Guía de despacho: ¿qué es y cómo usarla en tu negocio?
La guía de despacho es un documento tributario obligatorio que se utiliza al momento de trasladar todo tipo de productos o mercadería, sea una venta o no. Según la ley 21.131, deben ser emitidas en un formato electrónico. Puedes hacerlas a través del sitio oficial del SII.
Si estás empezando un negocio o ya llevas tiempo con tu empresa habrás notado que cada vez que quieres enviar o recibir un cargamento de mercadería debes presentar una guía de despacho.
Este documento, además de ser obligatorio, tiene diferentes funciones, que van desde entregar información de quien envía y recibe, mostrar el detalle de productos enviados e incluso para respaldar el pago de una factura postergada.
Si quieres saber más acerca de qué es la guía de despacho y cómo crear una, sigue leyendo este artículo.
¿Qué es la guía de despacho?
La guía de despacho es un documento digital o físico que permite respaldar el traslado y entrega de una carga, ya sea si corresponde a una venta o no.
El uso de este documento no es necesario si se emite una factura para la venta. Sin embargo, en el caso de una postergación de la entrega de la factura, la guía de despacho pasará a tener un carácter obligatorio como respaldo a una venta.
Para ello, en virtud de la Ley 21.131 sobre los pagos de facturas y boletas, si existe el caso de necesitar una, la guía de despacho debe entregada de forma electrónica.
Sin embargo, esto no aplica para todos los sectores, ya que las empresas dedicadas a la pesca o a la pequeña minería pueden entregarlas en formato físico.
¿Para qué sirve la guía de despacho?
Para entender el objetivo principal de las guías de despacho, es necesario revisar la Ley de Pago a 30 días, ya que su funcionamiento y características nacen de esta normativa.
En concreto, esta ley busca la protección de las pymes en Chile, estableciendo un tope en el plazo de los pagos de facturas. Antes de que esta ley existiera, una factura podía demorarse hasta 4 meses en pagarse, lo que era insostenible para las micro y pequeñas empresas.
Sin embargo, con la normativa vigente, este plazo se acortó a tan solo 30 días y es aquí donde la guía de despacho tiene participación, ya que es un comprobante válido para transparentar una venta y agilizar el proceso de pago de las facturas.
Tipos de guías de despacho
- Guía de despacho afecta a IVA
- Guía de despacho exenta o no afecta de IVA
- Guía de despacho de traslado (sin venta)
- Guía de despacho de exportación
1. Guía de despacho afecta a IVA
Las guías de despacho afectas al IVA son un respaldo para el traslado de productos o bienes que serán entregados o vendidos a través de una operación que incluya el porcentaje de impuesto.
Características principales:
- Incluye el detalle de productos, cantidades, precios unitarios, etc.
- Sirve para demostrar que los bienes están en tránsito y se relaciona posteriormente con la emisión de la factura afecta a IVA.
- Es la más común cuando se venden bienes con IVA y no se emite la factura de forma inmediata.
2. Guía de despacho exenta o no afecta de IVA
Este tipo de guía de despacho es utilizada cuando la venta de los productos y el movimiento de estos están exentos del pago del IVA, ya que pueden ser parte de un rubro (como la educación) en el que no es necesario agregar este impuesto.
Características principales:
- Similar estructura que la guía afecta, pero se indica que es “Exenta” o “No Afecta”.
- El documento respalda el tránsito de mercancías que no generan débito fiscal de IVA.
3. Guía de despacho de traslado (sin venta)
Cuando el motivo del movimiento de los productos o bienes es solo para trasladarlos de un lugar a otro sin que sea una compra o venta, es necesario hacer una guía de despacho de traslado.
Por ejemplo, esta guía de despacho se utiliza para mover productos entre distintas sucursales de una misma empresa o si se deben enviar bienes para una exhibición o demostración.
Características principales:
- Se detalla la mercancía y el motivo del traslado.
- Permite justificar ante fiscalizaciones que esos bienes están en tránsito legítimamente, aunque no exista venta involucrada.
4. Guía de despacho de exportación
Si el envío de los productos es internacional, es necesario preparar una guía de despacho de exportación, la cual se presenta con otros documentos necesarios para las aduanas junto con detalles más específicos de lo enviado.
Características principales:
- Suele emitirse junto con otros documentos aduaneros (por ejemplo, DUS – Documento Único de Salida).
- La mercadería no está afecta al IVA interno porque se trata de una exportación, pero igualmente se requiere amparar su traslado con la guía correspondiente.
Formato de una guía de despacho
El formato de una guía de despacho cuenta con una serie de detalles que ayudan a mantener una gestión logística en el marco de la normativa. En este caso, debe tener la siguiente información:
- Fecha de envío del cargamento al destino o de retiro.
- Datos básicos del vendedor y comprador (nombre, Rut, dirección, razón social y giro comercial).
- Numeración correlativa de la guía de despacho.
- Detalle de los productos (nombre, cantidad, precio unitario, información adicional y código de identificación).
- Patente del vehículo de transporte.
- Firma y timbre del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Cómo hacer una guía de despacho: paso a paso
Debido a que es obligatoria en algunos casos y se debe presentar de manera electrónica, la página oficial del SII implementó una sección en la que puedes ingresar los datos y enviarla directamente a la institución para ser timbrada y firmada.
De esta manera, los pasos a seguir sobre cómo hacer una guía de despacho son los siguientes:
- Ingresa al sitio del SII y accede a tu cuenta.
- Luego, haz clic en los menús “Servicios online” → “Factura electrónica” → “Sistema de facturación gratuito del SII”.
- Dentro de las opciones desplegadas, haz clic en “Emisión de documentos tributarios electrónicos” y luego en “Guía de despacho electrónica”.
- Rellena todos los datos necesarios de la guía de despacho. Al momento de ingresar el Rut del receptor, el sistema del SII rellenará automáticamente las casillas asociadas si es que tiene guardada la información (de lo contrario deberás hacerlo a mano).
- Ingresa la información sobre el cargamento. El nombre de cada producto, el precio unitario y la cantidad son datos obligatorios, mientras que el código de referencia y los detalles son opcionales.
- Una vez terminada, haz clic en el botón “Validar y visualizar”.
- En esta pantalla podrás revisar los últimos detalles de tu guía de despacho y fijarte que no hayan errores en la información. Cuando hayas terminado, haz clic en “Firmar y enviar”.
- ¡Listo! Tu guía de despacho fue creada y enviada al SII. En el caso del receptor, recibirá una copia de esta en su correo y tu tendrás la opción de ver el documento y descargarlo como PDF.
¿Las tiendas online también usan guías de despacho?
Sí, todo negocio, sea físico u online, debe crear las guías de despacho necesarias para cualquier movimiento de mercadería, siempre y cuando cumplan con el criterio mencionado anteriormente.
En el caso de tener una tienda online, las guías de despacho serán más utilizadas para los negocios con tus proveedores, ya que serán ellos quienes te envíen productos o materias primas para tu negocio.
Por otra parte, si en tu e-commerce también tienes la opción de hacer pagos con facturas, tendrás que hacer uso de una guía de despacho si es que se da la posibilidad de postergar el pago a 30 días y debas enviar los productos a tu cliente.
Ejemplo de guía de despacho
Si bien las guías de despacho pueden tener diferentes diseños, todas cumplen con las mismas características específicas de cómo se deben ver y qué información deben entregar.
A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se ve una guía de despacho.
¿Todo listo para armar tu guía de despacho?
Como habrás visto, las guías de despacho son una herramienta importante no tan solo para la gestión de la logística interna de un negocio, sino que también para respetar los procesos de pago de facturas y respaldar el envío de mercadería.
Ya sea si tienes un emprendimiento físico o digital, en más de algún momento deberás usarlas para tu negocio, ya que son tremendamente útiles para el trato con proveedores o empresas más grandes.
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