Guía sobre el control de inventarios: ¿qué es y cómo implementarlo?

El control de inventarios es el proceso de registro, organización y gestión de las existencias de un depósito. Su objetivo es garantizar el ordenamiento del suministro, registrar correctamente las cantidades (ingresos, permanencias y egresos) y optimizar costos.

En la actualidad, el control de inventarios es una pieza clave en el comercio de productos. También se le conoce como gestión de stock para documentar la entrada y salida de artículos.

En la era digital, la gestión eficiente del inventario se ha convertido en una ventaja competitiva. Empresas como Amazon y Mercado Libre son ejemplos claros de cómo el control riguroso del stock y la optimización de procesos logísticos les ha permitido alcanzar un crecimiento acelerado.

En este artículo, vamos a conocer con detalle qué es el control de inventarios, su importancia en la cadena de suministro, los diferentes tipos de inventarios y los métodos más efectivos para su gestión en una empresa.

Esto te va a servir para saber cómo hacer un inventario, implementarlo en un e-commerce y evitar los principales errores al crear uno. También vamos a compartirte algunos tips y herramientas útiles para tu negocio.

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¿Qué es control de inventarios?

El control de inventarios es la actividad de registro físico o digital de todos los productos, materia prima, mercancías, mobiliario y maquinaria que un comercio almacena para la venta o el funcionamiento de la misma.

Tiene como principal finalidad organizar los artículos para maximizar las ganancias y ofrecer el mejor servicio al cliente al conocer los productos de alta demanda y mantenerlos en stock siempre, así como evitar la sobreventa de inventario.

Ahora que sabes qué es el control de stock o inventarios, podemos avanzar hacia su clasificación. ¡Sigamos!

¿Cuáles son los principales tipos de inventarios?

Existen múltiples tipos de inventario y todos tienen diferentes finalidades (según el fin, la temporalidad, tipo de mercancía, periodicidad, etc.).

• Inventario inicial
• Inventario final
• Inventario de anticipación o previsión
• Inventario periódico
• Inventario permanente o perpetuo
• Inventario anual
• Inventario cíclico o rotativo
• Inventario de materia primas
• Inventario en lote o de tamaño de lote
• Inventario en consignación
• Inventario de suministros de fábrica
• Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso
• Inventario de productos terminados
• Inventario de mercancías
• Inventario en tránsito
• Inventario de seguridad o de reserva
• Inventario estacional
• Inventario de desacoplamiento
• Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica
• Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas
• Inventario disponible
• Inventario online
• Inventario en cuarentena
• Inventario físico
• Inventario de máximos y mínimos
• Inventarios MRO (materiales para mantenimiento, reparación y operaciones)

Métodos de control de inventarios

1. PEPS
2. UEPS
3. Costo promedio
4. Just in time
5. Curva ABC
6. Demanda independiente contra dependiente

La administración de inventarios para los diferentes tipos se rige también por diversos métodos de sistematización.

A continuación, vamos a describir los 6 principales modelos en el comercio minorista.

1. PEPS

PEPS significa “primeras entradas, primeras salidas”, también conocido en inglés como FIFO que significa “first in, first out”. En otras palabras, hay que dar prioridad a los artículos más antiguos del inventario a la hora de realizar las entregas.

Este método se aplica generalmente a los bienes perecederos, como los de la industria de alimentos y bebidas.

Una de las características de este método es que en el inventario se actualiza al precio más reciente. Así, cuando hay una reducción en el precio, las ganancias aumentan y el valor del inventario se puede incrementar porque los costos iniciales de venta se conservan. Es importante tomar en cuenta que los impuestos sobre el alquiler también van a aumentar.

2. UEPS

UEPS significa “últimas entradas, primeras salidas” o “last in, first out”, que es la sigla en inglés LIFO. Es decir, los artículos más nuevos deben venderse primero. A diferencia del formato anterior, este solo debe utilizarse si los productos no son perecederos.

3. Costo promedio

El costo promedio, como su nombre lo indica, es la suma de los costos de las mercancías nuevas y viejas, dividida por la cantidad total de los artículos.

Por ejemplo: si introdujiste 10 productos nuevos de 100 pesos (o sea, 1.000 pesos) y en el almacén ya tenías 12 productos antiguos de 50 (que equivalen a 600 pesos), el cálculo será:

($1.000 + $600) / 22 = $ 72,72

Así, $72,72 es el costo promedio de cada artículo que tienes en inventario. Con este valor, puedes renovar la estrategia de precios de tus productos. Además, al promediar el costo de las mercancías más antiguas se obtiene un valor de inventario más cercano a la realidad.

4. Just in time

Just in time, que significa “justo a tiempo” en español, es una metodología que tiene como principio mantener la menor cantidad de productos en inventario y evitar el desperdicio.

Para que verdaderamente funcione, es esencial que encuentres a un proveedor que ofrezca plazos de entrega rápidos. Además, el control de inventario debe ser de tipo permanente.

5. Curva ABC

La curva ABC es el método que clasifica los productos en función de su grado de rotación, en el cual:

• A es para los productos de alto rendimiento (los productos estrella de una tienda online);
• B es para los artículos que tienen un volumen de rotación medio y generan un menor retorno que el tipo A;
• C es para los artículos de bajo rendimiento.

6. Demanda independiente contra dependiente

En este caso, los modelos de control de inventarios suponen que la demanda de un artículo es independiente o dependiente de la de otros. Su principal función es reducir costos de almacenamiento y ordenar productos.

El método EOQ (Economic Order Quantity) o modelo de la cantidad económica a ordenar es uno de los más conocidos para el control de inventarios para demanda independiente. Se utiliza cuando la empresa tiene una demanda constante y, por lo tanto, requiere de uso y renovación ininterrumpida.

En cuanto a los métodos de control de inventarios, cabe destacar que, en contabilidad, solo el método PEPS y el costo promedio se consideran modelos válidos para contabilizar y demostrar los valores en las declaraciones de impuestos.

📌 Importante: las metodologías presentadas anteriormente contemplan parámetros puramente de gestión (y no de contabilidad).

Beneficios de realizar un buen control de inventarios

Contar un proceso claro y optimizado de control de inventarios es importante porque aporta una serie de beneficios al crecimiento y la sostenibilidad de todo negocio:

Ayuda a controlar el flujo de efectivo

Como ya mencionamos, el inventario se considera un activo debido a su gran valor y a que ayuda a controlar el flujo de efectivo.

Al administrar una tienda y su inventario, vas a comprender con mayor claridad lo que debes comprar, aquello que necesitas retirar de los próximos pedidos de los proveedores, el precio de venta de tu mercadería, entre otras cosas.

De esta forma, evitas los desabastecimientos de productos y las pérdidas e identificas las oportunidades de inversión inteligente para generar capital circulante. Por otro lado, te da la posibilidad de adelantarte a tu competencia, especialmente si no realizan este control.

Aumenta las ventas

Otro de los beneficios de la administración y el control de inventarios es que permite aumentar las ventas. Vigilar constantemente la oferta brinda datos para determinar las ventas estacionales y anticipar un mayor volumen de salidas.

Así, puedes comprar los productos con anticipación y satisfacer la demanda que surja sin agotar el stock de tu negocio.

Optimiza los recursos financieros

Al tener claridad y control de los ingresos, las permanencias y los egresos en tu stock, vas a evitar tanto excesos como insuficiencias en los ítems que componen tu suministro. Esto te permite usar de la mejor forma tus recursos financieros y reducir costos innecesarios.

Mantiene la reputación de la empresa

Controlar tu inventario y mantenerlo organizado es clave para muchos indicadores de atención al cliente. Por ejemplo, las entregas más ágiles conducen a comentarios positivos sobre tu marca, ya sea en las páginas de productos y/o publicaciones en redes sociales.

Como son visibles para todo el público, refuerzan la reputación de tu marca. En pocas palabras, velocidad y eficiencia de envío equivalen a buena reputación.

Permite medir resultados

Finalmente, la elaboración de reportes sobre tus inventarios puede ayudarte a planear acciones, analizar datos y suavizar el impacto de cualquier problema. De este modo, las necesidades y obligaciones quedan claras para el responsable de cada área de la empresa.

¿Cómo llevar un control de inventarios?

Todo tipo de negocios, tanto físicos como digitales, que vendan productos precisan un método de control de inventarios para ordenar los suministros; registrar ingresos, permanencias y egresos; y optimizar costos.

Estas son algunas de las estrategias más conocidas sobre cómo llevar el control de inventarios o gestión de stock de la mejor forma:

1. Organizar el entorno físico. Implica clasificar y etiquetar claramente las áreas de almacenamiento, asegurando que los productos estén accesibles. Utiliza estanterías adecuadas y mantén el área limpia y ordenada para facilitar la identificación de los productos.
2. Hacer el inventario. Incluye contar físicamente todos los productos disponibles en el almacén de manera regular. Documenta con precisión las cantidades y utiliza herramientas tecnológicas.
3. Registrar los productos. Consiste en documentar todas las entradas y salidas en un sistema de gestión. Esto permite un seguimiento detallado y actualizado de las existencias. Utiliza software especializado para mantener registros precisos y accesibles.
4. Establecer los períodos de compra. Se trata de definir cuándo y con qué frecuencia se deben reabastecer los productos. Analiza las tendencias de ventas y el ciclo de vida del inventario para determinar los momentos óptimos de compra.
5. Realizar auditorías. Permite verificar la precisión del inventario registrado frente al inventario físico. Estas revisiones ayudan a identificar y corregir discrepancias, mejorando la exactitud de los registros.
6. Determinar tu presupuesto de inventario. Se refiere a asignar los recursos financieros adecuados para mantener niveles óptimos de stock. Analiza los costos de adquisición, almacenamiento y posibles fluctuaciones de demanda para establecer un presupuesto realista.

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6 consejos para una administración de inventarios exitosa

Para llevar un control de inventarios ordenado, práctico y útil, recomendamos seguir estos consejos.

1. Enumerar y organizar todos los productos

Lo primero que hay que hacer es comprobar que todos los elementos estén registrados en una hoja de cálculo o en un software automatizado.

Para facilitar la visualización y el movimiento del inventario, separa los productos por categorías y subcategorías según sus características. No te olvides de introducir la fecha de caducidad de cada uno.

2. Llevar un control estricto

Para un buen control de stock e inventario, asegúrate de registrar todas las entradas y salidas de artículos para minimizar la posibilidad de futuros errores.

Para identificar tus productos, utiliza nombres que ayuden a los consumidores a reconocerlos fácilmente y agregarles un código de registro o SKU para su control.

Si cuentas con una planilla de stock en Excel (con tallas, colores, etc.), puedes realizar una carga masiva de productos para optimizar tiempos y costos.

💡 Tip extra: si vendes a través de Tiendanube, aprovecha la funcionalidad para registrar artículos con y sin variantes.

3. Analizar tu historial de ventas

Empezando por los productos que tienen más salida o los que están atascados en el almacén, puedes programarte para no perder ventas por falta de mercadería o tener más artículos guardados.

También cuida los productos de temporada, es decir, los que se venden mucho más en una determinada época del año.

4. Tener siempre en stock los productos estrella

Muchos comercios tienen uno o más artículos que venden constantemente. Estos productos estrella son fundamentales para las marcas y un buen control de inventarios te permite garantizar que esos ítems estén siempre disponibles en stock, para no perder oportunidades de venta.

5. Organizar inteligentemente

Cuando definas el lugar donde se van a almacenar tus productos, elige un entorno de fácil acceso y buena visibilidad. Así, será más sencillo distribuir el espacio y colocar los productos.

Deja los artículos de mayor venta accesibles y dale un lugar específico a cada cosa (cajas, protectores de productos frágiles o elementos de embalaje, empaquetado, guías de paquetería, etc.).

💡 Si implementas códigos SKU en tu inventario, puedes organizar tus estanterías o zonas de almacenaje con estos códigos y hacer todavía más ágil tu proceso de picking.

6. Conocer a tus proveedores

Presta atención a la disponibilidad y al cumplimiento de los plazos de entrega por parte de los proveedores para optimizar tu control de inventarios. Así, vas a evitar el desabastecimiento de productos en tu e-commerce.

Si la entrega del proveedor se retrasa, inevitablemente también se retrasará la entrega al cliente, lo que puede afectar negativamente la reputación de tu marca.

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Herramientas para la administración de inventarios

Ya hablamos de la importancia de la automatización de la administración de inventarios en una empresa o tienda virtual. Revisemos dos herramientas útiles para organizar los reportes de inventarios.

1. ERP

Si se trata de eficacia, el ERP es sin duda el favorito de los emprendedores. El Enterprise Resource Planning (en español, Planeación de Recursos Empresariales) es un sistema de gestión que ofrece a los minoristas funciones como:

• Control de inventarios.
• Registro de clientes y contactos.
• Control financiero.
• Facturación de pedidos.

Además, esta herramienta permite la integración con tiendas virtuales y marketplaces, centralizando toda la gestión en una única interfaz.

📘 Te invitamos a explorar algunos ejemplos de ERP y descubrir cómo estos sistemas pueden automatizar y optimizar tus procesos empresariales.

2. SRM

La sigla SRM hace referencia a Supplier Relationship Management (que significa “Administración de las relaciones con los proveedores”) es una herramienta que tiene como objetivo optimizar el trabajo entre una empresa y sus proveedores. En definitiva, este sistema automatiza procesos, incluida la gestión de inventarios.

Además, el SRM tiende a mejorar el proceso de compra de insumos y servicios. Con la creación de inventarios inteligentes, este mecanismo contribuye a la calidad de los resultados y a la reducción de los gastos.

Las principales ventajas de un SRM son:

• Alineación de criterios para la elección de proveedores.
• Análisis del rendimiento de los proveedores.
• Ayuda en la toma de decisiones.
• Control de riesgos.

Como ya señalamos, no automatizar los flujos logísticos y financieros de tu empresa es un gran error. Por ello, herramientas como un ERP y el SRM pueden ayudarte a construir un negocio más sólido.

Conclusiones sobre el control de inventarios

Ahora que sabes la importancia que tienen los inventarios para la contabilidad de un comercio, la organización de procesos internos, la planificación de ventas y la reputación de una marca, tienes claro que es clave implementar la gestión de inventarios en tu negocio.

Esperamos que con este artículo hayas aclarado dudas y sea una guía para llevar a cabo mejores prácticas en tu emprendimiento.

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