Los tipos de documentos comerciales válidos en Argentina y su uso
Los documentos comerciales son comprobantes que se emiten como garantía o resguardo para dar prueba de que se ejecutó una operación comercial. En otras palabras, son aquellos documentos que sirven para corroborar y legitimar una transacción.
Debido a la importancia que tienen en el proceso de facturación de un negocio, elaboramos este artículo para profundizar en los tipos de documentos comerciales validados por la AFIP que se pueden usar al realizar la venta de productos o servicios.
Los tipos de documentos comerciales que vamos a analizar son:
- Facturas
- Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales
- Recibos emitidos por prestadores de servicios
- Notas de débito
- Notas de crédito
- Tickets emitidos por máquinas registradoras (este es un caso excepcional que vamos a abordar más adelante)
- Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados
- Documentos equivalentes a los que mencionamos en este listado
El objetivo de esta breve guía es aclarar en qué consiste cada uno de los documentos comerciales (también conocidos como documentos mercantiles), para que los emprendedores profesionalicen sus negocios, a través de la entrega de comprobantes válidos de acuerdo a la normativa argentina.
Antes de pasar a la descripción de cada comprobante, te invitamos a conocer qué son los documentos comerciales y qué requisitos se deben cumplir para su elaboración.
Documentos comerciales: qué son
Los documentos comerciales son los comprobantes que se emiten como garantía o resguardo para dar prueba de operaciones o transacciones. Estos títulos permiten dejar registro de cada movimiento y se archivan en los Libros de Contabilidad de un negocio.
En otras palabras, ¿qué son los documentos comerciales o mercantiles? Son aquellos que sirven para corroborar y legitimar una transacción. Asimismo, permiten garantizar la prolijidad en la contabilidad de un negocio.
A través de estos documentos, es posible llevar un registro de los movimientos comerciales que realizó una empresa: desde las ventas hasta los ajustes por devolución de dinero en caso de que haya habido un error al cobrar.
Emitir estos comprobantes contribuye a profesionalizar un negocio y generar confianza en los clientes y potenciales clientes.
Requisitos de un documento comercial
De acuerdo con la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), cuando se realiza una operación y el receptor es un consumidor final, se deben detallar los siguientes datos:
- Apellido y nombres
- Domicilio
- CUIT/CUIL/CDI o número de documento de identidad (LE, LC, DNI o, en el caso de extranjeros, Pasaporte o CI)
Asimismo, las facturas válidas deben contener datos como:
- Tipo de comprobante (A, B, C, E, M y T)
- Número de factura
- Fecha
- CUIT del emisor
- CAE/CAI y fecha de vencimiento
- Logotipo fiscal
Te compartimos un modelo de la AFIP que ilustra los requisitos de un documento comercial:
Tipos de documentos comerciales y sus características
Los documentos comerciales que respaldan una operación dependen del tipo de transacción que se realice. En ese sentido, pueden ser:
Facturas
Los tipos de factura más usados en Argentina son:
- Factura A: de responsable inscripto a responsable inscripto o monotributista.
- Factura B: de responsable inscripto a consumidor final o exento en el IVA.
- Factura C: de monotributista o exento en el IVA a todo destinatario.
- Factura E: de exportador a sujeto del exterior.
- Factura T: de hotel o servicio de alojamiento a turistas extranjeros.
Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales
Este documento comercial se refiere al que emiten los responsables inscriptos (sujetos incluidos en el régimen general), cuya actividad habitual es la compra de bienes usados a consumidores finales para su posterior venta.
Recibos emitidos por prestadores de servicios
Los profesionales universitarios y demás prestadores de servicios están habilitados para emitir Recibos C “Documento válido como factura”, en lugar de factura C.
Cabe destacar que estos sujetos deben optar por uno u otro comprobante, pues no resultará válida la emisión indistinta o alternada de estos comprobantes.
Notas de débito
Son comprobantes que la empresa envía al cliente para notificarle que se cargó o debitó de su cuenta un monto determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Se puede crear una nota de débito debido a un error en la facturación, el cobro de intereses por falta de pago o demora, y por cualquier otra razón que implique el aumento del saldo de una cuenta.
Notas de crédito
Las notas de crédito son documentos comerciales que se envían al cliente para informarle que se acreditó en su cuenta un monto determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Es común usar la nota crédito para subsanar el daño de un producto que ya se vendió, por rebajas o descuentos especiales, devoluciones o para corregir errores por exceso en la facturación.
En Argentina, solo aquellos que emitieron los comprobantes por las operaciones originarias van a poder emitir las notas de crédito y/o débito en concepto de descuentos, bonificaciones, quitas, devoluciones, intereses, etc., siempre que se encuentren relacionadas a una o más facturas o documentos equivalentes emitidos previamente.
Tickets emitidos por máquinas registradoras
La AFIP precisa que estos documentos comerciales aplican para monotributistas, siempre que las máquinas registradoras hayan estado habilitadas y utilizadas con anterioridad al 12/02/99.
La fijación de la fecha (12/02/99) es importante, pues la AFIP estableció un cambio progresivo de la “vieja tecnología” por la “nueva tecnología”, que tiene por objetivo estandarizar el uso de la factura electrónica.
Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados
Los controladores fiscales son equipos electrónicos homologados por la AFIP que se usan para registrar, emitir y procesar comprobantes. Igualmente, sirve de resguardo de los datos de interés fiscal que contienen dichos comprobantes.
Los nuevos contribuyentes inscriptos en IVA y monotributistas pueden facturar a través de un Controlador Fiscal de Nueva Tecnología, homologado por AFIP.
Quienes decidan tener estos equipos deben generar reportes semanales, incluso si no han emitido comprobantes.
💡 Tip extra: seguí estos pasos para utilizar el Controlador Fiscal de AFIP.
Documentos equivalentes a los que mencionamos en este listado
Existen instrumentos comerciales que, de acuerdo con los usos y costumbres, sustituyen el uso de la factura o remito, siempre que individualice la operación, cumpla con los requisitos establecidos para cada caso y se utilice habitualmente en la actividad del sujeto emisor.
Algunos de estos documentos comerciales pueden ser:
- Certificados de obra.
- El comprobante y las liquidaciones que se emitan por la venta de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, caza, silvicultura y pesca.
- “Certificaciones Primarias de Depósito de Granos”, “Liquidaciones Primarias de Granos” y “Liquidaciones Secundarias de Granos”, utilizados en las operaciones de depósito, compraventa o consignación de granos no destinados a la siembra.
- Carta de porte y los comprobantes que se utilicen en cumplimiento de normas nacionales, provinciales y municipales que reglamentan el traslado y entrega de bienes.
- Guía aérea, siempre que su uso obligatorio tenga origen en convenios internacionales o en normas nacionales.
¿Cuáles son los comprobantes no válidos?
Existen otros tipos de documentos o comprobantes que, debido a su popularidad, se consideran válidos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que no lo son, por lo que no pueden sustituir las facturas ni sirven para respaldar operaciones.
Los comprobantes no válidos son:
- Los documentos no fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados.
- Remitos, guías o documentos equivalentes.
- Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y documentos de análogas características.
- Recibos, comprobantes que respaldan el pago, total o parcial, de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas.
- Talones de factura en restaurantes, bares, casas de comida o similares.
- Tiras de máquina de sumar o calcular.
- Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, de compra, de pago y/o de débito.
Acá tenés una nota sobre la diferencia entre tarjeta de crédito y débito.
Cuáles son los documentos comerciales más usados por los emprendedores
Esta respuesta va a depender de la actividad en la que se desarrolle un negocio determinado y su volumen de facturación.
No obstante, en términos generales, podemos decir que los documentos comerciales considerados válidos por la AFIP que más usan los emprendedores son las facturas A, B y C.
La factura A suele ser el comprobante que se utiliza en el tipo de negocio B2B (business to business). Si estás inscripto en el Régimen General, este es el tipo de factura que vas a entregar a tus proveedores, en caso de que ellos también sean responsables inscriptos.
La factura B la emite el responsable inscripto al consumidor final o exento en el IVA. Si estás inscripto en el Régimen General, entonces este es el tipo de factura que vas a entregar a los clientes de tu tienda online.
La factura C es la que emiten los monotributistas o sujetos exentos en el IVA a todo destinatario en general, sin importar su condición fiscal. Si, por ejemplo, vendés online y sos monotributista, este es el tipo de comprobante que vas a entregar a tus clientes.
💡 Tip extra: tené en cuenta que existe una excepción para los monotributistas que realicen una operación de exportación, quienes, en lugar de entregar la factura “C”, deben emitir el comprobante tipo “E”.
Conclusión
Son múltiples las tareas que, a diario, deben realizar los emprendedores para alcanzar el éxito de su negocio. Facturar correctamente es una de ellas y esperamos que este artículo haya despejado las principales dudas sobre el tema.
Si bien es recomendable contar con la asesoría de un contador, comprender los conceptos más elementales asociados a tu empresa es un plus que va a ayudarte a recorrer con paso firme el camino del emprendedurismo.
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Tené en cuenta que este post no tiene el carácter de asesoramiento o recomendación para adoptar un criterio fiscal determinado, el cual deberá ser consultado con los asesores impositivos respecto de todas las consecuencias fiscales en la medida que se considere necesario.
En este sentido, esta guía no constituye asesoramiento o servicio profesional por parte de Tiendanube sobre ningún asunto en particular. La empresa no asume ninguna responsabilidad por los daños y perjuicios resultantes o que tengan conexión con el empleo de dicha información.
