Aprende a hacer un presupuesto de producción para tu negocio

El presupuesto de producción es el cálculo que te permite determinar la cantidad de unidades a producir, así como el costo del personal y los materiales de fabricación necesarios en cada etapa de la producción del bien o servicio que venderás.

Cada vez son más los negocios que utilizan los presupuestos para definir su flujo de efectivo y su planeación estratégica. Tener un documento en donde visualices cuánto te va a costar cada elemento necesario para crear eso que deseas vender, será de gran ayuda para cumplir tus objetivos de venta.

Hoy queremos decirte la importancia de tener un presupuesto de producción y te daremos ejemplos para que hagas el tuyo. ¡Aquí vamos!

¿Qué es un presupuesto de producción?

El presupuesto de producción es el cálculo que te permite saber cuánto invertirás para producir o adquirir los productos y servicios que planeas vender durante un periodo determinado de tiempo.

Con el presupuesto, tendrás claro si serás capaz de tener todas las unidades que requieres —tanto para iniciar, como para concluir el periodo de venta—, cuánto costará lograrlo y el egreso que implica para que puedas medirlo contra tus ingresos.

Esta herramienta permite tener un panorama claro de cada elemento involucrado durante la producción, su participación y costo. Al igual que el presupuesto de ventas —y muy de la mano con él— forma parte de los presupuestos financieros que requieres para conocer la rentabilidad y viabilidad de tu negocio.

Dicho con otras palabras: mientras el presupuesto de ventas te indica cuánto ganarás al vender lo que vas a producir, el presupuesto de producción te indica cuánto tendrás que invertir para generar lo que quieres vender, además de satisfacer tu demanda de inventario.

¿Qué se necesita para elaborar un presupuesto de producción?

Para elaborar un presupuesto de producción necesitas información básica relacionada con el proceso mediante el cual produces o generas el inventario que venderás. Entre más información tengas de la siguiente lista, más completo y complejo será el presupuesto que elabores:

• Inventario
• Materiales
• Fabricación
• Costos de personal
• Ventas y pronósticos

Repasemos cada elemento para que entiendas su función dentro de este tipo de presupuesto y en dónde encontrarás la información que buscas.

Inventario 📦

Se trata de la relación de bienes que tiene en existencia tu empresa y que pretendes comercializar. Para realizar el presupuesto de producción, es importante contar con dos datos en concreto:

• Inventario inicial
• Inventario final

Ahora te explicaremos cada uno.

Inventario inicial

Es el inventario que ya tienes listo antes de iniciar la venta y antes de producir o comprar más productos.

Inventario final

Es el conteo de los bienes que tendrás al terminar el periodo de ventas en cuestión. En él, se contemplan los bienes adicionales que producirás para sumar al inventario inicial. Además, es importante porque también calcula la cantidad de producto que tendrás disponible para comenzar el siguiente periodo inventariado.

💡 Tip: el inventario final de un periodo, se convertirá en el inventario inicial del siguiente. La producción empieza y cierra con este momento de planeación.

Materiales 🧱

En este apartado visualizas las materias primas que requieres para la fabricación de los bienes que producirás. Por ejemplo, ¿vendes galletas? Debes considerar la masa, el chocolate y la leche. Cada elemento base necesario para que el producto final esté listo, entra aquí.

¿Y qué pasa si vendes bienes producidos por alguien más? También cuentan. Debes considerar la disponibilidad de modelos, cantidades y presentaciones por parte del productor original. Tus materiales, en este caso, serán los productos que adquieres directo de tu proveedor.

Fabricación 🔨

¿Cuánto te cuesta hacer cada unidad del producto que venderás? ¿Cómo y en qué momento cubres esos costos para producir tus bienes? Si fabricas lo que vendes, o te involucras en alguna parte del proceso de ese bien, debes tener claro el costo de hacerlo para contemplarlo en tu presupuesto.

Aquí cuenta cada parte del proceso que genere un costo. De nuevo, si vendes galletas, entran los hornos, gas, agua, electricidad, batidoras, etc. Cada producto de tu catálogo puede tener un costo de fabricación distinto, pero siempre debes tenerlo visible.

Cada paso necesario para transformar tu materia prima en un producto terminado, debe ser contemplado en este apartado.

Costos de personal 🧑‍🦱

Aquí entran todos los miembros de tu equipo que forman parte de la elaboración del producto. La regla es simple: todas las personas involucradas desde que comienza la transformación de la materia prima hasta que el producto está terminado, cuentan.

Además de la mano de obra para crear los bienes, también debes contemplar la gestión del proceso de fabricación, es decir, gerentes o supervisores que mantengan saludable tu línea de producción. Cada trabajador involucrado, suma a tu costo de personal.

Ventas y pronósticos 📈

Esta parte está formada por toda la información complementaria que te permita anticipar o preparar mejor tu proceso de producción. Algunas preguntas que te puedes hacer para conocer esta información son:

• ¿Cuántas piezas deseas vender este año y cómo esto se compara contra lo que hiciste el año anterior?
• ¿Hay algún producto que tuvo un retraso por culpa de una materia prima escasa?
• ¿Tuviste algún bien que se agotó rápidamente en tu inventario?

Estos datos pueden ayudarte a planear mejor tu siguiente periodo de producción y ubicar áreas en donde necesitas inyectar más recursos o atención. Gran parte de esta información viene directo de tu presupuesto de ventas y te ayudará para complementar tu plan de ventas.

¿Cuál es la fórmula para el presupuesto de producción?

La fórmula para calcular el presupuesto de producción a fin de determinar las unidades necesarias para satisfacer tus necesidades de ventas e inventario es la siguiente:

✍️Presupuesto de ventas + Inventario final – Inventario inicial = Producción de galletas presupuestadas.

Para entenderla mejor, veamos cada elemento como parte de un ejercicio simple para calcular un presupuesto por unidades:

Para este ejemplo, la empresa Chocolatec necesita saber cuántas galletas debe presupuestar para satisfacer la demanda del verano y así planear sus costos de producción. De acuerdo a su presupuesto de ventas, necesitan producir 2,000 galletas para este periodo.

Ahora bien, su inventario inicial (las galletas que ya tienen listas al inicio de la temporada) son 200. Resta conocer cuántas galletas esperan tener al final del periodo, esto para contar con inventario para el inicio del siguiente. Lo que produzcan durante este lapso será lo único que tendrán disponible para otoño. Entonces, necesitan tener un inventario final de 500 unidades.

Así, al utilizar la fórmula que te mostramos, tenemos que se requieren un total de 2,500 galletas para satisfacer la demanda (2,000 para el periodo + 500 para el Inventario final), y de esas galletas, ya se cuenta con 200, entonces restan 2,300 galletas por producir. Esas son las que entran dentro del presupuesto de producción. Fácil, ¿verdad?

Esta fórmula sirve como cálculo base de cualquier presupuesto de producción, pues te permite determinar cuántas unidades necesitas producir para cubrir la demanda establecida por tu presupuesto de ventas y, a partir de ahí, calcular los costos individuales que requiera la producción en tu negocio.

¿Cómo se clasifica el presupuesto de producción?

El presupuesto de producción se clasifica de acuerdo al elemento de producción que se desea presupuestar:

1. Unidades presupuestadas
2. Materiales requeridos para la producción
3. Personal involucrado para la producción
4. Costos de fabricación

Revisemos cada uno de manera individual para que conozcas cómo funcionan estas clasificaciones.

1. Por unidades presupuestadas

Sirve para calcular las unidades necesarias para satisfacer la demanda y mantener un balance en tu inventario. Es el más básico de los tipos de presupuesto de producción, por lo tanto, es la base para un presupuesto más completo.

2. Por materiales requeridos para la producción

Si requieres un cálculo de cuánto deberás invertir en los materiales necesarios para producir las unidades requeridas, este presupuesto es el indicado. Puedes realizar un desglose de cada material necesario para cada bien producido, o por el costo final de los materiales que utilizarás.

3. Por personal involucrado para la producción

Cuando necesitas presupuestar el costo de la mano de obra involucrada en la producción, este es el tipo de cálculo que debes realizar. Es posible hacerlo tan específico con los puestos de tus colaboradores o tan general considerando las áreas completas que generan los productos.

4. Por costos de fabricación

Este tipo de presupuesto sirve para un cálculo más preciso de los costos directos —los que forman parte exclusivamente en la creación de ese producto— e indirectos —aquellos que pertenecen a la creación del producto, pero también a otras áreas de la empresa—. Aquí englobamos los egresos como: servicios fijos (luz, agua, predial), maquinaria, renta de instalaciones, etc.

💡 No olvides: aunque cada clasificación sirve para calcular un elemento distinto de la producción, es muy probable que necesites más de uno o todos para tener un desglose preciso de tus egresos a la hora de calcular los productos o servicios que venderás.

Ejemplos de cómo hacer un presupuesto de producción

Ahora que ya conoces la clasificación del presupuesto de producción, necesitas saber cuál ocupar para cada ocasión. Realizarlo no es distinto a calcular otro presupuesto que hayas hecho, siempre y cuando tengas bien claros todos los egresos, variables y elementos que forman parte de tu producción.

Prepara tu vaso con leche, porque nuestros ejemplos vienen con galletas. 🥛🍪

Ejemplo de presupuesto por unidades presupuestadas

Datos que necesitarás: presupuesto de ventas, costo por fabricación (por unidad de producto o servicio), inventario inicial, inventario final, periodo a presupuestar.

Es justo como el que vimos como parte de la fórmula para el presupuesto de producción, y puede ser tan sencillo o complejo como lo requiera tu negocio:

🍪Presupuesto de ventas de verano + Inventario final del verano – Inventario inicial del verano = Producción de galletas presupuestadas.

🍪Costo por galleta x Producción de galletas presupuestadas =Costo total de producción de galletas presupuestadas.

Ejemplo de presupuesto por materiales requeridos para la producción

Datos que necesitarás: costo y cantidad de elementos para la elaboración de tu producto o servicio, proporción de materiales base para la producción por unidad.

Para este caso de Chocolatec, necesitamos conocer el costo para un pedido especial de 3,500 galletas de chocolate. Para ello se puede manejar el costo y materiales que requiere una producción tradicional de 1,000 galletas.

Pero, al ser un pedido tan grande, el volumen hace posible una reducción en la inversión de algunos materiales a granel, por lo que es posible detectar el costo final de materiales por unidad y así, calcular el nuevo costo total del pedido. ¡Una inversión grande que dará una ganancia mayor!

🍪Suma de insumos de 1,000 unidades – Ahorro de materiales granel x 3.5 (las 3,500 unidades) = Costo total de materiales para producir pedido especial.

Ejemplo de presupuesto por personal involucrado para la producción

Datos que necesitarás: sueldos de los miembros involucrados en la producción (directa o indirectamente) o bien, la inversión de nómina por área o centro de costos (en caso de empresas muy numerosas); índices de producción por unidad o periodo.

En este caso, para conocer cuál es nuestro costo de mano de obra directa sobre las galletas de chocolate que se producen en Chocolatec haremos lo siguiente:

🧑‍🦱 Suma de nómina mensual de cada involucrado = Pago total de nómina mensual de área de producción.

🧑‍🦱Pago total de nómina / Producción mensual de galletas = Costo de producción por unidad

🍪Costo de producción por unidad x producción mensual de galletas de chocolate = Costo de producción de galletas de chocolate mensual

Ejemplo de presupuesto por costos de fabricación

Datos que necesitarás: costos directos e indirectos durante la producción del bien o servicio.

La dueña de Chocolatec necesita conocer el total de costos directos e indirectos ligados a la fabricación de galletas en una de sus sucursales.

Costos directos

🍪Suma de todos los costos directos a la producción = Total de fabricación directos

🍪Costos de fabricación directos / producción mensual de unidades = Costo directo de fabricación por galleta.

Costos indirectos

🍪Suma de todos los costos indirectos a la producción = Total de fabricación indirectos

🍪Costos de fabricación indirectos/ producción mensual de unidades = Costo indirecto de fabricación por galleta.

💡 Nota: es posible combinar estos cuatro tipos de presupuestos de producción para generar el que requiere tu negocio.

Crea el presupuesto de producción de tu marca

Ahora sabes que el presupuesto de producción es ese cálculo que te permite conocer cuánto te va a costar producir lo que quieres vender. Al tener un conocimiento puntual de tu inventario, elementos de fabricación, costo de personal y materiales, es posible calcular con total exactitud la inversión que necesitas hacer para que tu negocio funcione.

Esta herramienta que te ayudará a asignar estratégicamente tus recursos y detectar el costo de tu producto. Así, es posible fijar el precio de tus artículos mediante un cálculo mucho más preciso que tome en cuenta la producción real necesaria.

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