¿Qué es un inventario y para qué sirve en una empresa?

Un inventario consiste en el registro de los bienes, productos, recursos o cualquier otro objeto que forme parte de los activos de una empresa, organización o individuo. A través de ese listado es posible realizar la contabilización de las propiedades y su valor.

En este artículo, te vamos a explicar qué es un inventario, sus características, tipos y cómo hacer uno en 5 pasos. ¡Comencemos!

¿Qué es un inventario?

Un inventario es una herramienta fundamental para gestionar los bienes y recursos de una empresa o individuo. Su importancia es significativa para el área de contabilidad y la gestión de los negocios, ya que se considera como un activo.

El concepto más común de inventario es el de un documento que enumera la mercancía de un negocio para rastrear ventas, compras y detectar posibles pérdidas por robo, daño, caducidad u otros motivos. Sin embargo, un inventario permanente tiene más funciones.

Esto se debe a que, según el tipo de inventario, se puede incluir y contabilizar una variedad de activos, como propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos informáticos, cuentas por cobrar e inversiones bancarias, entre otros.

Por lo tanto, su utilidad no se limita únicamente a la gestión de existencias comerciales. A continuación, profundizaremos en sus diferentes aplicaciones.

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¿Para qué sirve un inventario?

En términos generales, más allá de proporcionar una valoración de los activos de una empresa, la información que proporciona un inventario resulta clave para la toma de decisiones y la formulación de estrategias. A medida que aumenta el número de bienes, productos o recursos en posesión, su gestión se torna más compleja, lo cual dificulta el control.

Por ejemplo, una microempresa dedicada a la importación necesita conocer el nivel de existencias para calcular proyecciones de ventas y determinar el momento oportuno para realizar nuevos pedidos de productos.

¿Cuál es la importancia de un sistema de inventario?

Otros casos que ilustran la utilidad de un inventario incluyen la posibilidad de determinar si se debe acelerar el proceso de cobro para aumentar el flujo de efectivo, o si se requiere contratar a un técnico para reparar equipos almacenados.

Estos son solo algunos de los escenarios en los que un inventario se convierte en una herramienta valiosa para las empresas. Sin embargo, la labor logística y operativa de una compañía no concluye con la creación del inventario; es necesario implementar lo que se conoce como gestión o control de inventarios.

Determinar la cantidad y el valor de los productos en existencia requiere fórmulas y cálculos precisos. Esta información no solo facilita la estimación de los costos del producto, sino que también previene situaciones de escasez o exceso de recursos.

Tanto la creación como el control del inventario son aspectos fundamentales para una correcta gestión.

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Características de un inventario

Existen diversos tipos de inventarios y métodos para su control. En términos generales, los elementos esenciales que componen un inventario son los siguientes:

• Nombre del objeto inventariado
• Código de identificación único
• Valor del artículo
• Costo asociado
• Descripción detallada del artículo contabilizado
• Cantidad de artículos con características similares
• Tipo de movimiento (entrada o salida)
• Estado actual del artículo
• Periodo de revisión programado
• Ahora, profundicemos en cada una de estas características.

Nombre del objeto inventariado

Permite identificar de forma clara los artículos, bienes o servicios que están siendo registrados para su control y gestión. Esta información simplifica las tareas de ventas y otras actividades comerciales al proporcionar una identificación precisa de los productos.

Código de identificación único

Los códigos SKU operan de manera análoga al nombre, pero están específicamente diseñados para llevar un mejor control interno en la cadena de producción o suministro. Son más fáciles de leer para máquinas, personas y sistemas de gestión de inventarios, lo cual también disminuye el riesgo de errores.

Valor del artículo

En los inventarios de control de mercancías, el precio es un dato importante, especialmente durante eventos de alta demanda como ventas especiales o períodos de gran volumen como fin de año.

Es fundamental contar con precios actualizados para prevenir pérdidas económicas o errores que puedan resultar en denuncias por incumplimiento de precios o publicidad engañosa.

Costo asociado

El costo asociado es esencial para tomar decisiones informadas en un negocio. Por ejemplo, un emprendedor que gestiona una tienda virtual de productos de belleza debe tener en cuenta no solo el costo de compra de los productos, sino también los gastos de envío y cualquier otro costo operativo relacionado.

Al calcular y comprender el costo asociado de cada producto, es posible establecer precios competitivos que cubran estos gastos y aun así generen beneficios.

Descripción detallada del artículo contabilizado

Al igual que sucede con las descripciones de productos en una tienda virtual o catálogo digital, las descripciones de inventario proporcionan información adicional que resulta valiosa cuando existen artículos con nombres o códigos similares.

Cantidad de artículos con características similares

La cantidad de artículos con características similares en el inventario es importante para evitar la sobreventa de productos, así como la adquisición excesiva de mercancía, insumos o mobiliario que puedan caducar o volverse obsoletos, lo que podría resultar en pérdidas para la empresa.

Tipo de movimiento (entrada o salida)

El tipo de movimiento (entrada o salida) en el inventario permite mantener actualizada la cantidad total de artículos. Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) son fundamentales para el registro preciso de los artículos.

En sistemas de inventario automatizados, estos movimientos ahorran el trabajo de actualizar manualmente diferentes campos de información.

Estado actual del artículo

El estado actual del artículo proporciona información específica sobre la empresa que administra el inventario y el tipo de mercancía o artículos que incluye.

Por ejemplo, en el caso de alimentos perecederos, el estado puede indicar el tiempo de vida restante, mientras que en un inventario de mobiliario de oficina, podría señalar si la máquina u objeto está actualmente en uso o disponible para asignar a un colaborador.

Periodo de revisión programado

Es una característica cada vez más importante en los sistemas de inventario, especialmente con la disminución de los inventarios manuales. Los sistemas de inventario de grandes empresas se actualizan automáticamente en tiempo real, incluso aquellos gestionados en Excel pueden ser automatizados.

La periodicidad de revisión y cotejo de información se adapta a las necesidades específicas de cada organización. Para determinarla, se realiza una predicción de la vida del inventario, también conocida como forecast, y se llevan a cabo revisiones de control al cabo de ese tiempo o de forma continua, según lo requiera la empresa.

Tipos de inventario que existen

Los diferentes tipos de inventario se pueden clasificar en diversas categorías según su función y propósito:

• Inventarios de control de existencias
• Inventarios de planificación y gestión
• Inventario en consignación
• Inventario de suministros de fábrica
• Inventario online

A continuación, explicaremos cómo organizan los recursos y activos de una empresa para una gestión más eficiente y efectiva.

Inventarios de control de existencias

En esta categoría, se incluyen diversos tipos que permiten monitorear y gestionar las existencias de forma eficiente, garantizando así un abastecimiento adecuado y una operación fluida.

• Inventario inicial: proporciona información detallada sobre los productos, artículos, materiales, etc., así como su valor al inicio de un periodo o ejercicio contable. Generalmente coincide con el inventario final del periodo anterior.
• Inventario final: se realiza al finalizar un ejercicio contable con el fin de determinar las cantidades o existencias de materiales, productos, artículos, etc., así como su valor. Su objetivo es identificar las ganancias o pérdidas del periodo. Además, el valor del inventario final facilita la elaboración del presupuesto del siguiente año.
• Inventario de productos terminados: se encarga de registrar los productos que han completado el proceso de fabricación y están listos para ser comercializados. Se utiliza en fábricas para transferir estos productos al almacén y dar continuidad a su recorrido en la cadena de suministro.
• Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso: se emplea durante el proceso de fabricación, especialmente en grandes fábricas, para monitorear el avance en la transformación de la materia prima en productos terminados. Su objetivo es conocer el ritmo de producción.
• Inventario de materia prima: se enfoca exclusivamente en contabilizar los insumos o materias primas utilizados en la producción de un producto final.
• Inventario de mercancías: es el más común, ya que registra y cuantifica los productos que una empresa comercializa.
• Inventario en tránsito: registra los productos que se encuentran en proceso de transporte o están siendo trasladados, ya sea hacia el almacén de la fábrica, centros de distribución o proveedores.
• Inventario disponible: registra la cantidad de productos o bienes que están listos para ser utilizados, comercializados o trasladados al almacén.
• Inventario en cuarentena: registra los bienes, mercancías o productos que deben ser almacenados por un período determinado antes de ser comercializados o utilizados. Este tipo de inventario es frecuente en industrias como la alimentaria.

Inventarios de planificación y gestión

Esta categoría agrupa una variedad de inventarios diseñados para anticipar y responder a las necesidades del mercado, así como para optimizar los procesos internos.

• Inventario de anticipación o previsión: es auxiliar y tiene como función principal anticipar aumentos en las ventas debido a fechas especiales o estacionalidad.
• Inventario periódico: este tipo de inventario se actualiza o revisa regularmente en intervalos predefinidos, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc.
• Inventario perpetuo o permanente: se actualiza automáticamente en el momento exacto de cada transacción, ya sea entrada o salida de productos. Además, registra de forma inmediata las devoluciones o pérdidas de producto.
• Inventario anual: se lleva a cabo una vez al año y tiene como objetivo respaldar la contabilidad verificando los resultados. La revisión se realiza de forma manual, lo cual lo convierte en uno de los inventarios más laboriosos.
• Inventario cíclico o rotativo: a diferencia del inventario anual, este tipo de inventario se lleva a cabo en intervalos regulares a lo largo del año. De esta manera, se realizan conteos periódicos en lugar de esperar hasta el final del año para verificar las existencias de mercancías o productos.
• Inventario en lote o de tamaño de lote: se emplea para producir o adquirir la cantidad precisa de mercancía según la demanda del negocio, a un precio específico por el lote completo. Su objetivo es evitar la acumulación de productos para el siguiente periodo o inventario, lo que contribuye a minimizar los costos.
• Inventario de seguridad o de reserva: similar al inventario de previsión, su objetivo es prevenir el desabastecimiento de productos durante crisis o aumentos repentinos de la demanda del mercado.
• Inventario de desacoplamiento: este tipo de inventario se emplea en procesos de fabricación donde intervienen etapas de producción diferentes.
• Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas: registra los productos o bienes que ya no pueden ser comercializados o utilizados debido a que dejaron de funcionar, caducaron o sufrieron daños y deterioro.
• Inventarios MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones): registra los materiales para mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa.

Otros tipos de inventarios

Además de los inventarios de control de existencias y de planificación y gestión, hay categorías adicionales que abordan aspectos particulares de la gestión de activos y recursos.

• Inventario en consignación: no es propiedad ni forma parte de los activos de la persona que lo vende. En otras palabras, el vendedor no adquiere los productos, sino que se encarga únicamente de comercializarlos a cambio de una comisión de venta.
• Inventario de suministros de fábrica: en contraste con el inventario de materias primas, este tipo de inventario registra materiales utilizados en la fabricación de productos finales, pero que, debido a su tamaño o naturaleza, son difíciles de cuantificar por piezas individuales.
• Inventario online: se refiere a un inventario almacenado en internet que facilita la actualización y sincronización de múltiples sistemas de inventario.

¿Cómo se hace un inventario paso a paso?

Realizar un inventario y llevar un control preciso se vuelve más desafiante a medida que el negocio crece. Sin embargo, es una práctica necesaria para cualquier tipo de empresa. Toma en cuenta estos puntos clave para garantizar una gestión eficiente de tu inventario:

1. Registra las entradas de productos o mercancías.
2. Anota las ventas o salidas.
3. Monitorea constantemente tu inventario.
4. Mantén registrados los datos de tus proveedores para futuras necesidades de productos.
5. Automatiza tanto como sea posible.

La forma más eficaz de gestionar el inventario de un negocio en crecimiento es mediante el uso de aplicaciones o de un ERP. Por ejemplo, si vendes por internet a través de una plataforma de e-commerce como Tiendanube, puedes integrarla con aplicaciones como EcomGestión o comenzar con un registro manual en Excel.

💡 Tip: si prefieres empezar con un método manual, una plantilla de control de inventario en Excel te resultará útil para organizar y registrar tus productos de forma eficiente.

¡Controla tu inventario y optimiza tus ganancias!

Gestionar un inventario en tu empresa no solo garantiza la gestión más eficiente de tus productos, mercancías o bienes, sino que también te brinda la oportunidad de desarrollar estrategias de ventas más efectivas para tu marca.

A medida que tu negocio crece, puedes experimentar con distintos tipos de inventarios y quedarte con aquellos que maximicen tus ventas, organización y gestión de recursos.

Para simplificar este proceso y automatizar los controles de gastos, SKU y otros procedimientos comerciales, te recomiendo crear una tienda online con Tiendanube. En la Tienda de Aplicaciones encontrarás una variedad de herramientas que te ayudarán a mejorar la eficiencia de tu negocio.

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