Cómo controlar tu producción con una planilla de stock eficiente

¿Alguna vez te encontraste con la duda de cuántos artículos en inventario hay en tu negocio? ¿Te preocupa el riesgo de desabastecimiento o, por el contrario, la posibilidad de excedentes no deseados? Estos desafíos son comunes en la gestión de reservas y es ahí donde entra en juego la planilla de stock.

Las empresas, grandes y pequeñas, se enfrentan a la tarea constante de mantener un equilibrio entre el exceso y la escasez de productos, lo que puede afectar significativamente su rentabilidad y reputación en el mercado.

¿Y si pudieras prever con precisión las demandas futuras y planificar tus compras en consecuencia, evitando costosos excedentes o situaciones de escasez? La planilla de stock ofrece precisamente eso.

Tener a mano una planilla de control de stock no solo simplifica la compleja tarea de llevar a cabo el seguimiento del inventario, sino que también permite una mejor toma de decisiones basada en datos concretos y análisis detallados.

En este artículo vas a aprender cómo hacer un control de stock en Excel y qué elementos debería tener una planilla de stock ideal.

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¿Qué es una planilla de stock?

Una planilla de stock es un documento que se utiliza para llevar un registro detallado y preciso de los niveles de inventario de una empresa en un momento dado. Esta herramienta permite a las empresas tener un control exhaustivo de sus reservas, lo que les ayuda a evitar tanto la escasez como el exceso de productos.

📑 Cómo hacer un inventario.

Características de una planilla de stock

Para que una planilla de inventario sea útil para controlar el stock de productos, necesita cumplir con estas características:

Debe tener un registro único de productos

En la planilla, cada producto debe ser ingresado de manera única mediante un código específico. Esto nos asegura que cada artículo tenga su propia entrada exclusiva en tu base de datos. La estructura sugerida podría incluir campos como código del producto, nombre, descripción, precio unitario, unidad de medida y existencia inicial.

Contar con una hoja de movimientos

Para un seguimiento detallado de las transacciones, es útil contar con una hoja dedicada para registrar tanto las compras como las ventas, así como la existencia inicial de los productos. Esta sección debería incluir información como fecha, tipo de movimiento, código del producto, cantidad, precio unitario y total.

Un reporte de saldo de stock

La capacidad de generar un reporte de saldo de stock es fundamental. Este informe debe ofrecer la flexibilidad de filtrar por día, producto, fecha y tipo de movimiento (compra o venta). Su estructura sugerida puede comprender campos como código del producto, fecha, existencia inicial, compras, ventas y saldo de stock.

Facilidad de uso

La apariencia de la planilla debe ser intuitiva y fácil de usar. Esto permite a los usuarios ingresar datos de manera eficiente y acceder rápidamente a la información necesaria.

Información detallada por producto

El reporte de saldo de stock debe ofrecer detalles específicos para cada producto. Esto facilita la identificación de tendencias y patrones de demanda, permitiendo realizar ajustes necesarios en la gestión del inventario.

Elementos clave de una planilla de stock

Listado de productos

La planilla de stock debe contener una lista completa de todos los productos y materiales almacenados, con sus nombres, descripciones y códigos de identificación únicos.

Deberían ser fácil de identificar, para ello incluir información como:

• El nombre del producto
• El código de identificación o SKU
• La descripción
• Si es necesario, el número de lote o serie.

Cantidad disponibles

Debe tener una columna o sección para registrar la cantidad actual de cada artículo en stock. Esto permite realizar un seguimiento preciso de la mercadería disponible en ese momento.

Control de calidad y vencimientos

Si trabajas con productos perecederos o con fechas de vencimiento, considera incluir campos para registrar fechas de caducidad, lotes de producción y resultados de controles de calidad.

Esto te va a ayudar a gestionar mejor la rotación de tu inventario permanente y prevenir la venta de productos vencidos.

Fecha de entrada y salida

Es crucial registrar la fecha en que se recibe un producto en la planilla de control de stock y la fecha en que se retira o se vende. Así vas a poder rastrear la rotación de mercancía y prevenir problemas como obsolescencia o falta de stock.

Niveles de reabastecimiento

Puede ser beneficioso establecer niveles de stock mínimos y máximos para cada producto, para ayudarte a mantener un equilibrio saludable en el inventario y evitar situaciones de exceso o escasez.

Precios y costo

Registrar los precios de compra y venta de los productos en la planilla de stock es importante para calcular el valor total del inventario y para tomar decisiones informadas sobre la fijación de precios y estrategias de compra.

Total de inventario

La planilla de inventario debe tener funciones que calculen automáticamente el total del stock basado en la cantidad y el costo de cada producto. Esto proporciona una visión clara del valor total de la existencia en el almacén.

Registro de movimientos automáticos

Es importante que la planilla de stock registre todos los movimientos del inventario, incluyendo entradas, salidas, devoluciones y ajustes. De esta forma, vas a disponer de un historial completo y detallado de las actividades relacionadas con la mercadería.

Si usas un control de stock en Excel, es muy útil incluir fórmulas automáticas para calcular el total de existencias, el valor total de los productos en stock y otros indicadores clave de rendimiento.

Alertas y notificaciones

Algunas planillas de stock pueden tener la capacidad de generar alertas y notificaciones automáticas cuando los niveles de inventario alcanzan ciertos umbrales predefinidos, lo que ayuda a prevenir situaciones de falta de stock o exceso de inventario.

Al incorporar estas características en tu planilla de inventario, tu negocio puede mejorar significativamente su capacidad para gestionar de manera eficiente su inventario y asegurarse de que los productos estén disponibles cuando sean necesarios.

Para conocer más sobre el tema:

Artículo

Cómo funciona el stock en el e-commerce

Ejemplo de una planilla de stock

Si estás dando tus primeros pasos en el mundo de los emprendimientos, te recomendamos ver este sencillo control de stock en Excel.

Cómo hacer un control de stock en Excel

Cuanto mayor orden y control lleves, mejores resultados vas a tener con tu sistema de control de stock en Excel.

A continuación, te mostraremos los pasos generales para elaborar una planilla de stock efectiva:

Paso 1: Configurar la hoja de cálculo

1. Abrir Microsoft Excel.
2. Crear una hoja de cálculo nueva o utilizar una existente para el control de stock de productos.
3. Etiquetar las columnas con los encabezados pertinentes, como “Producto”, “Cantidad actual”, “Cantidad mínima”, “Cantidad máxima”, “Unidad”, “Precio unitario”, “Valor total”, “Proveedor”, etcétera.

Paso 2: Registrar los datos

Comenzar a ingresar los datos del inventario en las columnas correspondientes.

Paso 3: Ingresar los cálculos automáticos

En la columna de “Valor total”, utilizar la fórmula “=Cantidad actual * Precio unitario” para calcular automáticamente el valor total de cada producto en stock.

Utilizar la función SUMA para calcular el total general de valores en stock, utilizando la fórmula “=SUMA(Valor total)” en la celda correspondiente.

Paso 4: Asignarle formato condicional

Utilizar el formato condicional para resaltar automáticamente las celdas que contienen niveles de reservas bajos o altos.

Por ejemplo, podrías resaltar en rojo las celdas en las que no tengas stock, en naranja las que tengas poco stock y en verde las que hayan suficientes productos.

Paso 5: Guardar y respaldar

Guarda la hoja de cálculo con regularidad y asegúrate de hacer copias de seguridad para evitar la pérdida de datos en caso de errores o fallos del sistema.

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Planilla de stock gratis para descargar

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La planilla de control de stock cuenta con ecuaciones preestablecidas para que solo tengas que cargar manualmente el código de cada producto. Con esta información, la plantilla automáticamente recopila todos los datos correspondientes a descripción, entradas, salidas, valor y saldo total de stock.

Esta planilla de stock gratuita cuenta con 4 hojas de cálculo:

• Entradas
• Salidas
• Stock General
• Proveedores

Herramientas para automatizar la gestión del stock

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Imagínate que se vende un artículo en tu tienda física y te olvidas actualizar el inventario en tu tienda online. Esto podría resultar en que un cliente realice una compra en línea y descubra que el producto no está disponible.

Así que, si planeas compartir el inventario entre tus tiendas físicas y tu tienda virtual, es aconsejable automatizar el proceso utilizando un servicio especializado de control de stock de productos.

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Al implementar una precisa y actualizada planilla de stock, se garantiza un control efectivo de los niveles de existencias, evitando tanto la escasez como el exceso de productos.

Considerando la rápida evolución del entorno empresarial, es fundamental mantenerse al día con las nuevas herramientas y tecnologías, incluyendo soluciones digitales avanzadas para la gestión de inventarios.

Asegúrate de implementar una sólida planilla de stock en tu estrategia empresarial para optimizar tus operaciones y maximizar la eficiencia en el futuro.

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