¿Qué es un pronóstico de ventas, ejemplos y cómo hacer uno en Excel?

Un pronóstico de ventas, también conocido como proyección de ventas o forecast, es la estimación de recursos posibles que puede obtener un negocio en un tiempo determinado, ya sea mensual, trimestral o anual. 

¿Te has preguntado cómo saber si tu negocio está creciendo en todo su potencial? ¿O si estás invirtiendo en las áreas correctas? La respuesta a estas preguntas te las puede dar una herramienta fundamental para cualquier emprendedor: el pronóstico de ventas.

Este instrumento te ayudará a tomar decisiones, ya que a partir de este se desprenden diferentes acciones para alcanzar las cifras estimadas. En este artículo, te explicaremos cómo hacer un pronóstico preciso para impulsar el crecimiento de tu empresa.

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¿Qué es un pronóstico de ventas?

Los pronósticos de ventas son reportes rigurosos que estiman lo que un vendedor, el equipo comercial o toda una compañía puede vender a lo largo de una semana, un mes, un trimestre, o en todo un año.

Esta herramienta funciona para negocios de cualquier tamaño, ya que ayuda a reducir la incertidumbre al crear una plataforma para planificar las acciones del negocio.

Un pronóstico de ventas, por lo general, se puede realizar en Excel, aunque también es posible trabajarlo mediante un software de CRM o de análisis de datos.

Estos reportes toman como base las ventas y desempeño que se tuvo en el pasado, junto con otros factores, como la estrategia comercial, las tendencias del mercado, las distintas temporalidades, etc., para crear una estimación más confiable.

Cabe aclarar que los pronósticos de ventas de una empresa son únicamente una estimación, por lo que no deben tomarse como el desempeño exacto que tendrá tu negocio. Siempre es posible hacer cambios basados en las ventas reales que realices.

¿Para qué sirve un pronóstico de ventas?

Los pronósticos de ventas de una empresa son importantes porque todos los miembros hacen uso de esta información para determinar sus objetivos. Otros de los principales objetivos de un pronóstico de ventas son:

1. Planificar mejor los gastos e ingresos.
2. Prever el comportamiento de los clientes.
3. Realizar inversiones estratégicas para el negocio.
4. Evaluar el desempeño del equipo de ventas.
5. Determinar próximas contrataciones.
6. Definir el presupuesto de marketing.
7. Corregir el rumbo en caso de notar inconsistencias.
8. Determinar el número de leads que el equipo de marketing debe generar.
9. Apoyar la búsqueda para encontrar financiamiento.
10. Medir el avance de los objetivos de la empresa.

¿Qué tipos de pronósticos de ventas existen?

Ahora que sabes más sobre la importancia de este instrumento, exploremos los principales tipos de pronósticos de ventas o proyecciones de ventas. ¡Toma nota!

• Juicio de expertos
• Método Delphi
• Opiniones del equipo de ventas
• Series de tiempo
• Regresión lineal
• Suavizamiento exponencial
• Run rate o tasa de ejecución

Hablemos de cada uno de ellos, dividiéndolos por sus categorías: cualitativos y cuantitativos.

Pronósticos Cualitativos

Estos métodos se basan en el juicio y la experiencia de personas clave dentro de la organización. Son útiles cuando hay poca o ninguna información histórica disponible, o cuando el mercado es altamente incierto. Estos son los 3 más populares:

Juicio de expertos

Esta alternativa consiste en recopilar las opiniones de personas con conocimiento profundo del mercado y del producto. Por ejemplo, el gerente de ventas podría estimar las ventas futuras basándose en su experiencia y en las conversaciones con clientes clave.

Método Delphi

Es una técnica más estructurada que involucra a un grupo de expertos en varias rondas de cuestionarios anónimos. El objetivo es alcanzar un consenso sobre las futuras tendencias del mercado.

Opiniones del equipo de ventas

Los vendedores están en contacto directo con los clientes y pueden ofrecer una perspectiva valiosa sobre la demanda futura. La idea es sondear al equipo comercial y conocer sus estimaciones basadas en lo que observan en el piso de ventas.

Pronósticos Cuantitativos

Utilizando datos históricos y técnicas estadísticas para realizar proyecciones, estos tipos de proyecciones de ventas son más objetivos y precisos que los métodos cualitativos, pero requieren de una buena base de datos. Algunos de los más usados son:

Series de tiempo

Para hacer una serie de tiempo es necesario analizar los patrones históricos de las ventas para identificar tendencias, estacionalidad y ciclos. Por ejemplo, una tienda de ropa podría observar que las ventas aumentan significativamente durante las temporadas de rebajas.

Regresión lineal

Esta técnica establece una relación matemática entre las ventas y otras variables, como el precio, la publicidad o el PIB. Por ejemplo, una empresa de bebidas podría utilizar la regresión lineal para determinar cómo el precio de su producto afecta las ventas.

Suavizamiento exponencial

Este método asigna pesos decrecientes a los datos más antiguos, lo que permite dar más importancia a las tendencias recientes. Es útil para pronosticar ventas a corto plazo.

Run rate o tasa de ejecución

También conocida como “tasa de ejecución”, este método proyecta las ventas futuras basándose en el desempeño reciente. Por ejemplo, si una empresa vendió 100.000 pesos en los últimos tres meses, el run rate sería de 400.000 pesos al año.

¿Cuál método de proyección de ventas elegir?

La elección del método del pronóstico de ventas depende de varios factores, como:

• Disponibilidad de datos: si tienes una gran cantidad de datos históricos, los métodos cuantitativos serán más adecuados.
• Horizonte de tiempo: para pronósticos a largo plazo, los métodos cualitativos pueden ser más útiles, ya que los mercados pueden cambiar significativamente.
• Nivel de incertidumbre: en mercados altamente volátiles, los métodos cualitativos pueden ser necesarios para incorporar información cualitativa.

💡Tip: en la práctica, muchas empresas combinan diferentes métodos de pronóstico para obtener una visión más completa y precisa de las futuras ventas. ¡No temas trabajar con varios de ellos!

¿Cómo hacer un pronóstico de ventas en Excel?

Una vez que hemos visto qué es un pronóstico de ventas, veremos cómo hacer un pronóstico de ventas en Excel, verás que el impacto en tu negocio será enorme. ¡Pon manos a la obra!

1. Recopilar los datos.
2. Organizar las cifras en una hoja de cálculo.
3. Analizar los datos.
4. Seleccionar el método de pronóstico de ventas.
5. Aplicar el tipo del pronóstico.
6. Evaluar los resultados de la proyección.

Te explicamos cada paso a continuación para que no queden dudas, ¿te parece?

1. Recopilar los datos

Reúne los datos de ventas de períodos anteriores (meses, trimestres o años). Considera variables como tendencias del mercado, estacionalidad, promociones, lanzamientos de nuevos productos, etc. Asegúrate de que sean cifras precisas y consistentes para evitar errores al momento de realizar el forecast.

2. Organizar las cifras en una hoja de cálculo

Apóyate de aplicaciones como Excel, Google Sheets, Number y más para colocar los datos en una tabla con columnas donde delimiten las fechas, productos, regiones, sucursales y el número de ventas obtenido por cada fuente, en cada canal y si es posible en cada mes o temporada.

3. Analizar los datos

Utiliza gráficos (líneas, barras, etc.) para identificar patrones y tendencias en los datos. Calcula el promedio, la mediana, la desviación estándar y otros indicadores para comprender la distribución de los datos.

4. Seleccionar el método de pronóstico de ventas

Ya sea que utilices alguno de los tipos de pronósticos de ventas de los que hablamos anteriormente u otra opción, deberás calcular el promedio de las ventas de un número determinado de períodos anteriores. Trata de establecer una relación lineal entre los datos de tu negocio y el tiempo o las temporadas del año.

5. Aplicar el tipo del pronóstico

Utiliza funciones como PROMEDIO, TENDENCIA, LOGEST, etc., para calcular los pronósticos. Excel cuenta con herramientas integradas que facilitan la realización de estos reportes que puedes aprovechar para agilizar tus tareas y evitar errores humanos al momento de generar tu reporte.

6. Evaluar los resultados de la proyección

Visualiza los datos para identificar patrones y tendencias. Considera factores como estacionalidad, competencia, economía, etc. y compara tus resultados con otros datos de la industria para verificar su precisión y darte una mejor idea de la salud de tu negocio.

Pronóstico de ventas: ejemplos de tiendas online

Para que quede mejor entendido el concepto de qué es un pronóstico de ventas, te presentamos 3 ejemplos que pueden servir de referencia para hacer el de tu emprendimiento.

1. Pronóstico de ventas basado en tendencias de mercado

Ejemplo: Una empresa de productos orgánicos observa un aumento constante en la demanda de alimentos saludables y productos libres de gluten en los últimos 5 años.

Basándose en esta tendencia, pronostican un crecimiento del 20% en las ventas de sus productos durante el próximo año, especialmente en las categorías de snacks y bebidas vegetales.

¿Por qué es útil? Este tipo de pronóstico permite a las empresas identificar oportunidades de mercado y ajustar su estrategia de producto y marketing en consecuencia.

2. Pronóstico de ventas basado en datos históricos

Ejemplo: Una tienda de ropa analiza sus datos de ventas de los últimos 3 años y observa que las ventas aumentan significativamente durante la temporada navideña. Tomando en cuenta este patrón, pronostican un incremento del 30% en las ventas durante el cuarto trimestre del año en curso.

¿Por qué es útil? Los datos históricos proporcionan una base sólida para identificar patrones estacionales y cíclicos, lo que facilita la planificación de la producción y los inventarios.

3. Pronóstico de ventas basado en el análisis de la competencia

Ejemplo: Una marca de accesorios para mascotas analiza las estrategias de precios y marketing de sus principales competidores. Observan que uno de ellos ha lanzado cupones de descuento del 50% para nuevos usuarios.

Basándose en esta información, pronostican una disminución del 10% en sus ventas durante los próximos 3 meses y ajustan su estrategia de precios para mantener la competitividad.

¿Por qué es útil? El análisis de la competencia permite a las empresas identificar amenazas y oportunidades, y tomar decisiones estratégicas para mantener su posición en el mercado.

Estos son solo algunos ejemplos de cómo hacer una proyección de ventas. Recuerda que la precisión de este reporte dependerá de la calidad de los datos utilizados y la sofisticación de los modelos estadísticos que emplees.

¡Haz tu propio pronóstico de ventas!

Como hemos visto, hacer un pronóstico de ventas es un proceso fundamental para orientar las acciones de un negocio.

Es una herramienta valiosa si vendes por internet, ya que constantemente la necesitarás para gestionar diferentes aspectos de tu negocio en línea, desde la relación con tus proveedores, la logística, hasta la definición de tu plan de marketing.

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