir nuevos clientes de forma gratuita: en este caso tendrás que entender qué esfuerzos necesitas realizar y cuánto tiempo tardarás en vender cierto número de productos mensuales para alcanzar a cubrir tus gastos y continuar creciendo tu marca.