¿Cuál es el mejor sistema de control de inventario y cómo elegir?

El sistema de control de inventario es una herramienta esencial para la gestión de una tienda virtual, independientemente de su tamaño o sector.

Un comercio electrónico no puede enfrentar problemas como la falta de mercaderías, lo que puede llevar a la pérdida de ventas y la insatisfacción de los clientes. Además, un inventario bien administrado permite optimizar los procesos de almacenamiento y logística, resultando en plazos de entrega más rápidos y una experiencia de compra más positiva.

¿Querés entender cómo un sistema de control de inventario y ventas puede convertirse en un aliado imprescindible para el crecimiento de tu tienda virtual? Entonces, ¡seguí leyendo!

¿Qué es un sistema de control de inventario?

El sistema de control de inventario y ventas es una herramienta que permite gestionar de manera integrada y eficiente los niveles de productos disponibles y seguir todas las transacciones realizadas.

Abarca desde el registro de entrada y salida de mercaderías hasta el inventario, ayudando en la reposición de ítems y evitando tanto la falta como el exceso de productos. De esta forma, la marca mantiene un inventario virtual, con todos los movimientos registrados.

Además, el sistema de control de inventario y ventas proporciona información valiosa para análisis estratégicos, como la identificación de los ítems más vendidos, productos estacionales y tendencias. Esto contribuye a una gestión más eficaz del negocio y a satisfacer satisfactoriamente las demandas de los clientes.

Tipos de sistemas de control de inventario

Es fundamental reconocer que, en el universo de la gestión empresarial, existen distintos tipos de sistemas de control de inventario, cada uno con sus características y enfoques específicos.

Estos softwares están diseñados para satisfacer las necesidades y peculiaridades de varios tipos de negocios, permitiendo una administración más precisa y personalizada de los inventarios.

Ya sea mediante métodos manuales, hojas de cálculo o sistemas automatizados, la variedad de opciones disponibles brinda a los gestores la flexibilidad de elegir la solución más adecuada según las particularidades de sus operaciones.

Desde este contexto, vamos a explorar algunas de las principales categorías de sistemas de control de inventario, destacando sus ventajas y cómo pueden aplicarse para optimizar la gestión del inventario de manera eficiente y estratégica.

Sistema de inventario periódico

El sistema de inventario periódico es un método en el cual el recuento físico de los artículos en inventario se realiza en intervalos predeterminados, cada trimestre o año, por ejemplo, en lugar de ser monitoreado constantemente en tiempo real.

Durante el período, las operaciones de compra y venta siguen ocurriendo, pero la información sobre las cantidades disponibles no se actualiza en el sistema hasta el momento del recuento.

Por ejemplo, una tienda de ropa que opta por realizar el recuento del inventario cada trimestre. Al inicio del período, el inventario se cuenta físicamente, y todas las cantidades se registran.

Durante los tres meses, la tienda vende las prendas y compra a los proveedores, pero la información sobre el inventario disponible no se actualiza en el sistema de gestión. Al final del trimestre, otro recuento se realiza, y las cantidades se vuelven a registrar.

Tras el segundo recuento, la tienda calcula las variaciones de inventario, comparando las cantidades iniciales con las finales. Con base en esto, es posible determinar las ventas realizadas durante el período y ajustar el inventario para la próxima etapa.

De este modo, podemos decir que el sistema de inventario periódico puede ser ventajoso para empresas que lidian con una gran variedad de productos y que tienen dificultades para controlar el inventario en tiempo real.

Sin embargo, la desventaja de este sistema es que, entre los recuentos, puede haber menos visibilidad de las cantidades reales en inventario, lo que puede llevar a problemas de falta de productos o compras innecesarias si el control no se realiza con precisión.

Sistema de inventario permanente

El sistema de inventario permanente — también conocido como sistema de control de inventario permanente o sistema de inventario continuo — es un método en el que la información sobre la cantidad de productos en inventario se actualiza en tiempo real.

En este método, cada transacción de entrada y salida se registra inmediatamente en el sistema, dando a la empresa una visión actualizada y precisa del inventario en cualquier momento. Esta aproximación permite seguir las variaciones e identificar posibles problemas de desabastecimiento o pérdidas con mayor agilidad.

Por lo tanto, el sistema de inventario permanente es particularmente útil para negocios que necesitan un control constante sobre sus productos, como minoristas que trabajan con productos de alto giro o artículos de alto valor agregado.

Además, este sistema ofrece mayor precisión en la información del inventario, lo que permite optimizar los procesos de compra y venta, reduciendo los costos operacionales y mejorando la experiencia del cliente.

Sin embargo, este tipo de tecnología tiene costos. Un sistema de inventario permanente requiere inversiones en infraestructura para mantener el control actualizado. Por eso es fundamental hacer una planificación financiera para no comprometer los recursos de la empresa.

Sistema de inventario justo a tiempo

Por último, el sistema de control de inventario justo a tiempo (“just in time” en inglés) es una estrategia que busca perfeccionar la gestión de inventarios al reducir el desperdicio, los costos y el espacio de almacenamiento, garantizando que los materiales se entreguen solo cuando son necesarios, y no con antelación.

En esta modalidad, los productos se adquieren o producen solo cuando hay una orden de compra o cuando el inventario actual está a punto de agotarse. El objetivo es eliminar los costos asociados al almacenamiento excesivo, mientras se mantiene la capacidad de entregar los productos a los clientes.

Para entender mejor el sistema justo a tiempo, imaginá una fábrica de automóviles que lo adopta. En lugar de mantener un gran inventario de piezas y componentes, la empresa trabaja en estrecha colaboración con buenos proveedores. Cuando la fábrica necesita un determinado artículo, hace el pedido y el socio entrega el material prontamente.

De esta forma, la fábrica consigue reducir el espacio necesario para almacenar piezas, minimizando los costos de inventario y reduciendo la probabilidad de obsolescencia de productos.

Por lo tanto, el sistema justo a tiempo puede mejorar el flujo de trabajo, la productividad y la calidad de los productos, al mismo tiempo que reduce costos relacionados con el inventario.

Pero, para una implementación exitosa, es necesario tener una cadena de suministros ágil y confiable. Además, es fundamental que los procesos internos de la empresa estén bien optimizados para evitar interrupciones en las operaciones por falta de inventario.

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¿Cuál es el objetivo de un sistema de control de inventario?

El objetivo de esta herramienta es gestionar los niveles de inventario de una empresa de manera eficiente y efectiva. Esto implica rastrear los productos en los almacenes, monitorear el inventario, hacer pedidos cuando sea necesario, etc.

De esta forma, un sistema de control de stock puede ayudar a ahorrar dinero, mejorar la eficiencia de sus procesos de almacenamiento y ventas, además de evitar inventario parado.

Imaginá una tienda de electrónicos que tenga un volumen de 50 smartphones, y un cliente compra uno de esos aparatos. Es función del sistema de control de inventario registrar esa venta y actualizar el inventario a 49 unidades automáticamente, tan pronto como la compra se finalice.

Además, cuando el inventario alcanza un nivel mínimo predefinido, el sistema debe emitir una alerta para que el equipo responsable realice la reposición de los productos. Este control preciso garantiza que la tienda siempre tenga los artículos en cantidad suficiente para atender la demanda de los clientes.

El sistema también necesita proporcionar informes que ayuden a identificar los productos más vendidos, permitiendo hacer análisis y tomar decisiones estratégicas para el crecimiento del negocio.

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¿Cuáles son los beneficios de un sistema de control de inventario?

Un sistema de control de stock ofrece una serie de beneficios significativos para negocios de todos los tamaños y sectores.

Con la precisión de los registros y la obtención de datos estratégicos sobre el rendimiento de los productos, el sistema de control de inventario permite tomar decisiones más informadas y estratégicas para impulsar el crecimiento y el éxito de los negocios a largo plazo.

Existen varios beneficios en tener un sistema de control de inventario, mirá:

Ahorro financiero

Adoptar un sistema de control de inventario elimina costos innecesarios asociados al almacenamiento excesivo y a la obsolescencia de productos.

Con un control preciso del inventario, pueden evitarse adquisiciones superfluas de mercancías que ya están en stock, minimizando gastos con adquisiciones en exceso.

Además, al evitar la falta de productos, el sistema de control de inventario permite atender la demanda de los clientes de manera adecuada y evitar pérdidas de ventas, lo que puede llevar a un aumento significativo de ingresos.

Con menos desperdicio de recursos y una gestión más eficiente de los almacenes, el sistema de control de inventario permite ahorrar dinero y mejorar la salud financiera del negocio, contribuyendo a su sustentabilidad y crecimiento en el mercado.

Eficiencia operacional

Como ya mencionamos, con un control preciso de las cantidades de productos en inventario, las marcas pueden evitar la falta o el exceso de mercancías, lo que reduce el tiempo gastado en actividades de reabastecimiento y evita retrasos en las entregas a los clientes.

Además, la visibilidad en tiempo real del inventario permite una mejor programación de la producción y de los pedidos de compra, facilitando la identificación de demandas estacionales o tendencias de consumo.

Esto resulta en una cadena de suministros más ágil y receptiva, llevando a una operación más eficiente, reducción de desperdicios y costos operacionales, así como a la maximización del uso de los recursos disponibles.

Por lo tanto, con la mejora de la eficiencia proporcionada por el sistema de control de inventario, las empresas pueden aumentar su productividad y competitividad en el mercado.

Control de inventario

El sistema de control de inventario garantiza que la empresa pueda atender la demanda de los clientes de manera eficiente y puntual.

Con un control preciso de las cantidades de productos disponibles, la tienda puede anticipar el momento de reabastecer su inventario antes de que los artículos se agoten, evitando así la pérdida de ventas y la insatisfacción de los clientes.

La falta de productos puede resultar en clientes insatisfechos — que buscan la competencia para suplir sus necesidades, comprometiendo la fidelidad del comprador y la reputación de la empresa.

Al evitar la ruptura de inventario, el sistema de control de inventario contribuye a mantener una operación confiable, garantizando que los productos estén prontamente disponibles para atender la demanda y promover la satisfacción de los clientes.

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¿Cómo elegir el sistema de control de inventario correcto para mi empresa?

El mejor sistema de control de inventario para tu marca dependerá de varios factores, incluyendo el tamaño del negocio, el tipo de producto vendido y tu presupuesto.

Evaluá las necesidades de tu marca

Empezá identificando cuáles son los principales desafíos y demandas relacionadas al inventario. Considerá el volumen de productos, la complejidad de la cadena de suministros, la cantidad de transacciones y otras particularidades específicas de tu negocio.

Entender el escenario real de tu negocio es un paso importante para entender qué recursos un sistema de control de inventario necesita tener para satisfacer tus necesidades.

Definí el presupuesto disponible

Establecé un límite financiero para la inversión en el sistema de control de inventario. Existen opciones que varían desde sistemas más simples y económicos hasta soluciones más complejas y abarcadoras.

La idea de este tipo de sistema es promover una gestión más eficiente para eliminar desperdicios y reducir costos. De ese modo, contratar un software robusto para generar economía, pero comprometer el presupuesto con su contratación son actitudes contradictorias.

Elegí entre los sistemas

Decidí si tu negocio necesita un sistema de control de inventario periódico (recuentos en intervalos predeterminados) o permanente (actualizaciones en tiempo real).

Como vimos, dependiendo del tipo y tamaño de tu negocio, aún existe la posibilidad de adoptar el justo a tiempo. Por eso, analizá qué modelo traerá más ganancias en agilidad y economía de recursos.

Evaluá la escalabilidad e integración

Asegurate de que el sistema elegido pueda acompañar el crecimiento de la empresa y se integre fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial que ya utilizás.

Por ejemplo, la utilización de un ERP (Enterprise Resource Planning o “Planificación de los recursos empresariales”, en español) orientado a la logística facilita la automatización y optimización del área.

Esto resulta en mayor rotación para tu inventario y, en consecuencia, más ganancia para tu negocio.

Investigá opciones en el mercado

Realizá una investigación detallada sobre los diferentes sistemas disponibles, considerando sus funcionalidades, atención al cliente, historial de desempeño y recomendaciones de otros usuarios.

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Probá y hacé una elección informada

Si es posible, solicitá demostraciones o pruebas gratuitas de los sistemas que más se acerquen a las necesidades de tu marca. Esto va a ayudarte a entender mejor cómo funcionan en la práctica y cuál ofrece la mejor experiencia para tus procesos específicos.

Pedí feedback de los usuarios

Por último, consultá a otros miembros del equipo o colegas que utilizarán el sistema de control de inventario y considerá sus opiniones antes de tomar una decisión final.

Recordá que lo que puede ser la mejor opción para vos puede no ser adecuado para otra persona o equipo. Por lo tanto, es fundamental encontrar el sistema que mejor se adapte a las necesidades y objetivos específicos de tu negocio en su conjunto.

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¿Cuáles son los desafíos de implementar un sistema de control de inventario?

En primer lugar, la transición de procesos manuales o sistemas desactualizados a una solución informatizada requiere planificación y entrenamiento adecuado para el equipo.

La resistencia al cambio puede ser un obstáculo, y es esencial asegurar que todos los empleados involucrados comprendan la importancia del nuevo sistema y sepan cómo utilizarlo correctamente.

Además, la elección del sistema correcto puede ser un desafío, ya que es necesario encontrar una solución que satisfaga las necesidades específicas de la marca, sea escalable y compatible con los otros sistemas de gestión utilizados.

Otro desafío es garantizar la precisión de los datos y la fiabilidad de la información registrada en el sistema. Errores en el registro de las mercancías pueden comprometer la precisión de los inventarios, llevando a decisiones inadecuadas y problemas de gestión.

La implementación exitosa de un sistema de control de inventario requiere un enfoque cuidadoso y una gestión proactiva para superar estos desafíos y asegurar que el sistema funcione de manera eficiente y confiable.

A pesar de los desafíos, los beneficios de un sistema de control de inventario y ventas generalmente superan los costos.

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¿Todo claro sobre sistema de control de inventario?

El sistema de control de inventario es una herramienta esencial para empresas que buscan mejorar la eficiencia operacional, evitar desperdicios y asegurar la atención adecuada a la demanda de los clientes.

Al posibilitar una gestión más precisa y actualizada del inventario, el sistema ayuda a tomar decisiones estratégicas, a reducir costos y promueve el crecimiento sostenible de los negocios.

Su implementación exitosa requiere planificación, entrenamiento y dedicación, pero los beneficios resultantes compensan el esfuerzo invertido, convirtiéndolo en un aliado valioso para la gestión empresarial.

Si estás buscando una manera de mejorar la eficiencia de tu empresa, ahorrar dinero y evitar la falta de inventario, un sistema de control de inventario puede ser una buena opción para vos.

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