El presupuesto de ventas y su importancia para tu negocio

El presupuesto de ventas es el cálculo que te proporciona la ganancia que generará tu negocio durante un lapso de tiempo determinado. Mediante el balance entre la cantidad de productos o servicios vendidos, el precio al cual se venderán y la data que tengas del entorno, puedes calcular qué tan rentable será tu negocio.

¿Quieres saber más sobre el presupuesto de ventas? Continúa leyendo y descubre cómo esta herramienta puede ayudar a establecer metas y tener visibilidad sobre la efectividad de tu fuerza de ventas.

Además, podrás contar con la cifra exacta de ingresos que puedes llegar a generar y responder la pregunta “¿qué tan rentable es mi negocio?” ¡No te pierdas esta oportunidad de arrancar tu empresa con el pie derecho!

¿Qué es el presupuesto de ventas y cuál es su finalidad?

El presupuesto de ventas es una herramienta que te permite calcular la rentabilidad que puedes esperar de tu negocio por un producto o servicio que vendas durante un periodo de tiempo específico.

La finalidad del presupuesto de ventas es calcular qué tantas utilidades obtendrás cuando un bien que vendas salga al mercado. La ganancia calculada sobre las ventas de dicho producto pueden ayudarte a determinar los recursos que usarás para apoyar esas ventas, y como extra, será posible monitorear y mejorar el desempeño de tu equipo comercial.

A medida que alcances las ventas estimadas por tu presupuesto, conocerás si tu proceso de ventas es óptimo o tiene oportunidad para mejorar. Y claro, entre mayor sea la ganancia que obtengas de esas ventas, mayor la rentabilidad y salud general de tu negocio.

¿Cuál es el objetivo de hacer un presupuesto?

El objetivo de realizar un presupuesto es tener un reporte detallado que te permita tener visibilidad de un proyecto financiero y la cantidad de dinero que puede generar si se realiza de manera exitosa, además de darte información detallada que te permitirá tomar decisiones para mejorarlo.

En el caso concreto de un presupuesto de ventas, el objetivo es conocer las ganancias posibles que obtendremos al vender un producto o servicio, mejorar la administración de los recursos que utilizamos al vender, detectar costos o gastos ajustables y pulir nuestra estrategia a fin de mejorar nuestras ventas.

Cuando una empresa desarrolla un presupuesto de ventas con la mayor cantidad de información posible, no solo contará con una herramienta financiera detallada para calcular la rentabilidad, también podrá establecer objetivos para su equipo de vendedores que les permitan actuar con una mejor dirección.

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¿Cuál es la diferencia entre presupuesto de ventas y pronóstico de ventas?

La diferencia entre presupuesto de ventas y pronóstico de ventas está en el momento cuando realizas cada uno; mientras que el presupuesto de ventas surge al inicio de la planeación de la venta y contempla todo un periodo de tiempo, el pronóstico de ventas lo preparas sobre la marcha, con datos reales de las ventas ya realizadas.

También el objetivo de ambos es distinto. El presupuesto de ventas se hace para mantener visible la rentabilidad de los productos o servicios que venderás, mientras que el pronóstico detalla cuántas de esas ventas completarás y en cuánto tiempo.

Aunque es posible realizar un pronóstico de ventas en etapas tempranas de la planeación de ventas (o incluso como parte del presupuesto de ventas), la realidad es que para que el pronóstico sea más preciso, su cálculo necesita alimentarse de información real del periodo a medir.

Pongámoslo así: tu presupuesto de ventas puede establecer cuánto esperas obtener durante todo un año al vender un producto, mientras que tu pronóstico te dirá, tras calcular las ventas de los tres primeros meses, qué tan probable será que realmente llegues a esas ganancias al concluir el año.

El pronóstico de ventas es un complemento de cualquier plan de ventas y, por supuesto, apoya la ejecución del presupuesto de ventas. Entre más preciso sea el cálculo para realizar el pronóstico, mejores serán las decisiones estratégicas que tomes en torno a él.

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¿Cómo se elabora un presupuesto de ventas?

Para elaborar un presupuesto de ventas, primero es importante entender los cuatro elementos clave que debe contener esta herramienta:

• Cantidad en unidades que se espera vender de un producto.
• Precio por unidad del producto.
• Periodo de tiempo que cubre el presupuesto.
• Información del entorno económico.

Una vez que tengas estos elementos, toca armar el presupuesto. Como es usual en materia financiera, existen múltiples métodos para hacerlo, pero en esencia, todos tienen los mismos cuatro pasos básicos:

• Recolección de información.
• Consolidación de información.
• Cálculo del presupuesto.
• Conversación y estrategia.

A continuación, te mostraremos más detalles de cada elemento clave para después seguir con los pasos para la creación del presupuesto.

Cantidad en unidades que se espera vender de un producto

Básicamente, necesitas saber con cuántas unidades dispones de aquello que deseas vender.

Recuerda que esto aplica tanto para quienes producen para vender como para quienes compran para vender. En este segundo caso, necesitas conocer la capacidad de venta de tus proveedores para saber exactamente cuántos bienes tendrás para comercializar.

Precio por unidad del producto

Este es el precio por unidad determinado por el precio de venta (cuál es el valor monetario que debes fijar para ese producto de acuerdo a distintos factores internos y externos).

Aquí es necesario contemplar a la competencia, el comportamiento del mercado, si existe una temporalidad que debes aprovechar o una estrategia que requiera un ajuste a ese precio.

Periodo de tiempo que cubre el presupuesto

Este es el lapso en el cual vas a dividir las ventas de tu producto. Esto depende de las metas que te propones, así como de los periodos que deseas medir.

Algunos productos serán medidos por mes, trimestre o por desempeño anual. Incluso es posible que un mismo presupuesto contemple medir varios periodos o estar alineado a tu calendario fiscal.

Información del entorno económico

Aquí entra toda la inteligencia financiera que te ayude a tener información más precisa para los otros tres elementos.

¿Tienes información de las ventas del mismo periodo, pero del año anterior? ¿Cuentas con reportes de mercado que indiquen cuál es el precio promedio de un producto como el tuyo? ¿Alguno de tus competidores vende su versión de uno de tus productos? Entre más completo sea el marco del entorno, más preciso —y útil— será el presupuesto.

Ahora, revisaremos cada uno de los pasos para hacer un presupuesto de ventas. Recuerda que, aunque existen varios métodos en los cuales varía la cantidad de procedimientos, estos son los pasos básicos que te permitirán generar un presupuesto para tu negocio:

Recolección de información

Esta es la etapa que nutre con datos a los cuatro elementos clave del presupuesto de ventas. Cada negocio es distinto y por ende, los datos que obtengas pueden variar, pero la información que te ayudará para generar un mejor reporte es la siguiente:

• Estudio de mercado para conocer la posición de tu producto dentro del terreno en donde deseas competir.
• Ventas históricas del producto en tu negocio. Si el producto es nuevo, información acerca del desempeño de productos similares o de su segmento, ayudan.
• Capacidad de producción para saber si tú como productor o revendedor de un producto serás capaz de tener todas las unidades que deseas vender.
• Pedidos y ventas por tipo de cliente. ¿Qué compradores siempre te compran la misma cantidad? ¿Cuáles piden más en temporadas fuertes? ¿Quiénes responden bien a las ofertas por mayoreo?
• Social listening o escucha social para saber, cortesía de las redes sociales, qué tan buscado o solicitado es tu producto. Recuerda que un par de tweets no hacen la diferencia; apóyate en herramientas como Google Trends o Google Search Console para conocer el interés real de búsqueda por parte de tus posibles compradores.
• Apoyo de marketing y campañas en el pasado. ¿Qué tan bien funcionaron y cómo apoyaron a tus números en esfuerzos anteriores? ¿Tal vez vale la pena reducir costos para adquisición de unidades a fin de invertir en una campaña que apoye la venta?
• Ingresos y egresos bien definidos. Viene una temporada fuerte, pero recuerda que además de los costos para tener el producto que vas a vender, hay otro tipo de gastos, como los de venta que debes contemplar. La precisión en los números te dará un panorama mucho más claro.

Consolidación de información

Para esta etapa, es importante dividir la información obtenida de acuerdo al elemento que va a apoyar. Entonces, debes tener cuatro grandes grupos para acomodar tu data: unidades a vender, precio, temporalidad y datos del entorno que apoyen al resto.

Por ejemplo, un mismo reporte de ventas anuales puede ayudarte para nutrir a todos los grupos. Una vez agrupados los datos, debes filtrar la información para conocer la relevancia que tiene y su peso para cada elemento.

Tal vez en esta ocasión deseas un presupuesto más enfocado a cubrir una meta de ganancias por trimestre, entonces requerirán toda esa información que te ayude a anticipar decisiones en cuanto al precio y el periodo de tiempo.

Del mismo modo, si tu interés está en medir tu capacidad de venta a fin de conocer si eres capaz de darle salida a todas esas transacciones generadas por tu tienda online, la data que obtengas relacionada a las unidades a vender y el entorno te serán más útiles.

Cálculo del presupuesto

Ahora sí, ya con datos mucho más claros, llegó el momento de generar el documento. Una hoja de cálculo te será de gran ayuda para organizar la información y desarrollar cualquiera de estos tres tipos de presupuesto, cada uno centrado en uno de los elementos clave. Veamos los ejemplos con galletas (nuestros favoritos):

Presupuesto por ventas netas

Este es probablemente el tipo de presupuesto más utilizado para conocer la rentabilidad. Como su nombre lo indica, su objetivo es calcular el total de ingresos que generará la venta total de los productos disponibles.

También funciona en sentido inverso: el presupuesto puede revelar la cantidad de unidades que necesitas vender para alcanzar una ganancia meta.

Para este ejemplo, el dueño del emprendimiento de galletas generó un cálculo de la utilidad neta que obtendrá de la venta de sus galletas durante marzo, abril y mayo y además, cuántas debe vender para alcanzar su meta del 10% de ganancias adicionales sobre el año anterior.

Todo esto contemplando que tuvo un ajuste de precio por los costos de sus materias primas, y claro, aplicando las deducciones por comisiones a sus vendedores.

Presupuesto por producto

Este tipo de presupuesto es de mucha utilidad cuando tienes varios productos en tu catálogo y necesitas conocer el desempeño de cada uno y las variables individuales que los afectan.

Tenerlas todas con números claros será de gran utilidad.

En este ejemplo, nuestros galleteros comparan la utilidad que obtendrán de dos productos: un sabor nuevo y una nueva presentación para regalo con seis galletas. Aunque evidentemente el paquete genera una mayor utilidad, requiere 6x más inversión, y también genera un gasto de venta mayor (el monto a pagar por la envoltura).

En este presupuesto se incluye un pronóstico de ventas para el mismo periodo del siguiente año con un incremento del 1% en el costo de los adicionales. Un gasto importante que debe ser monitoreado en los egresos.

Presupuesto por objetivo

Aquí lo que buscas es definir una utilidad meta a alcanzar durante un lapso de tiempo determinado. Este tipo de presupuesto te sirve cuando se establecen objetivos de venta para tu área comercial o vendedores.

Al organizarse de esta manera, se puede conocer el avance por equipos o de forma individual por vendedores, mostrando el nivel de avance en cada métrica.

Conversación y estrategia

Aunque dejamos este paso al final, la realidad es que está presente durante todo el desarrollo del presupuesto de ventas. Es posible realizarlo desde la consolidación de información y durante el cálculo del presupuesto, por ejemplo.

¿Por qué? Porque necesitas establecer una línea de comunicación directa con tu fuerza de ventas para garantizar el éxito.

A fin de generar metas realistas y tener claridad de los objetivos que se esperan alcanzar durante cierto periodo, es importante que todos los involucrados en la venta conozcan y puedan opinar respecto a lo que planeas alcanzar como equipo.

De esta manera, tendrás una estrategia que realmente utilice a tu favor las habilidades y conocimientos de tus vendedores.

¿Qué bloqueos tuvieron durante el año pasado? ¿Cuáles gastos de venta afectan la utilidad? Si alguien debe conocer a fondo la estrategia y formar parte de ella, sin duda debe ser el equipo que la implementará. Involucra a tu fuerza de ventas en todo momento para medir y mejorar los resultados.

Importancia del presupuesto de ventas para el presupuesto financiero

El presupuesto de ventas es una herramienta de alta relevancia como uno de los presupuestos financieros de tu negocio, porque será el principal indicador de los egresos que tu empresa recibirá si las ventas marchan de manera óptima. Y ya sabes que los egresos son la energía para que tu operación funcione adecuadamente.

Además, como parte uno de los presupuestos financieros más importantes de tu empresa, el presupuesto de ventas te permite monitorear de manera puntual objetivos que te indiquen el progreso de tu estrategia, así como un análisis del panorama que enfrentará tu fuerza de ventas.

A partir de él, es posible generar el presupuesto de producción, para contar con las unidades que deberás de producir o adquirir para cumplir con tus objetivos de venta y si tienes el personal necesario para alcanzar esa cifra.

En conclusión

El presupuesto de ventas es esa herramienta con la cual calcularás la utilidad que generará tu negocio al comercializar ciertos productos o servicios durante un periodo de tiempo específico.

Es uno de varios tipos de presupuestos financieros que te permiten medir la rentabilidad de tu empresa.

Para generarlo, debes contar con información acerca de tu capacidad de producción, el precio de los bienes que venderás, el lapso de tiempo en el cual esperas tus utilidades y datos del entorno que te aclaren el panorama de los objetivos que deseas alcanzar.

Con él, sabrás si tu proceso de ventas es óptimo o tiene oportunidad para mejoras o ajustes, además claro de medir qué tan rentable es tu empresa.

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