Ventajas y desventajas de un ERP: todo lo que necesitas saber

En los últimos años, muchas empresas han apostado por confiar en un sistema ERP para su crecimiento y una mejor gestión de tareas, mientras otras deciden no hacerlo debido a la gran inversión financiera inicial que requiere. Por ello, antes de hacer cualquier implementación es necesario conocer las ventajas y desventajas de un ERP.

Un sistema ERP es imprescindible dentro de una empresa, ya sea pyme o multinacional, gracias a su facilidad de automatizar procesos y agilizar funciones entre las distintas áreas de una organización.

Sin embargo, como en toda nueva herramienta, su correcto funcionamiento dependerá de diversos factores tanto positivos como negativos y, por lo tanto, es importante conocer las ventajas y desventajas de un ERP.

¿Para qué sirve un ERP?

Un sistema ERP sirve para centralizar la información de una empresa desde una sola plataforma con el fin de lograr una mayor agilidad en los flujos de trabajo, una mayor reducción de costos operativos y mejorar la colaboración entre los múltiples departamentos de una organización.

Existen diferentes tipos de ERP que ayudan a los emprendedores a tener un control ordenado en el día a día de una administración. Por ello, es clave conocer todas las funciones que este software ofrece para sacarle todo el provecho posible.

Estos son algunas de las principales funciones de un ERP:

• Brinda una mejor gestión de capital humano para desarrollar el talento de los empleados.
• Ofrece mayor control financiero al manejar los ingresos, facturación y cuentas por cobrar.
• Facilita las relaciones con proveedores y clientes, pedidos, precios y entregas.
• Optimiza el manejo de almacenes y stock para evitar sobreproducción y gastos de almacenaje.
• Provee de datos relevantes para el área de marketing.
• Genera mayor control de ventas en línea, al brindar mayor visibilidad de las transacciones.

Ventajas y desventajas de un ERP

Contar con un sistema ERP muchas veces se traduce en una mayor eficacia en un gran número de tareas y otorga una visión más amplia de hacia dónde quieres llevar tu negocio.

Pero el miedo a las nuevas herramientas tecnológicas también puede ser un obstáculo para dar el salto y por ello es importante poner en una balanza las ventajas y desventajas de un ERP antes de elegir su implementación.

Ventajas de un ERP

La lista de beneficios que este sistema ofrece para impulsar y mantener el desarrollo de una empresa es extensa. Pero a continuación hemos resumido las principales ventajas de un ERP para entender su valor para el negocio.

• Mejora la toma de decisiones
• Elimina duplicidades
• Incrementa la flexibilidad y agilidad de la organización
• Permite la automatización de procesos
• Brinda información de la empresa en tiempo real
• Mejora la atención al cliente
• Aumenta el control de todos los procesos productivos
• Ofrece mayor seguridad de la información
• Unifica la información de la empresa y suprime barreras
• Multiplica el retorno de la inversión

Mejora la toma de decisiones

A través de la recopilación de información en tiempo real, el análisis de datos es más profundo y eficaz, por lo que mejora la toma de decisiones, sin que exista un riesgo alto al disponer de reportes más completos.

Elimina duplicidades

Al contar con una centralización de información en una sola plataforma se evita la duplicación tanto de registros, actividades u operaciones que pueden ocasionar el retraso o capacidad operativa de una empresa.

Incrementa la flexibilidad y agilidad de la organización

Las necesidades de una empresa cambian con el tiempo y lo más probable es que en el futuro requieran de más servicios o módulos que hoy ni siquiera consideras. Por ello, es importante la elección de un ERP capaz de ajustarse a las necesidades de la empresa conforme crezca y haga frente a esos cambios que surjan con el tiempo.

Permite automatizar procesos

Gracias a la facilidad con que el sistema ERP realiza múltiples tareas por nosotros, ayuda a reducir el uso de mano de obra, el tiempo empleado y la necesidad de ciertos conocimientos que causarían un mayor tiempo y gasto en capacitación.

Brinda información de la empresa en tiempo real

De nueva cuenta, el tener recopilada la información en una sola plataforma hace mucho más sencillo acceder a ella en el momento y lugar que lo necesites, de manera que al tomar una decisión puedas considerar diferentes opciones y encontrar la más oportuna.

Mejora la atención al cliente

Mediante este software se agiliza el proceso y posibilita el poder acompañar al cliente en cada fase, desde guiarlo en el proceso de compra, facilitarle los datos para una decisión de compra que satisfaga sus necesidades hasta finalmente ofrecer un excelente servicio posventa que asegure su fidelización una vez recibido el artículo.

Aumenta el control todos los procesos productivos

Al integrar un sistema que te permite simplificar procesos manuales por automáticos en todas las áreas de la empresa, es posible aumentar la productividad y eficiencia, además de disminuir las probabilidades de un error humano en una tarea manual.

Ofrece mayor seguridad de la información

Al centralizar la información de tu empresa y clientes en una sola plataforma, es muy sencillo asegurar el control, ya que estos datos no se encontrarán dispersos, en distintos servidores o incluso físicos, en archiveros, con todos los riesgos que esto conlleva.

Unifica la información de la empresa y suprime barreras

El fácil acceso a los datos de la empresa permite llevar un mayor orden de la información. De esta manera, los tiempos de respuesta son mejores y existe más control dentro de las operaciones, aumentando la eficiencia de los trabajadores.

Multiplica el retorno de la inversión

A pesar del costo inicial de la implementación de un ERP, su impacto será muy positivo al disminuir los costos de mano de obra, producción, capacitación y otros gastos que también se verán reducidos, por tanto, la inversión volverá con creces.

Desventajas de un ERP

Es normal que al migrar la información de una empresa hacia este software y adecuar los procesos y funcionalidades se presenten contratiempos en distintos ámbitos, por eso es conveniente tener en cuenta las desventajas de un ERP antes de implementarlo.

• Tiene un costo inicial alto
• Conlleva tiempo de adaptación y de preparación de los trabajadores
• Requiere de actualizaciones constantes
• Demanda de una inversión de capital adicional
• Exige un equipo considerable de desarrollo
• Implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo
• Los beneficios no son inmediatos

Tiene un costo inicial alto

El costo de este software por lo regular es alto y se considera una desventaja porque no todas las empresas pueden permitírselo en su presupuesto. Sin embargo, hoy en día existen sistemas ERP para cada sector y tipo de empresa (como Bind ERP especializado para pymes), además de planes personalizados de financiamiento.

Conlleva tiempo de adaptación y de capacitación de los trabajadores

Debido a lo complejo que puede resultar un sistema ERP a causa de sus diversas funcionalidades, su manejo eficaz requiere una previa capacitación del personal para aprovechar al máximo sus ventajas. Por lo tanto, esto demanda cierto tiempo de adaptación y preparación de cada empleado.

Requiere de actualizaciones constantes

De acuerdo al proveedor ERP que se elija para su implementación, este necesitará actualizaciones en determinado tiempo, las cuales en su mayoría significan un gasto adicional, además de una nueva capacitación del personal.

Tip → en algunos casos es posible negociar con la empresa encargada de implementar el sistema que se incluya en el contrato la actualización y el mantenimiento del sistema, además de una capacitación para los colaboradores de la empresa, de modo que no implique gastos adicionales.

Demanda de una inversión de capital adicional

La mayoría de los sistemas ERP se manejan por módulos y de acuerdo al crecimiento de una empresa en un futuro, lo más probable es que deban agregarse más herramientas que se traducen en una inversión de capital extra.

Exige un equipo considerable de desarrollo

Implementar un ERP que se adapte a tus necesidades requiere un equipo especializado de desarrollo para que realicen el despliegue de la herramienta, así como la configuración de las funciones esenciales para tu negocio y resolución de los posibles problemas.

Implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo

La implementación de un nuevo sistema ERP dentro de una organización suele ser compleja y llevar algunos meses hasta que sea funcional al 100%. Por lo que la transición hacia este software puede implicar un rediseño de las funciones y tareas para que esta sea eficiente.

Los beneficios no son inmediatos

No solo la instalación del sistema suele ser tardada, sino que los resultados no son inmediatos y toma tiempo poder disfrutar de sus beneficios al máximo.

Esta es una de las desventajas que más toman en cuenta las empresas al decidir si implementar un ERP o no, debido a que junto con el costo inicial del software pone en duda si es viable implementarlo o no. No obstante, el retorno de inversión tanto financieramente como en productividad mediante un ERP suele ser un negocio redondo.

¿Cómo elegir el mejor ERP para mi negocio?

Existen muchos softwares para cada tipo y tamaño de empresa, por ello, la elección correcta del mejor software ERP es una decisión estratégica en la que se deben tomar en cuenta varias cuestiones para asegurar su eficacia.

Para elegir el mejor ERP lo más importante es aprovechar todas las ventajas que la plataforma ofrece y considerar las siguientes claves que te daremos:

• Valorar las necesidades y la funcionalidad del sistema antes que el precio.
• Ser consciente del tamaño de la empresa y saber hacia dónde quieren llegar.
• Entender que es una inversión a largo plazo que proporciona resultados eficientes.
• Definir los objetivos que desean conseguir con el ERP.
• Identificar las áreas que necesitan mejorar para priorizar los módulos que deben personalizar.
• Probar las demos y encontrar una interfaz sencilla y clara que se adapte mejor a las necesidades de la empresa.
• Elegir un proveedor con experiencia que sea capaz de hacer frente a los cambios, que se adecúe a tus necesidades y sector de tu actividad, así como responder a los posibles fallos de mantenimiento.

Conclusión

Implementar un ERP es uno de los hitos más importantes en una empresa. Sin embargo, para que se materialicen, tu empresa necesita tener un cierto nivel de maduración, tamaño, talento y recursos destinados para esto.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a determinar si es el momento correcto, o no, para implementar un ERP en tu empresa. Sin duda esta herramienta tiene la capacidad de potencializar tu negocio, pero antes de considerar hay que estudiar todas sus implicaciones.

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