¡Adiós gastos innecesarios! 10 estrategias para la reducción de costos

La reducción de costos es un conjunto de estrategias que puedes aplicar en tu empresa, para disminuir los gastos sin comprometer la capacidad operativa de tu negocio, aumentando su eficiencia y rentabilidad. 

Uno de los principales objetivos de un negocio es garantizar su sostenibilidad financiera. Sin embargo, ¿qué hacer cuando los gastos de tu empresa crecen más de lo esperado? Para responder a esta pregunta, necesitas saber cómo funciona una reducción de costos.

Esta práctica busca ayudar a los negocios a evitar gastar más de lo que ganan, lo cual es bastante perjudicial para el crecimiento de cualquier empresa. Además, en tiempos de crisis, reducir costos puede ser la salvación de un negocio.

¿Quieres conocer esta estrategia y aprender cómo aplicarla? ¡Continúa leyendo este artículo! Encontrarás qué es una reducción de costos, 10 estrategias para lograrlo, los beneficios que traerá a tu marca, así como algunos ejemplos para que sepas como aplicarlos en tu negocio. ¿Empezamos?

¿Qué es la reducción de costos?

La reducción de costos es un proceso fundamental para las empresas, pues mantiene su salud financiera y mejorar su competitividad en el mercado. Para lograrlo se requieren de estrategias y medidas para disminuir los gastos operativos sin comprometer la calidad de los productos o servicios.

Estas estrategias pueden abarcar desde la optimización de procesos internos, la negociación con proveedores, hasta la búsqueda de alternativas más económicas y eficientes en todas las áreas de la empresa.

El objetivo final es lograr una gestión financiera más efectiva y un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.

Al reducir los costos de manera eficiente, las empresas pueden mejorar su flujo de caja, aumentar su rentabilidad y fortalecer su capacidad de inversión en áreas clave, como la innovación y la expansión.

Además, la reducción de costos puede proporcionar una mayor flexibilidad financiera, haciendo que la empresa sea más resiliente ante crisis económicas y más competitiva en el mercado.

Sin embargo, es esencial que esta reducción se realice de manera estratégica y sostenible, teniendo en cuenta, no solo el aspecto financiero, sino también el impacto en las operaciones y en el desempeño general de la organización.

💡 Aprende más → Flujo de fondos: ¿cómo calcularlo y por qué es clave para tu emprendimiento?

10 estrategias para reducir costos

Para llevar a cabo una reducción de costos que sea efectiva y preserve el funcionamiento de tu empresa, es necesario implementar acciones que te ayuden a lograrlo. En este apartado, te compartimos 10 estrategias que te ayudarán a reducir gastos:

Análisis de procesos

El punto de partida para reducir los costos de tu negocio es analizar tus procesos. Comprender cómo funciona cada engranaje y cuál es la inversión en cada uno de ellos es crucial para identificar oportunidades de reducción.

Por lo tanto, dedica un tiempo exclusivamente para observar de cerca el funcionamiento de toda la cadena de producción de tu empresa. Durante el análisis de los costos de producción, intenta entender si existen procesos que podrían eliminarse u optimizarse.

✍️ Por ejemplo: supongamos que tienes una fábrica de ropa y, semanalmente, necesitas buscar piezas para abastecer tu stock. En este caso, vale la pena considerar algunos puntos como:

• ¿Cuál es el promedio de ropa vendida por semana?
• ¿Cuántas piezas necesitas para mantener la producción semanal?
• ¿Cuál es el espacio disponible en tu stock?

Con esto en mente, podrías ajustar el abastecimiento de tu stock a un modelo quincenal o mensual y lograr:

• Reducir los costos de transporte o envío de mercancías: dado que este proceso dejaría de ser semanal, ya no sería un gasto recurrente.
• Negociar mejores precios con el proveedor: ya que estarías adquiriendo un mayor número de piezas, en este caso, podrías comprarlas al por mayor, lo que resultaría en un descuento en el valor total.

💡 Conocé más: ¿Cómo calcular costos de un producto? Paso a paso y ejemplos

Reducción de gastos bancarios

Los gastos bancarios de un negocio pueden parecer pequeños al principio. Sin embargo, cuando se suman, pueden superar los $10.000. Aunque no sea una cantidad exorbitante, estos gastos se pueden evitar y es mejor cuidar cada peso para mantener su salud financiera.

Por eso, revisa todas tus tarifas bancarias, como los costos por transferencias y depósitos. Hoy en día, existen una serie de bancos digitales que ofrecen todos estos servicios de forma online y gratuita.

Por lo tanto, si identificas que puedes eliminar gastos con servicios bancarios, considera migrar a una solución más económica. Además, intenta centralizar tu caja en una sola institución, lo que facilitará tus transacciones y también ayudará a reducir costos.

Gestión de inventario

La gestión de inventario es uno de los puntos más importantes de la administración de una empresa. Y, cuando hablamos de reducción de costos, muchas oportunidades pueden surgir en este departamento.

El punto principal, pensando en la economía, es entender la demanda de cada producto antes de almacenarlos. Si compras muchas piezas y tus ventas no están alineadas con esa cantidad, vas a tener un problema de inventario, lo cual no es bueno para la salud de tu negocio.

Analiza si realmente necesitas tener todos los productos en stock. En algunos casos, puede ser más ventajoso vender a través de un esquema de consignación o por dropshipping, por ejemplo.

Valoración de alianzas

Para mantener un negocio activo, es común que establezcas alianzas con proveedores, transportistas, pasarelas de pago, plataformas de e-commerce, etc. Evaluar estas relaciones comerciales también puede brindar oportunidades para ahorrar.

Por supuesto, el enfoque está en ofrecer las mejores condiciones para el consumidor. Sin embargo, es necesario hacer un esfuerzo para equilibrar el costo-beneficio de las soluciones que elijas para tu negocio.

Evalúa cuánto gastas en los servicios esenciales de tu marca e intenta negociar tarifas y cuotas. Si no hay flexibilidad, investiga soluciones disponibles en el mercado y determina si vale la pena realizar cambios.

Buscar servicios más ventajosos puede ayudarte a reducir gastos y mantener la experiencia de compra de tu cliente positiva.

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Uso de tecnología

La tecnología y los negocios van siempre de la mano, por lo tanto, utilízala para optimizar tus finanzas. Automatizar la gestión de tu empresa puede ayudarte a encontrar oportunidades de reducción con más facilidad.

Existen una serie de softwares y aplicaciones que pueden hacer que toda tu gestión financiera sea más organizada y efectiva. Con esto, es más fácil mantener todos tus costos bajo control.

Un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de recursos empresariales) es una de las principales herramientas utilizadas para la gestión de un e-commerce. Te permite tener un control más detallado de tu inventario, del flujo de caja y de todos los gastos de tu negocio.

Así, tienes toda la información importante centralizada en una misma interfaz.

💡 Conocé más → ERP: ejemplos de uso en una empresa y análisis de 9 sistemas

Límite de gastos mensuales

Sin un plan financiero bien estructurado, puede ocurrir que los gastos de tu negocio superen los límites en algunos meses. Esto es, sin duda, muy perjudicial para tu bolsillo.

Para evitar que esto suceda con frecuencia, establece un límite de gastos mensuales. Empieza sumando todos los costos obligatorios y esenciales de tu negocio. Una vez hecho esto, analiza cuáles son los gastos variables y entiende cuánto pueden aumentar en el transcurso de un mes.

💡 Conocé más: Costo de ventas: ¿Qué es y cómo calcularlo?

Evaluación de costos

Después de hacer todos los cálculos, tendrás una visión clara de cuáles son todos tus costos (fijos y variables). Con esta información, puedes entender qué costos se pueden ajustar y cuáles deben mantenerse. Este análisis debe hacerse en función del costo-beneficio de cada uno de tus gastos.

✍️ Por ejemplo: si tienes un contrato con una empresa de transporte que cobra más caro que la competencia, pero es la única que garantiza que tus entregas se realicen dentro del plazo y en todo el territorio nacional, interrumpir esta asociación está fuera de discusión.

Ahora bien, si gastas mucho en el mantenimiento de tu tienda virtual y sientes que es difícil gestionarla solo, puedes migrar a una plataforma de e-commerce, como Tiendanube, que te ofrezca practicidad y tarifas más competitivas.

💡 Conocé más: Cómo calcular costo de envío sin afectar la rentabilidad de tu negocio

Revisión constante de la competencia

Una forma efectiva para reducir costos es hacer un benchmarking cada cierto tiempo, esto te ayudará a conocer estrategias que estén realizando tus competidores y buscar la forma de adaptar aquellas que beneficien a tu empresa.

Fidelización de clientes

Es más económico retener clientes que ya te conocen, que atraer nuevos. Es por eso que trabajar en estrategias de fidelización de clientes, como la postventa, sin duda ayudará a la reducción de costos.

Recuerda que tener clientes felices, ayuda a que estos te recomienden, siendo la estrategia de boca a boca, la más efectiva y económica que existe.

Involucramiento y restructuración de personal

Generar una cultura de reducción de costos, ayudará a que los colaboradores trabajen bajo esa mentalidad, aplicando la estrategia en cada acción que realicen. Sumado a ello, es importante estructurar la empresa conforme a sus necesidades, fomentando la productividad y eficiencia.

Después de entender y establecer cada una de las estrategias, es hora de crear tu plan de reducción de costos. Para ello, mapea qué modificaciones se realizarán en tu negocio. Por ejemplo: cambio de pasarela de pago de tu tienda, contrato con nuevos proveedores, reestructuración del flujo de abastecimiento del stock, etc.

También te recomendamos calcular cuál será la reducción de costos. Para hacerlo, utiliza las matemáticas y anota cuánto te ayudará a ahorrar cada cambio.

En resumen, vas a usar tus gastos actuales para hacer una comparación de cuánto costarán después de los cambios y recortes planificados. Así, vas a llegar al valor exacto que estarás ahorrando.

Recuerda monitorear el impacto de los cambios, es decir, si influyeron en mejoras o pérdidas. Lo ideal es que esta sea una práctica que ayude a tu negocio a mantener un beneficio positivo. Sin embargo, para garantizar la calidad de tu producto o servicio, es importante entender si es necesario invertir más dinero en algunas áreas.

Beneficios de la reducción de costos

Si los costos de tu empresa son más altos, o muy cercanos, a tu beneficio neto, el crecimiento de tu negocio está comprometido. Para mantener una curva de desarrollo saludable, no puede tener gastos que comprometan tus ingresos.

Los costos elevados pueden hacer que tu negocio se estanque y, con el tiempo, vas a tener dificultades para pagar tus gastos.

La reducción de costos es importante precisamente para evitar este tipo de problema. Con un plan bien estructurado, vas a poder optimizar todos los gastos de tu empresa y garantizar que siga creciendo.

En tiempos de crisis, la reducción de costos puede ayudar a mantener tu negocio con vida. Además, no importa que tan organizado sea tu plan de negocios, siempre pueden surgir imprevistos. En estos casos, reducir costos también puede ser una gran solución.

Sin embargo, es importante tener cuidado al poner en práctica este plan, ya que algunos gastos son esenciales para mantener tu empresa activa.

Reducción de costos: ejemplos prácticos

Ahora que ya sabes cómo funciona la reducción de costos, estos ejemplos básicos de gastos, te ayudarán en tu empresa.

1. Telefonía e internet

Si tienes un e-commerce, una buena conexión a internet es fundamental. Por eso, evalúa qué empresa ofrece un plan adecuado para tu negocio en función de la relación costo-beneficio. Es decir, el valor del paquete versus la cantidad de MB (Mega Bytes) disponible.

2. Facturas de agua y energía

Parece algo simple, pero muchas personas olvidan ahorrar agua y luz en el lugar de trabajo. Este es un consejo importante tanto para tu bolsillo como para el medio ambiente.

Promover una cultura de ahorro de agua y luz en tu empresa para que las personas eviten dejar luces y dispositivos electrónicos encendidos cuando no sea necesario. Aunque sean gestos pequeños, al final del mes, marcan la diferencia en tus cuentas.

3. Papel e impresiones

Todavía es común encontrar empresas que gastan cantidades enormes de papel. Con esto, el costo de las impresiones se convierte en un gasto recurrente.

Trata de entender si realmente necesitas papel en tu oficina. Con la digitalización de varios servicios, es posible administrar tu empresa y compartir documentos e información totalmente online.

Además de ahorrar dinero en impresiones, contribuyes a la reducción del uso de papel y ayudas a preservar el medio ambiente.

4. Rotación de empleados

Si tienes empleados, es importante tener en cuenta que, además de los gastos de salario y beneficios, en caso de rescisión de contrato, tendrás que desembolsar cierta cantidad adicional. Por supuesto, a veces las desvinculaciones deben ocurrir por diversas razones.

Sin embargo, pensando en tus ingresos, enfócate en capacitar a tu equipo y garantizar un ambiente de trabajo saludable. De esta manera, la rotación de empleados deja de ser un problema y evitas costos con liquidaciones.

5. Plataforma de e-commerce

Si tienes una tienda virtual, saber cuál es la mejor plataforma de e-commerce es vital para el crecimiento de tu negocio. Es importante contar con toda la estructura necesaria para vender y atender a tus clientes sin complicaciones.

Además, una buena plataforma de e-commerce debe garantizar que puedas gestionar tu negocio de forma simple, fácil y segura. Por lo tanto, investiga las opciones disponibles en el mercado y cuánto cuesta cada una, recordando evaluar los beneficios.

Tiendanube, por ejemplo, ofrece todo lo que necesitas para publicar, promocionar, vender, enviar y recibir tus productos vendidos. Además, tienes total libertad para personalizar tu tienda virtual y darle la identidad de tu marca.

Los planes varían según las necesidades de tu negocio en ese momento. Pero puedes probar la plataforma sin costo por 14 días en Chile y Colombia u optar por el plan gratis en México y Argentina ¿Quieres saber más? ¡Crea una tienda virtual!

Todo listo para crear tu reducción de costos

El escenario ideal de todo emprendedor es no tener que lidiar con crisis financieras. Sin embargo, esto es algo que escapa a nuestro control total y puede ocurrir cuando menos lo esperamos. Pero, siempre que estés preparado, puedes sortear los obstáculos y garantizar la estabilidad y el crecimiento de tu negocio.

Y, si sientes que es el momento de potenciar tu negocio, ¿qué te parece migrar tu tienda a Tiendanube? Cuenta con una plataforma completa y segura. ¡Aumenta tus ventas en línea!