Nómina electrónica en Colombia: guía para cumplir ante la DIAN
La nómina electrónica es un documento digital en donde se registran y respaldan los pagos realizados por una empresa a sus empleados. Incluye salarios, deducciones, aportes a la seguridad social y demás conceptos derivados de la relación laboral.
¿Sabías que en Colombia todas las empresas deben emitir el documento de soporte de pago de nómina electrónica? Este requisito permite validar las obligaciones salariales y las prestaciones sociales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y también para respaldar costos o deducciones en el impuesto sobre la renta.
Por ello, si eres emprendedor o empresario con personas a cargo, emitir el documento de nómina electrónica es una forma de cumplir con las regulaciones fiscales y mantener tus operaciones en orden.
Esta obligación está contemplada en la Resolución 013 del 11 de febrero de 2021, expedida por la DIAN. Cumplir con la norma es importante para evitar posibles sanciones o multas por parte de la entidad.
Si estás formalizando tu empresa, implementar un sistema eficiente para gestionar la nómina desde el inicio puede marcar la diferencia. Esto te ayudará a cumplir con tus obligaciones fiscales y laborales de forma sencilla, evitando complicaciones legales o financieras más adelante.
En este artículo, te contaremos lo que necesitas saber acerca de la nómina electrónica: qué es, quiénes deben reportarla, cuáles son las fechas para presentarla y qué información se debe incluir.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un documento digital que registra y respalda los pagos derivados de una relación laboral, como salarios, deducciones y aportes a seguridad social.
Las empresas en Colombia pueden deducir los costos de nómina en su declaración de impuestos, siempre y cuando realicen el reporte correspondiente ante la DIAN.
La forma como esta entidad pone a disposición de las compañías la acreditación de los pagos mensuales de nómina y de las provisiones por prestaciones sociales, es a través del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSPNE).
Este registro está compuesto por los valores devengados y deducidos de la nómina, así como del total que resulta de la diferencia entre estos 2 conceptos.
Valores devengados de la nómina
Se refieren al monto total que el empleado recibe como compensación por su trabajo. Entre estos conceptos se incluyen
- Salario
- Horas extras
- Recargo nocturno
- Cesantías
- Intereses de cesantías
- Primas
- Vacaciones
- Bonificaciones o comisiones
- Viáticos
- Auxilios
- Anticipos
Valores deducidos de la nómina
Son las cantidades que se descuentan del salario bruto de un empleado. Estas incluyen
- Pensión
- Salud
- Retención en la fuente
- Descuentos de libranzas o préstamos internos
- Deducciones de aportes voluntarios de pensiones
- Deducciones a cuentas de ahorro para el fomento a la construcción (AFC)
¿Quiénes están obligados a reportar la nómina electrónica?
De acuerdo con el Artículo 4 de la Resolución 013, las personas o empresas que deben presentar la nómina electrónica son aquellas que efectúan pagos o abonos como resultado de una vinculación laboral. Además, quienes necesitan respaldar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.
Por lo tanto, si estás entre el siguiente grupo, debes generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina electrónica ante la DIAN:
- Personas o empresas, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria.
- Empresas que realizan pagos a pensionados que están a su cargo y necesitan respaldar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.
- Empresas que necesitan respaldar impuestos descontables por concepto de IVA (Impuesto sobre las Ventas), cuando corresponda.
Beneficios de implementar la nómina electrónica
Como sucede con otros procesos de transformación digital, la capacidad de agilizar la gestión administrativa es uno de los aspectos destacados de proyectos como la nómina electrónica, la cual hoy forma parte del sistema de facturación electrónica en Colombia.
De acuerdo con el Abecé del documento DSPNE publicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, estos son algunos beneficios que se logran al transmitir esta información a la DIAN:
- Aplicar en la declaración de renta los costos y deducciones que valide la DIAN.
- Digitalizar los comprobantes fiscales para mejorar su consulta y seguimiento.
- Acceder a servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Asegurar la actualización de información sobre costos, deducciones e impuestos descontables que se reportan a la DIAN.
¿Cómo implementar la nómina electrónica? Paso a paso
Sigue estos pasos para comenzar a gestionar la nómina electrónica en tu empresa de manera eficiente:
1. Verifica si estás obligado a emitir la nómina electrónica
Revisa la normatividad vigente (Resolución 013) y confirma si tu empresa cumple con los criterios establecidos por la DIAN para reportar la nómina electrónica. Por ejemplo, si tienes empleados a cargo, esta obligación aplica para ti.
2. Inscríbete en el sistema de factura electrónica de la DIAN
Asegúrate de que tu empresa esté registrada en el sistema de factura electrónica de la DIAN, ya que este es el punto de partida para emitir cualquier documento electrónico, incluida la nómina.
3. Elige un software homologado
Selecciona un software de nómina electrónica que esté aprobado por la DIAN. Evalúa opciones que sean fáciles de usar, ofrezcan soporte técnico y cuenten con las funcionalidades necesarias para automatizar el cálculo y la transmisión de datos.
También puedes usar la solución gratuita de nómina electrónica de la DIAN.
4. Configura tu nómina en el software
Una vez seleccionado el software, registra la información completa de tus empleados, incluyendo datos personales, salarios, deducciones y aportes a seguridad social. Esta configuración inicial ayuda a garantizar la emisión de reportes precisos y alineados con la norma.
5. Emite tu primer documento de nómina electrónica
Genera y firma tu primer documento de nómina electrónica a través del software. Asegúrate de revisar los datos antes de enviarlo para evitar errores.
6. Envía los documentos a la DIAN
Transmite el archivo generado por tu software a la DIAN en los tiempos establecidos (primeros 10 días hábiles de cada mes). Recuerda que el formato debe cumplir con el estándar técnico exigido por la entidad.
7. Conserva los documentos electrónicos
Asegúrate de guardar una copia digital de cada documento transmitido y aprobado por la DIAN. Esto no solo facilita posibles auditorías, sino que también contribuye a llevar un registro ordenado.
Según la DIAN, los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes deben conservarse durante al menos 5 años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración.
¿En qué fecha se presenta la nómina electrónica?
El documento se debe generar de forma mensual y el plazo para enviar la nómina electrónica a la DIAN está entre los 10 primeros días hábiles de cada mes.
Ten en cuenta que se reporta la información correspondiente al salario del mes inmediatamente anterior.
Si es la primera vez que realizas pagos a tus empleados, de acuerdo con el calendario de nómina electrónica, tendrás 2 meses para llevar a cabo el proceso de habilitación y hacer la transmisión del documento.
👉🏻 Te recomendamos que consultes frecuentemente la página de la DIAN. Allí encontrarás información relevante sobre este tema, como el marco normativo, documentación técnica, instructivos y videos, para que evites una posible sanción por no enviar la nómina electrónica.
¿Qué información se reporta a la DIAN en la nómina electrónica?
Cada mes, en la nómina electrónica debes registrar los ingresos o devengos que el empleado ha recibido. Asimismo, se incluyen las deducciones correspondientes.
Es importante destacar que se reportan exclusivamente los pagos relacionados con los contratos laborales. Por lo tanto, se excluyen aquellos derivados de contratos por prestación de servicios o acuerdos comerciales.
Según lo estipulado en el Artículo 5 de la resolución de la nómina electrónica, esta se presenta a través de un documento de soporte de pago que debe incluir, como mínimo, la siguiente información:
| Tipo de Contenido | Descripción |
| 1. Denominación del documento | Debe estar claramente identificado como documento soporte de pago de nómina electrónica. |
| 2. Información del emisor | Apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien está obligado a reportar. |
| 3. Información del beneficiario del pago | Apellidos, nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago. |
| 4. Código único del documento | Código único del documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE. |
| 5. Número de identificación interna | Consecutivo que corresponde a un sistema interno de numeración, asignado por quien reporta. |
| 6. Conceptos y valores devengados de nómina | Contenido y montos de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina. |
| 7. Conceptos y valores deducidos de nómina | Contenido y montos de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina. |
| 8. Valor total diferencia entre devengado y deducido | Total resultante de restar el valor devengado de nómina al valor deducido de nómina. |
| 9. Información y contenido adicional | Contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica» establecido en el artículo 20 de la Resolución 013. |
| 10. Medio de pago utilizado para la contraprestación | Medio de pago que el empleador utiliza para entregar la contraprestación económica por los servicios prestados por el beneficiario del pago. |
| 11. Fecha y hora de generación | Fecha y hora de generación del documento. |
| 12. Firma digital del sujeto | Firma digital de quien reporta, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN. |
| 13. Información del proveedor de soluciones tecnológicas | Apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del proveedor de soluciones tecnológicas, así como la identificación del software utilizado. |
¿Cómo generar el documento de nómina electrónica?
Existen varios mecanismos para realizar la transmisión del documento DSPNE. Entre ellos, puedes contemplar la opción gratuita de la DIAN, utilizar el servicio de operadores de seguridad social o respaldar esta gestión a través de un software de nómina.
Software gratuito de la DIAN
Este servicio está disponible para todos contribuyentes, desde personas, microempresarios o Pymes, hasta grandes empresas, permitiéndoles reportar la nómina electrónica de forma directa.
Puedes consultar el instructivo para generar paso a paso el documento de nómina a través de la solución gratuita que forma parte del sistema de factura electrónica de la DIAN.
Proveedores tecnológicos
Los proveedores tecnológicos son personas jurídicas habilitadas por la DIAN para prestar los servicios de generación, transmisión, entrega, recepción y conservación de facturas electrónicas de venta y de nóminas electrónicas.
Estas empresas actúan como intermediarios a quienes se les envía la información de los pagos de nómina y se encargan de firmar los documentos y transmitirlos a la DIAN.
Algunos operadores de seguridad social, como Miplanilla, SOI y Aportes en Línea, han optado por ser proveedores tecnológicos y cuentan con un portal para hacer los reportes de la nómina electrónica.
Software de nómina
Si cuentas con un software que facilite la preparación de la nómina electrónica DIAN, puedes transmitirla firmándola a nombre propio, a través del certificado digital de firma electrónica.
Esta opción puede ayudarte a agilizar tanto la preparación como la transmisión de la nómina, reduciendo el margen de error y optimizando la eficiencia del proceso.
Algunos de los sistemas en Colombia que realizan la preparación del documento son:
¿Cómo elegir un software de nómina electrónica?
Elegir un software adecuado para la gestión de la nómina electrónica te ayuda a cumplir con las disposiciones de la DIAN, y también facilita un proceso ágil, preciso y alineado con las normas actuales. Estos son algunos puntos que puedes considerar para tomar una decisión:
1. Verificar compatibilidad con la DIAN
Asegúrate de que el software esté homologado y cumpla con los requisitos establecidos por la DIAN para la transmisión de la nómina electrónica.
👉🏻 El software que elijas debe pasar por un proceso de aprobación que se realiza desde la plataforma de la DIAN.
2. Preferir una plataforma fácil de usar
Opta por una plataforma intuitiva, especialmente si no cuentas con experiencia previa en este tipo de herramientas.
3. Identificar funciones adicionales útiles
Busca un software que además de generar y transmitir la nómina electrónica, ofrezca funcionalidades como reportes detallados, verificación de la nómina pagada sobre la reportada, registro de provisiones de prestaciones sociales y generación de notas de ajuste.
4. Asegurar soporte técnico y actualizaciones constantes
Verifica que el proveedor ofrezca soporte técnico en caso de dudas o inconvenientes y que el software se actualice regularmente para cumplir con posibles cambios en la norma.
5. Evaluar el costo y la escalabilidad
Elige una solución que se adapte a tu presupuesto y al tamaño de tu equipo actual. Asegúrate de que el software tenga la flexibilidad para crecer junto con tu negocio, permitiéndote incorporar más empleados cuando lo necesites
6. Aprovechar pruebas gratuitas
Los proveedores suelen ofrecen pruebas gratuitas para que evalúes el sistema antes de comprometerte. Aprovecha esta oportunidad para verificar si cumple con tus necesidades.
Sin importar su tamaño, las empresas pueden tener acceso a bajo costo a un software que automatice la presentación de la nómina electrónica. Esto les permite ahorrar tiempo y evitar errores de digitación, garantizando la presentación correcta de los gastos laborales ante la DIAN.
Cumple tus deberes fiscales
La visión que tiene la administración tributaria de Colombia, a través de la DIAN, es que el 100% de los comprobantes fiscales sean electrónicos. Hasta el momento, esto se ha logrado con la factura de venta, el documento de soporte de pago de nómina y el documento de soporte de adquisiciones con no obligados a facturar.
Ya lo sabes, a través de la nómina electrónica, podrás soportar fiscalmente los costos y las deducciones en la declaración de renta.
En Tiendanube nos motiva compartir información sobre temas de actualidad que ayuden a los emprendedores a tomar mejores decisiones para sus negocios.
Nuestro interés es que comprendas la importancia de cumplir las leyes colombianas porque esto te permite garantizar la estabilidad legal y el crecimiento sostenible de tu empresa. 💙
Si quieres explorar la plataforma líder de comercio electrónico en América Latina, que actualmente respalda la operación de más de 150 mil marcas, te animamos a probarla de forma gratuita durante 7 días y crear tu tienda online. Te sorprenderán las posibilidades que ofrece para destacarte en línea.
- ¿Qué es la nómina electrónica?
- ¿Quiénes están obligados a reportar la nómina electrónica?
- Beneficios de implementar la nómina electrónica
- ¿Cómo implementar la nómina electrónica? Paso a paso
- ¿En qué fecha se presenta la nómina electrónica?
- ¿Qué información se reporta a la DIAN en la nómina electrónica?
- ¿Cómo generar el documento de nómina electrónica?
- ¿Cómo elegir un software de nómina electrónica?
- Cumple tus deberes fiscales
- Contenido relacionado
