Sistema de inventario: función, tipos y consejos para elegir el mejor
Un sistema de control de stock —también conocido como sistema de inventario— es un método que permite supervisar y administrar los productos que una empresa tiene disponibles en almacén.
Independientemente de si vendes en una tienda física u online —o en ambos canales—, saber si tienes productos suficientes para satisfacer la demanda y evitar quedarte con exceso de mercancía, es fundamental para mejorar el flujo de ventas.
Justo aquí es donde toma relevancia un sistema de control de inventario. Pero, ¿qué es?, ¿cómo funciona?, y ¿cómo elegir el ideal?
A continuación te ayudamos a entender qué es un sistema de inventario o sistema de control de stock, su objetivo, los beneficios que genera para tu negocio, sus tipos y qué tener en cuenta al adquirir uno.
¡Vayamos con la información!
¿Qué es un sistema de inventario?
Un sistema de inventario o sistema de control de stock es un método que se encarga de gestionar y monitorear el flujo de productos de un negocio, desde que entran al almacén hasta que se venden o distribuyen.
Su objetivo principal es asegurar que siempre haya suficientes existencias para satisfacer la demanda de los clientes, pero sin acumular exceso de stock que ocupe espacio y genere costos innecesarios.
Imagina una tienda que se dedique a la venta de teléfonos celulares y tenga disponible en su almacén 50 smartphones. Cuando un cliente compre uno, la función del sistema de control de inventario será registrar esa venta y actualizarlo a 49 unidades automáticamente, tan pronto como la compra se finalice.
¿Cómo funciona un sistema de control de stock?
El funcionamiento de un sistema de control de inventario es sencillo, pero requiere precisión y organización para que sea efectivo. En términos generales, las actividades que involucra son:
- Recepción de mercancía.
- Registro de salidas.
- Emisión de alertas de reposición.
- Organización de inventario.
- Generación de informes.
Veamos en qué consiste cada una.
Recepción de mercancía
Una persona que usa un sistema de control de stock puede registrar la llegada de nuevos productos al inventario. En este momento, se utiliza para verificar la cantidad recibida y asegurar que coincida con el pedido realizado previamente.
Registro de salidas
A medida que los productos se venden, el sistema de inventario actualiza las existencias automáticamente. En una tienda física, esto ocurre al registrar la venta en un sistema punto de venta (PDV), mientras que en una tienda online, cuando el cliente finaliza el proceso de checkout.
Emisión de alertas de reposición
Los sistemas de control de inventario modernos utilizan algoritmos para prever cuándo un producto llegará al mínimo de stock. Si esto ocurre, el sistema genera alertas automáticas para que el negocio realice nuevos pedidos antes de que se quede sin existencias, evitando el temido desabastecimiento.
Organización de inventario
Además de registrar el número de productos, un sistema de control de stock también permite organizarlos en función de su ubicación dentro del almacén o tienda. Esto facilita su localización y agiliza el proceso de reposición, especialmente en grandes almacenes o comercios con artículos diversos.
Generación de informes
Este sistema también sirve para generar informes detallados que permiten analizar la rotación de productos, los márgenes de beneficio y los niveles de stock. E identificar los ítems más vendidos, productos estacionales y tendencias.
Este tipo de información es crucial para tomar decisiones informadas que ayuden a impulsar el crecimiento y el éxito de los negocios a largo plazo.
Ahora bien, ¿cómo se traduce todo esto en ventajas?
Beneficios de un sistema para control de stock
Un sistema de control de inventario ofrece beneficios significativos para negocios de todos los tamaños y sectores. Entre ellos:
- Ahorro financiero.
- Eficiencia operacional.
- Control preciso de inventario.
Ahorro financiero
Adoptar un sistema de inventario elimina costos innecesarios asociados al almacenamiento excesivo y a la obsolescencia de productos. Evita adquisiciones superfluas de mercancías que ya están en stock, minimizando gastos en excesos.
Además, al evitar la falta de productos, da la posibilidad de atender la demanda de los clientes de manera adecuada y evitar pérdidas de ventas, lo que puede llevar a un aumento significativo de ingresos.
Con menos desperdicio de recursos y una gestión más eficiente de los almacenes, el sistema de control de inventario permite ahorrar dinero y mejorar la salud financiera del negocio, contribuyendo a su sostenibilidad y crecimiento en el mercado.
Eficiencia operacional
Con un control preciso de las cantidades de productos en inventario, las marcas pueden evitar la falta o el exceso de mercancías. Esto elimina la necesidad de invertir tiempo en actividades de reabastecimiento y retrasos en las entregas a los clientes.
Además, la visibilidad del inventario permite programar mejor la producción (en el caso de empresas fabricantes) y la preparación de pedidos. Y facilita la identificación de demandas estacionales o tendencias de consumo, qué productos reponer, cuáles dejar de vender y aquellos que requieren promociones especiales para venderse.
Por lo tanto, con la mejora de la eficiencia proporcionada por un sistema de control de inventario, las empresas pueden aumentar su productividad y competitividad.
Control preciso de inventario
Un sistema para control de stock garantiza que la empresa pueda atender la demanda de los clientes de manera eficiente y puntual. Y anticipar el momento de reabastecer su inventario antes de que los artículos se agoten.
La falta de productos puede resultar en clientes insatisfechos que busquen a la competencia para suplir sus necesidades, comprometiendo su fidelidad y la reputación de la empresa.
En este sentido, el sistema de control de inventario contribuye a mantener una operación confiable, asegurando que los productos estén disponibles para atender la demanda en el momento preciso y garantizar la satisfacción de los clientes.
Tipos de sistemas de inventario
Por otro lado, también es importante reconocer que, en el universo de la gestión de productos, existen distintos tipos de sistemas de control de stock.
Vamos a explorar algunos de los principales:
- Sistema de inventario periódico.
- Sistema de inventario permanente.
- Sistema de inventario justo a tiempo.
Sistema de inventario periódico
El sistema de inventario periódico es un método en el cual el recuento físico de los artículos en inventario se realiza en intervalos predeterminados. Se pueden contabilizar cada trimestre o año, por ejemplo, en vez de monitorearlos constantemente en tiempo real.
Durante el período, las operaciones de compra y venta siguen ocurriendo, pero la información sobre las cantidades disponibles no se actualiza en el sistema hasta el momento del recuento.
De este modo, podemos decir que el sistema de control de inventario periódico puede ser ventajoso para empresas que lidian con una gran variedad de productos y tienen dificultades para controlar el inventario en tiempo real.
Sin embargo, su desventaja es que, entre los recuentos, puede haber menos visibilidad de las cantidades reales en inventario. Esto puede ocasionar problemas de falta de productos o compras innecesarias si el control no se realiza con precisión.
Sistema de inventario permanente
El sistema de inventario permanente — también conocido como sistema de control de inventario permanente o sistema de inventario continuo — es un método en el que la información sobre la cantidad de productos en inventario se actualiza en tiempo real.
En este método, cada transacción de entrada y salida se registra inmediatamente en el sistema, dando a la empresa una visión actualizada y precisa del inventario en cualquier momento. Esta aproximación permite seguir las variaciones e identificar posibles problemas de desabastecimiento o pérdidas con mayor agilidad.
Por lo tanto, el sistema de control de stock permanente es particularmente útil para negocios que necesitan un control constante sobre sus productos. Entre ellos, minoristas que trabajan con productos de alta rotación o artículos de alto valor agregado.
Además, ofrece mayor precisión en la información del inventario, lo que permite optimizar los procesos de compra y venta, reduciendo los costos operacionales y mejorando la experiencia del cliente.
Sistema de inventario justo a tiempo
Por último, el sistema de control de inventario justo a tiempo (“just in time” en inglés) busca perfeccionar la gestión al reducir el desperdicio, los costos y el espacio de almacenamiento, garantizando que los materiales se entreguen solamente cuando son necesarios, y no con antelación.
En esta modalidad, los productos se adquieren o producen solo cuando hay una orden de compra o cuando el inventario actual está a punto de agotarse. El objetivo es eliminar los costos asociados al almacenamiento excesivo, mientras se mantiene la capacidad de entregar los productos a los clientes.
Para entender mejor el sistema justo a tiempo, imagina una fábrica de automóviles que lo adopta. En lugar de mantener un gran inventario de piezas y componentes, la empresa trabaja en estrecha colaboración con buenos proveedores. Cuando la fábrica necesita un determinado artículo, hace el pedido y el socio entrega el material prontamente.
De esta forma, la fábrica consigue reducir el espacio necesario para almacenar piezas, minimizando los costos de inventario y reduciendo la probabilidad de obsolescencia de productos.
Por lo tanto, el sistema justo a tiempo puede mejorar el flujo de trabajo, la productividad y la calidad de los productos, al mismo tiempo que reduce costos relacionados con el inventario.
Pero, para una implementación exitosa, es necesario tener una cadena de suministro ágil y confiable. Además, es fundamental que los procesos internos de la empresa estén bien optimizados para evitar interrupciones en las operaciones por falta de inventario.
¿Cómo implementar un sistema de inventario?
Si bien la elección del sistema de control de stock adecuado es crucial, igual de importante es decidir dónde llevar a cabo esa gestión. Afortunadamente, existen diversas opciones que se adaptan a las necesidades y recursos de cada negocio:
| Método | Descripción | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|---|
| Manual | Ideal para las pequeñas empresas con inventario reducido. Implica el registro de entradas y salidas de productos en papel, utilizando libros de contabilidad o fichas. | Bajo costo inicial y simplicidad. | Propenso a errores humanos, requiere mucho tiempo y es difícil de escalar a medida que el negocio crece. |
| Hoja de cálculo | Microsoft Excel y Google Sheets permiten crear tablas, aplicar fórmulas y generar informes básicos. | Mayor precisión que el método manual, facilidad de uso y bajo costo. | Aún puede ser propenso a errores, requiere conocimientos intermedios en el uso de las funciones, y se vuelve complejo de manejar cuando la cantidad de información aumenta. |
| Software especializado | Solución más completa para el control de stock. Por lo general, ofrece funcionalidades avanzadas como seguimiento en tiempo real, alertas de stock bajo, generación de informes detallados e integración con otras áreas del negocio. | Automatización, precisión, escalabilidad, integración y análisis profundo. | Costo inicial o mensual (para el caso de soluciones SaaS) y requiere capacitación del personal. |
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¿Cómo elegir el método para implementar un sistema de inventario?
La elección del mejor método de control de inventario dependerá de estos factores:
Necesidades de la empresa
Identifica cuáles son los principales desafíos y demandas relacionadas con el inventario. Considera el volumen de productos, la complejidad de la cadena de suministro, la cantidad de transacciones y otras particularidades específicas de tu negocio.
Presupuesto disponible
Establece un presupuesto para invertir en una solución de control de stock, pero sin comprometer la estabilidad financiera de tu negocio.
Si tienes interés en adquirir una tecnología robusta, ¡puedes hacerlo sin gastar mucho! Con una solución como el punto de venta de Tiendanube puedes invertir desde $99 MXN al mes para automatizar y mejorar la gestión de tu inventario.
Escalabilidad e integración
Asegúrate de que el método elegido pueda acompañar el crecimiento de la empresa y se integre fácilmente con otros canales de venta y almacenes. Centralizar esta información en un mismo lugar te permite conocer el panorama completo de tu negocio.
Opciones disponibles en el mercado
Para softwares de control de stock, es necesario realizar una investigación detallada de los que están disponibles, considerando sus funcionalidades, atención al cliente, historial de desempeño y recomendaciones de otros usuarios.
Practicidad y utilidad
Si te interesa más de un método de control de inventario o un software de control de stock, pon a prueba las funcionalidades de todas tus opciones para entender mejor cómo se usan, si son prácticos y cuál ofrece la mejor experiencia para tus procesos específicos.
Feedback de los usuarios
Lo que puede ser la mejor opción para ti, no necesariamente lo es para las otras personas de tu equipo. Por lo tanto, es fundamental conocer sus opiniones antes de elegir un método manual, hoja de cálculo o software para implementar tu sistema de inventarios.
¡Un sistema de control de stock es el aliado que tu negocio necesita!
Ahora que ya sabes qué es un sistema de inventario y el impacto positivo que genera en tu negocio, ¡aprovéchalo para mejorar tu gestión!
Si bien su implementación requiere de una planificación, entrenamiento y dedicación, los beneficios resultantes compensarán tu esfuerzo y lo convertirán en un aliado valioso para tu empresa. Desde la precisión en el seguimiento de tus productos hasta la capacidad de anticipar la demanda, sus ventajas son innegables.
Y recuerda, si decides implementar tu sistema de control de stock con tecnología, el punto de venta de Tiendanube es una completa solución para optimizar la distribución y evitar problemas de desabastecimiento. ¡Pruébalo!
