Guía para aprender a elaborar un presupuesto de compras
Un presupuesto de compras puede ayudarte a prevenir muchos dolores de cabeza en tu día a día. Su principal función es optimizar los recursos de un negocio, tener a la mano el número de ventas realizadas y el inventario disponible.
Enfrentarse a la tarea de organizar un presupuesto de compras, sin tener idea de qué se trata, es algo que a todos los vendedores o emprendedores experimentados les sucedió mientras ponían en marcha su negocio.
Un presupuesto de compras está enfocado en la optimización de los recursos de una empresa, así como el control de las ventas logradas y el inventario.
En este texto te explicamos cómo crear el tuyo, qué debes tomar en cuenta y qué hacer con él. ¡Comencemos! 🚀
¿Qué es el presupuesto de compras?
Un presupuesto de compras mantiene en funcionamiento un negocio. Su implementación es clave en el día a día de las operaciones de cualquier empresa. Se puede definir como la herramienta que aplican los negocios para conocer cuántos productos necesitan para no detener la operación.
El presupuesto de compras es solo una parte de uno más grande, llamado presupuesto de producción.
¿Para qué sirve un presupuesto de compras?
El presupuesto de compras sirve para que los materiales necesarios para crear el producto o servicio ofrecido en un negocio siempre estén disponibles, y así, garantizar la operación sin inconvenientes.
Además, optimiza los recursos y su utilización, ya que los dueños de negocio, al tener un mayor conocimiento de aquello que se requiere, cada cuánto, en qué medida y otras características, lograrán un mejor control de los recursos financieros.
De esta forma hacen que la operación sea más especializada. Incluso los costos de almacenamiento se reducirán, al tener medido con precisión el tiempo y la materia prima requerida.
¿Qué son los gastos de compra?
Los gastos de compra son las inversiones que tienes que hacer en tu materia prima, un gasto fijo mensual que se necesita para mantener la producción.
Con una buena gestión del presupuesto de compras, estos gastos se verán optimizados en un periodo breve, impactando directamente el crecimiento de tu negocio.
💡 Tip: no pierdas de vista ni un solo momento tus gastos. Si tienes dolores de cabeza con tan solo leer esto, te recomendamos leer sobre la estructura de costos para crear tu planilla y facilitar todos tus procesos financieros.
Elementos más importantes de un presupuesto de compras
Para hacer un presupuesto de compras con precisión, hay que aplicar una sencilla fórmula. Armar uno de estos presupuestos con descuido o malos cálculos, podría terminar en una sobreestimación o subestimación de costos de compra, por lo que sus resultados pueden no ser óptimos.
La fórmula requerida para el presupuesto de compras es:
Costo de producción (en un periodo determinado, puede ser quincenal o mensual) + Costo de la mercancía (inventario ideal para ese mismo periodo de tiempo) – Valor del inventario que se tenía antes de sumar la nueva materia prima.
¿Qué debes tomar en cuenta antes de planear un presupuesto de compras?
La fórmula es sencilla, ¿cierto? Antes de seguir, revisemos las características a considerar para planear un presupuesto de compras.
- Estimación de ventas y producción
- Valor de materias primas del inventario
- Gestión óptima de inventarios
1. Estimación de ventas y producción
Para diseñar un presupuesto de compras, uno de los primeros elementos a considerar es la cantidad de productos terminados —por llamarle de alguna manera a tu producto final— que se necesitarán en cierto tiempo.
¿Cómo se define esto? Simplemente debes empatar la cantidad de ventas estimadas con la cantidad de producto requerido para cumplir con la demanda.
2. Valor de materias primas del inventario
¿Cuánto cuestan los materiales básicos que necesito para mi producción, así como el costo de producción para llegar a mi producto final? Te recomiendo buscar más opciones, no te quedes con un solo proveedor. A la larga será mejor tener opciones variadas en caso de que alguna falle.
3. Gestión óptima de inventarios
La gestión de los inventarios será de mucha importancia para la creación del presupuesto de compras en cualquier negocio. Es necesario tener claros qué materiales tienes, cuáles necesitas y cuáles necesitarás en el próximo abastecimiento.
Con un mapeo perfecto del inventario disponible, las inversiones se optimizarán. No olvides tener en cuenta las políticas con las que manejas tu negocio, con esto evitarás cualquier malentendido y mantendrás sanas tus finanzas.
¿Cómo hacer un presupuesto de compras para tu empresa en 2024?
Bien, ya tenemos más claridad sobre cómo es y para qué funciona un presupuesto de compras pero, ¿cómo haces el tuyo?
Hay tres elementos básicos a considerar para el armado de un presupuesto de compras (recordemos que estos elementos cumplen una temporalidad, es probable que tu presupuesto de compras cambie en cada resurtido):
- Inventario necesario
- Costo de producción
- Materias primas ya en inventario
1 . Inventario necesario
Se refiere a la cantidad de productos que necesitarás para cubrir la demanda en el periodo establecido. Debe ser 100% seguro que, con este inventario, no se experimentarán inconvenientes de producción.
2 . Costo de producción
Esta cifra contempla todos los gastos que se necesitan para llegar al producto final. Sí, nos referimos a eso que ofreces a tus clientes. Los procedimientos y materiales deben estar incluidos en este elemento del presupuesto de compras.
3. Materias primas ya en inventario
Es el costo total de las materias primas que ya están en almacén, listas para usarse.
Una vez que tienes claros estos tres elementos, hay que hacer la fórmula para el presupuesto de compras:
Presupuesto de compras= Costo de producción + Inventario necesario – Materias primas en existencia
Después de aplicarla sabrás qué necesitas, cada cuánto y, claro, encontrarás oportunidades para mejorar la calidad, buscar otros proveedores si es necesario y más información para optimizar tu negocio.
En conclusión
Es necesario que este presupuesto contemple flexibilidad, en caso de cualquier situación extraordinaria y, además, estar al tanto del crecimiento de la empresa, ya que podría modificar las necesidades en un corto plazo.
El presupuesto de compras debe establecerse en un periodo concreto, lo cual resulta clave para delimitar objetivos y mantener un seguimiento puntual y nutritivo. Una vez que sabes cómo hacer tu propio presupuesto de compras, el siguiente paso es considerar una tienda online que te permita estar siempre disponible para tu clientela.
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