Administración financiera: qué es, beneficios, fundamentos y consejos
La administración financiera dentro de un negocio es importante, ya que permite tomar decisiones inteligentes y fundamentadas, de tal manera que se cuidan sus recursos y se asegura su permanencia en el mercado. Por eso es esencial entender en qué consiste y cómo desempeñarla correctamente.
Cuando la administración financiera de una empresa es eficiente —independientemente de su tamaño— es posible conocer su situación económica, identificar su potencial de crecimiento y más.
En este artículo vas a encontrar una guía completa sobre administración financiera. ¡Empecemos!
¿Qué es la administración financiera?
La administración financiera es la disciplina que se encarga de planificar, organizar y controlar los recursos monetarios de un negocio, con el fin de asegurar su rentabilidad.
De poco sirve que un negocio genere millones de ventas, si no administra adecuadamente su dinero. Esta situación solo ocasiona problemas financieros que, con el tiempo, se vuelven insostenibles y ponen en riesgo su continuidad.
Para evitarlo, es necesario recurrir a buenas prácticas.
Tipos de administración financiera
- Administración financiera estratégica: se encarga de la planificación, dirección, control del desempeño y del análisis de la posición de riesgo de la marca, en especial a la asignación y organización de capital.
- Administración financiera operativa: su función principal es asegurar la liquidez financiera, garantizando el buen rumbo de los procesos de transformación operativa, acorde a un plan previamente establecido.
Beneficios de una correcta administración financiera
- Mantiene en orden las finanzas.
- Mejora el manejo de activos y pasivos.
- Determina el tiempo de recuperación de inversiones.
- Facilita la asignación de presupuestos para cumplir con objetivos.
- Analiza las oportunidades y desafíos que se presenten.
- Identifica qué recursos son necesarios para mantener la operación.
- Minimiza la incertidumbre al momento de tomar decisiones.
- Favorece el crecimiento y el alcance de estabilidad financiera.
- Provee información clave sobre el comportamiento del neogcio.
- Reconoce el punto de equilibrio (cuando los ingresos cubren los gastos fijos y variables).
8 objetivos de la administración financiera
La administración financiera provee ventajas competitivas, pero todos esos resultados solo se obtienen cuando se persiguen objetivos claramente definidos.
Bajo este contexto, los propósitos que procura alcanzar la administración financiera son:
- Aportar información: generar datos útiles, relevantes y exactos.
- Administrar riesgos: asegurar que la compañía no enfrente presiones o riesgos indebidos.
- Mejorar control operativo: mejorar los controles financieros y el flujo de trabajo.
- Maximizar el valor de la empresa: explotar las áreas que más convengan.
- Dar tranquilidad: mantener en buen estado las cuentas y recursos financieros.
- Planificar: definir qué pasos dar y qué decisiones tomar para crecer.
- Evaluar proyectos: asegurar que las proyecciones y presupuestos sean realistas y alcanzables.
- Preservar el rendimiento: optimizar la utilización de recursos, ahorros, inversiones y financiamientos.
De no definirse anticipadamente y a tiempo, todos los esfuerzos que el equipo realice estarían mal dirigidos y las probabilidades de éxito serían pocas. Incluso si la empresa llegara a generar utilidades, la situación sería la misma; una mala gestión financiera de los beneficios es considerada una de las principales causas del fracaso empresarial.
Fundamentos de la administración financiera
Ahora bien, para evaluar qué tanta utilidad tiene la información que proporciona la administración financiera y poder tomar acción, es vital comprender cuáles son sus principios, es decir, las bases que rigen su razón de ser.
Los fundamentos de la administración financiera son:
1. Decisiones de inversión
Determina la cantidad total de bienes necesarios para la marca. Y también le da importancia a la desinversión. Es decir, plantea la posibilidad de que los bienes que no se pueden justificar económicamente tengan que reducirse, eliminarse o reemplazarse.
2. Financiamiento
Decide cuál es la mejor manera de inyectarle dinero al negocio y la forma de reunir esos fondos necesarios. Ayuda a entender la mecánica para obtener un préstamo a corto plazo, hacer un acuerdo de arrendamiento a largo plazo o negociar una venta de bonos o acciones.
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3. Administración de bienes
Una vez que se adquieren los bienes y se obtiene el financiamiento adecuado, se ocupa de gestionar esos bienes de la manera más eficiente posible. Una gran parte de la responsabilidad de la administración de activos fijos recae en los gerentes operativos que emplean esos bienes.
En conjunto, determinan cuál es la mejor manera de hacerle frente a los riesgos y al rendimiento del negocio.
Importancia de la administración financiera
Aunque ya mencionamos las ventajas que ofrece administrar el dinero en el negocio, es importante que no lo confundamos con que simplemente permite cumplir sus obligaciones.
No es lo mismo saber desempeñar las actividades financieras que mantienen vivo a un negocio (pago a proveedores, nómina, impuestos, etc.), que saber manejar el dinero. Para lo primero solo basta tener conocimientos teóricos y prácticos, mientras que para lo segundo, se necesita más una visión estratégica e inteligencia financiera.
Justo de esto se encarga la administración financiera. Su importancia radica en que permite:
- Explorar todas las alternativas disponibles para conseguir y maximizar los recursos.
- Administrar los recursos en diferentes instrumentos para diversificarlos.
- Ir más allá de los esquemas tradicionales para conseguir financiamiento.
- Desarrollar una infraestructura que permita construir fuentes de generación de ingresos.
- Explotar las bondades que existen en el sistema financiero empresarial.
- Identificar los errores que se están cometiendo en materia financiera.
- Actuar proactivamente para crecer los fondos y dejar atrás la mentalidad reactiva.
- Tomar decisiones menos costosas y que satisfagan las necesidades en menor tiempo.
- Conocer la situación real del negocio y con base en ello, potencializarlo.
- Enfocarse en lo importante y no solo en lo urgente.
- Tener capacidad de planeación en el corto, mediano y largo plazo.
- Desarrollar de escenarios financieros basados en el estado actual del negocio.
Una vez comprendido esto, ahora el siguiente paso es hacerlo realidad.
8 consejos para una excelente administración financiera
Como mencionamos, puede ser muy fácil confundir las responsabilidades contables con las de administración financiera, por eso al desempeñar estas últimas es clave:
1. Comprender la documentación financiera
No hay que limitarse a leer y cuadrar cifras, también hay que entenderlas. Es fundamental tener en cuenta que las decisiones de administración del dinero se basan en la retroalimentación de los informes, reportes y todos los documentos financieros que se manejan.
2. Diseñar un plan financiero
Todas las empresas necesitan plantearse las metas que desean lograr, pues al final esas mismas se traducirán en metas de margen de beneficio y dinero. Si no hay un plan de negocios que evaluar, nunca se sabrá si los esfuerzos de la administración están valiendo la pena.
3. Supervisar el comportamiento de los números
Una vez trazados los objetivos del plan financiero, deben destinarse ciertos períodos de tiempo para su evaluación. Si quedan en el olvido, será imposible detectar a tiempo las oportunidades que favorecen al negocio, o en su caso, los riesgos que lo ponen en peligro.
4. Implementar herramientas financieras
Atrás quedó la época en que todo dependía de las personas y del trabajo manual. Actualmente, existe tecnología que complementa el trabajo de quienes se encargan de administrar la parte financiera de la empresa; esta brinda información certera, seguridad y datos relevantes para tomar el control del dinero.
5. Separar las cuentas personales de las del negocio
Especialmente en el rubro emprendedor, sucede comúnmente que los dueños del negocio no separan sus cuentas personales de las empresariales. Para optimizar el dinero, es imprescindible que el negocio tenga una cuenta propia, ya que solo así será posible controlar con precisión los ingresos y egresos.
6. Administrar el inventario
El control eficiente de existencias garantiza tener la cantidad correcta de productos, en el momento adecuado. Esto para que el capital no permanezca inmovilizado innecesariamente, y evitar tener más mercancía de la necesaria.
7. Tener reserva de efectivo
La vida de todo negocio está llena de momentos de éxito y otros, no tanto. Por eso, en tiempos de gloria, cuando todo marche a la perfección, debe cuidarse el dinero. Una cuenta de ahorro comercial con reservas de efectivo es una excelente alternativa para comenzar.
8. Buscar asesoría de un experto
Ya sea que se sepa, todo, poco o nada de la situación financiera del negocio, siempre es buena idea recurrir a la ayuda de un experto en la materia. La orientación profesional que pueda aportar alguien experto también expande los horizontes y alcances del negocio.
Ejemplo de una buena administración financiera
Un claro ejemplo de cómo se lleva la administración financiera a la práctica, es el análisis preliminar de estados financieros. Esta tarea es solo una de las tantas que velan por la salud financiera de la empresa y es posible realizarla mediante la combinación de dos herramientas:
- Análisis horizontal o de variaciones: determina la variación absoluta y relativa que ha experimentado una cuenta dentro de un periodo de tiempo particular, y con ello se puede visualizar el comportamiento de la empresa en la actualidad, en comparación con el período anterior.
- Análisis vertical o porcentual: determina cuánto representa cada una de las cuentas respecto a su total en un periodo de tiempo específico. Permite observar qué tan representativas son en los estados financieros y si se encuentran distribuidas debidamente en función de las necesidades operativas y financieras de la empresa.
A través de ambas soluciones se obtiene un completo panorama de las condiciones en las que se encuentra el negocio, además de información que facilita una toma de decisiones efectiva.
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