Qué es un brief, para qué sirve y cómo hacerlo en 7 pasos
Un brief es un documento personalizado y conciso que reúne y organiza información relevante sobre un proyecto, producto o servicio. Su propósito es trazar una hoja de ruta para lograr un objetivo específico.
Cualquier tipo de proyecto requiere una planificación en la que se establezcan metas, objetivos y recursos disponibles. En marketing, esta información debe ser recopilada y sistematizada, de manera que oriente las decisiones durante la ejecución del plan. Así es como un buen brief cobra protagonismo.
Para saber más sobre esta herramienta, en este artículo te contaré qué es un brief, los tipos que existen y cómo hacer uno para usarlo en tu emprendimiento. 🥁
¿Qué es el brief?
Un brief es un documento que reúne la información esencial sobre un proyecto, tarea o campaña. Su propósito es proporcionar una visión clara de los objetivos, el contexto y las expectativas, para asegurar que todos los involucrados estén alineados en la ejecución.
En el brief se establecen metas específicas, expectativas, los objetivos de la empresa, la finalidad de la iniciativa, los medios a utilizar y los plazos establecidos, entre otros detalles.
El brief, traducido como informe o instrucciones, es un documento que define claramente los objetivos y detalles clave de un proyecto, y se utiliza en diferentes contextos según el tipo de iniciativa.
¿Para qué sirve el brief?
El brief sirve como punto de partida de un proyecto para proporcionar una guía clara y concisa sobre los objetivos, expectativas y detalles clave de un proyecto. Su propósito es alinear a todas las personas involucradas, asegurando que todos entiendan lo que se busca lograr, cómo se llevará a cabo y en qué plazos.
Además, el brief sirve para:
- Optimizar los recursos disponibles.
- Evitar malentendidos durante el proyecto.
- Facilitar la comunicación y toma de decisiones.
- Agilizar la organización y ejecución del trabajo.
- Asegurar resultados alineados con las expectativas del cliente o los objetivos de la empresa.
¿Cuándo se usa el brief?
El brief se usa en las siguientes situaciones:
- Al iniciar un proyecto: para definir claramente los objetivos, plazos y recursos.
- Cuando se requiere alineación entre equipos: para asegurar que todos comprendan lo que se espera y cómo se llevará a cabo.
- En campañas de marketing o publicidad: para establecer los lineamientos y la estrategia a seguir.
- Para proyectos de diseño o desarrollo: cuando se necesitan directrices claras sobre estilo, funcionalidad y expectativas.
- En cualquier iniciativa colaborativa: para coordinar esfuerzos y evitar confusiones entre las partes involucradas.
Cómo hacer un brief en 7 pasos
Los pasos a seguir para hacer un brief detallado y exitoso son:
- Definir el objetivo del proyecto: especifica qué se quiere lograr de forma clara y concisa.
- Establecer el público objetivo: quién es el destinatario del proyecto, ya sea un cliente, equipo interno o usuario final.
- Detallar los requisitos y recursos: incluye los recursos disponibles, como presupuesto, herramientas, materiales y personas involucradas.
- Especificar los plazos: define fechas clave, fases del proyecto y los resultados esperados en cada etapa.
- Definir el estilo y tono: si aplica (como en marketing o diseño), detalla el estilo, tono y mensaje que debe tener el proyecto.
- Establecer restricciones y limitaciones: menciona cualquier restricción, como presupuesto limitado, normativas a seguir o plazos no negociables.
- Comunicar expectativas claras: deja en claro lo que se espera de cada parte involucrada y cómo se medirá el éxito del proyecto.
Mira este ejemplo de estructura de brief para una campaña de marketing:
- Objetivo del proyecto: [Ejemplo: aumentar las ventas de X producto en un 15% en 6 meses]
- Público objetivo: [Ejemplo: mujeres de 25 a 40 años interesadas en productos ecológicos]
- Requisitos y recursos: [Ejemplo: presupuesto de $10.000, equipo de diseño, herramientas de marketing digital]
- Plazos y entregables: [Ejemplo: lanzamiento en 3 meses, primer borrador en 2 semanas]
- Estilo y tono: [Ejemplo: profesional, amigable, accesible]
- Restricciones: [Ejemplo: no superar el presupuesto de $10.000]
- Expectativas: [Ejemplo: incrementar el tráfico web en un 20%]
Tipos de brief
El brief se emplea comúnmente en el ámbito publicitario y de la comunicación, pero su utilidad no se limita exclusivamente a estos sectores. También se usa en otros campos donde es necesario documentar las necesidades del cliente para llevar a cabo un proyecto.
Por ejemplo, en el área de la construcción, un brief serviría para que el arquitecto conozca los objetivos del contratante y el presupuesto disponible. Si la meta es construir una casa, en este documento se deben detallar aspectos como la cantidad de habitaciones, dimensiones, tipo de materiales y presupuesto, etc.
En este sentido, los principales tipos de brief son:
Brief publicitario
Provee información de la marca y define, entre otros elementos, los objetivos que se buscan alcanzar con la campaña publicitaria, el target o audiencia meta y el presupuesto. A partir de este informe, el equipo de trabajo desarrollará las estrategias necesarias para asegurar el éxito del proyecto.
Brief de diseño
El diseño es una disciplina que se enfoca en resolver problemas. Por ende, en este tipo de brief se recopila información detallada sobre el desafío de negocio que requiere solución.
Brief de marketing
Permite construir la identidad de la marca. Su función principal radica en comunicar los valores que representan los productos y servicios.
Este documento es como una carta de presentación que las marcas entregan a sus clientes, proporcionando una guía esencial para la planificación estratégica y la comunicación efectiva de la propuesta de valor.
Brief de negocio
El brief de negocio se emplea para presentar ideas concretas, centrándose en aspectos como objetivos, presupuesto y financiación, entre otros. Su propósito principal es demostrar el potencial del proyecto con el fin de atraer y conseguir inversionistas interesados en financiar la iniciativa.
Brief de proyecto
Este tipo de brief se utiliza para definir los detalles clave de cualquier tipo de proyecto, ya sea interno (dentro de la misma empresa) o externo (para clientes o terceros). En este brief se incluyen los entregables, el cronograma de actividades, los roles de los involucrados y cualquier restricción o limitación que deba considerarse. Es utilizado en proyectos de desarrollo de nuevos productos, campañas de marketing, mejoras de procesos, entre otros.
Brief de investigación
Este brief se utiliza cuando se planea realizar una investigación, ya sea de mercado, de consumidores o de la competencia. Define los objetivos de la investigación, qué preguntas se quieren responder, el alcance del estudio, los métodos a emplear (encuestas, entrevistas, análisis de datos, etc.) y los plazos para la recolección y entrega de los resultados.
El brief de investigación es clave para garantizar que la investigación se enfoque correctamente y se obtenga la información necesaria para tomar decisiones informadas.
Brief técnico
El brief técnico es utilizado cuando el proyecto o iniciativa requiere una especificación detallada sobre aspectos técnicos. Este tipo de brief es común en áreas como el desarrollo web, la ingeniería, la construcción o la creación de productos tecnológicos. Se detallan las características técnicas que deben cumplirse, los requisitos de hardware y software, las normativas que deben seguirse y cualquier detalle técnico necesario para llevar a cabo la tarea de manera efectiva.
Elementos de un buen briefing
¿Qué debe llevar un buen brief? Los elementos que debe contener el brief de tu proyecto son:
- Introducción
- Objetivo general
- Target
- Descripción del trabajo
- Beneficio clave
- Presupuesto
- Plazo
Explicaré cada uno de ellos a continuación.
Introducción
En esta sección se realiza la presentación del emprendimiento. Se trata de una descripción breve pero concisa acerca del origen, antecedentes y contexto de la marca.
Objetivo general
Definir lo que se quiere conseguir con la campaña o acción que se está planteando es el corazón del brief. La simplicidad es la clave para el desarrollo del objetivo. Se debe especificar qué expectativas tiene la marca con el proyecto.
Por ejemplo, ¿qué se quiere resolver?, ¿se necesita cambiar o reforzar la imagen? ¿Se busca posicionar un producto nuevo en el mercado?
Target
Es necesario delimitar el público al que está dirigido el proyecto. Tanto los datos demográficos, la edad o el género, como las características o tendencias de consumo (hábitos, conductas) son importantes para saber a qué tipo de personas se quiere llegar.
Descripción del trabajo
Consiste en enumerar y describir cada paso relevante para que el equipo conozca la estrategia que debe implementar. En esta descripción, se pueden responder preguntas clave como: ¿qué se requiere para el desarrollo del proyecto?, ¿cuáles son las funciones específicas?, ¿cuáles son los materiales que deben entregarse?, entre otras.
Este documento proporciona una guía clara para llevar a cabo el trabajo de manera efectiva y asegurar la comprensión completa de los requisitos y expectativas.
Beneficio clave
Se refiere a lo que se pretende comunicar con el proyecto. Es la característica de valor, la frase o idea central que se busca transmitir y posicionar en la mente del público.
Presupuesto
El presupuesto es un componente fundamental del proyecto. La especificidad en los costos es clave para que el cliente o la marca conozcan los recursos financieros necesarios para concretar el trabajo.
Esto contribuye a establecer expectativas realistas y a facilitar la toma de decisiones, garantizando una gestión financiera efectiva.
Plazo
Es importante establecer tiempos acordes con el proceso de producción. En casos donde sea necesario realizar ajustes y reducir los tiempos, es esencial especificar cuáles podrían ser los costos fijos y variables asociados a esa modificación.
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Espero que este artículo haya despejado algunas dudas acerca de la elaboración de un brief. Será de gran ayuda para estructurar eficientemente tus objetivos, estrategias y alcanzar el éxito en diferentes iniciativas.
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